La paie, un enjeu majeur pour l’entreprise

Les problèmes liés à la paie peuvent avoir de graves répercussions sur le moral des employés, l’image de l’entreprise et la conformité. La paie est une composante essentielle de toute entreprise, mais elle peut s’avérer très exigeante sans un bon système pour la gérer. Les logiciels de SIRH rendent le traitement de la paie beaucoup plus facile et rapide, c’est d’ailleurs actuellement le premier cas d’usage des SIRH devant la gestion du planning et les formations.

Les enjeux autour de la paie sont forts. Le coût administratif d’un salarié est en moyenne de 300€ par mois, avec un fort écart-type selon le type d’entreprise. Il faut en moyenne 1 gestionnaire de paie pour 150 à 500 personnes, c’est donc un élément de compétitivité important pour l’entreprise, qui plus est dans le cas des PME.

Si la clinique vétérinaire de votre ville confie la paie de ses 5 salariés à un cabinet indépendant, il est plus rentable et pratique pour une PME de faire l’acquisition d’un logiciel de paie qui sera utilisé par son service RH ou comptable. Mais lequel choisir ? Il serait impossible de tous les recenser dans cet article, car plus de 300 logiciels existent pour le seul marché français dont environ 200 adaptés aux entreprises entre 25 et 500 employés.

Pour cette évaluation, nous avons posé les hypothèses suivantes :

  • La paie est entièrement internalisée et tous les calculs sont réalisés en interne
  • La tendance est au cloud, nous avons donc privilégié les solutions SaaS (Software-as-a-Service), c’est-à-dire hébergées. Ce sont aujourd’hui les suites logicielles préférées par les professionnels, à l’exception notable de la fonction publique.
  • La productivité du service paie se situe dans la moyenne de 1 gestionnaire pour 300 employés, donc un seul gestionnaire sera dédié à la tâche à plein temps pour une PME.

Sans suspense supplémentaire, intéressons-nous directement au top 5 des meilleurs logiciels de paie pour les PME en 2019.

1. PayFit, le best-seller pour gérer sa paie en toute simplicité

PayFit est un logiciel en mode SaaS qui révolutionne la paie mais pas que. En effet, il permet également de gérer le « social » au sens large : les absences, les notes de frais, les congés, les organigrammes, l’onboarding etc.

L’interface de PayFit, très épurée avec des informations claires.

Revenons à la paie. L’interface est très simple à prendre en main, mais permet néanmoins de gérer très simplement les différentes spécificités liées à la paie : réduction Fillon, JEI (Jeune Entreprise Innovante) & CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi) pour les startups, allocations familiales, exonération chômage pour les CDI des moins de 26 ans etc.

En quelques clics vous pouvez générer des exports comptables (avec le détails des charges et des cotisations). Les bulletins de paie sont générés automatiquement chaque mois et les employés sont notifiés à une date paramétrable dans PayFit. Pour le paiement de salaires, le fichier de virement SEPA à envoyer à la banque est lui aussi généré automatiquement.

2. Cegid, le leader avec ses 35 ans d’expérience dans la paie

Cegid ne s’adresse pas qu’aux PME, c’est cependant une solution largement adoptée par celles-ci. De plus Cegid ne gère pas que la paie, mais propose une suite logicielle en mode SaaS extrêmement complète qui couvre l’ensemble de la fonction RH.

Interface de Cegid

La paie est LE métier historique de Cegid qui revendique plus de 130 000 utilisateurs et 300 000 salariés gérés mensuellement grâce à son SaaS. Sa solution de paie, Yourcegid Ressources Humaines Y2, permet de produire les bulletins de paie de la façon la plus efficace possible.

Cegid met en lumière 4 points principaux de Yourcegid :

  1. Produire des paies justes
  2. Répondre simplement aux obligations légales
  3. Piloter efficacement le personnel
  4. Suivre, anticiper et ajuster l’activité des collaborateurs

D’autres options peuvent être utiles à votre PME, telle que le suivi de la masse salariale avec la possibilité de réaliser des simulations, des tableaux de bord RH entièrement paramétrables ou encore un ensemble d’indicateurs métier légaux pour réaliser le Bilan Social, obligatoire pour toute entreprise de plus de 300 salariés.

Le SaaS est accessible « en mobilité », c’est-à-dire depuis votre smartphone. Cela permet à la fois à vos collaborateurs d’accéder à leurs fiches de paie, mais également de faire des demandes de congés que vous pouvez également valider depuis votre smartphone.

3. Sage Business Cloud Paie, la valeur sûre des PME et des commerçants

Anciennement Sage One Paie, Sage Business Cloud Paie permet de gérer facilement la DSN (déclaration sociale nominative) et d’éditer les bulletins de salaire une fois la configuration initiale effectuée avec ou sans l’aide de Sage. Le logiciel est clairement orienté ETI / TPE / PME avec trois options de pricing selon la taille de l’entreprise :

  • 12€ HT/mois par bulletin pour une entreprise de 1 à 9 employés. Si vous avez 3 employés et donc 3 bulletins de paie à éditer, cela vous coûtera 3 x 12€ = 36€ HT/mois.
  • 10€ HT/mois par bulletin pour une entreprise de 10 à 19 employés. Pour 10 employés, comptez donc 100€ HT/mois.
  • 8€ HT/mois par bulletin pour une entreprise de plus de 20 employés. Pour 20 employés, vous paierez donc 160€ HT/mois.
L’interface de Sage Business Cloud Paie pour la saisie manuelle des absences.

En sus de la paie proprement dire, Sage Business Cloud Paie offre la possibilité de stocker ses documents RH dans le cloud (en ligne) et de suivre les absences. Cette dernière fonctionnalité est utile pour le calcul automatique des indemnités correspondantes aux périodes d’absence des salariés.

Sage met en valeur les gains de productivité qu’offre son SaaS puisque seuls les éléments variables d’un mois à l’autre doivent être rentrés dans le logiciel. Si les éléments de rémunération ne varient pas, alors le logiciel permet d’éditer les bulletins de paie en quelques clics ainsi que le fichier des virements à la norme SEPA. D’autres documents sont d’ailleurs éditables : le certificat de travail, l’Attestation Employeur Dématérialisée (AED) et le solde de tout compte. Si vous êtes également à la recherche d’un logiciel comptable, Sage Business Cloud Paie s’intègre nativement à Sage Business Cloud Compta & Facturation et transfère automatiquement et sans configuration les écritures comptables directement dans le logiciel.

4. Nibelis, le SIRH qui propose aussi la paie hors package « tout compris »

Nibelis est un SIRH avec une offre phare « tout inclus paie et RH », bien qu’il soit possible d’opter pour le module paie uniquement. Le SaaS s’adresse avant tout aux entreprises de plus de 50 salariés dans des secteurs aussi divers que le commerce de gros, la chimie, l’automobile, les services etc.

Nibelis présente une interface plus fournie que la plupart de ses concurrents, mais s’adresse à des entreprises de plus de 50 salariés.

La société offre une véritable expertise au moment de mettre en place le projet de digitalisation et d’automatisation de la paie sous forme d’accompagnement. Celui-ci est évidemment adapté à la convention collective de l’entreprise afin de garantir la conformité des bulletins de paie et des déclarations sociales. L’accompagnement est décliné en trois niveaux de service, à déterminer en fonction de vos besoins au moment de choisir la solution. L’autre volet de l’expertise Nibelis concerne la veille sociale et conventionnelle pour conserver un niveau maximal de conformité quel que soit le secteur d’activité de ses clients.

Du côté des fonctionnalités, on retrouve l’édition automatique de bulletins de salaire et des DSN mensuelles ainsi que leur télétransmission. Il est par ailleurs possible de réaliser des simulations de bulletins avant de les éditer définitivement. Côté reporting, Nibelis inclut dans son offre un tableau de bord RH qui récapitule des indicateurs clés : masse salariale, taux de turnover, absentéisme etc. Il est possible de configurer des alertes en fonction d’événements prédéfinis tels que la fin d’une période d’essai ou d’un CDD. Enfin, les bulletins de paie sont stockés dans le coffre-fort numérique accessible par les employés, et cela fait parti intégrante de l’offre paie sans achat du packaging « tout inclus ».

5. Silae Paie, taillé pour les cabinets d’expertise comptable

La paie fait partie de votre métier ? Dans ce cas un logiciel performant impacte directement votre résultat, et le choix se portera naturellement sur celui capable de générer les gains de productivité les plus importants. Dans ce contexte, Silae Paie s’adresse en priorité aux cabinets d’expertise comptable.

Le SIRH se targue de pouvoir vous faire passer de 250 à 500 paie traitée mensuellement par collaborateur, et l’ensemble des fonctionnalités du SaaS est orienté pour maximiser la productivité de vos collaborateurs :

  • Saisie en masse des données de façon intuitive
  • Automatisation de l’édition des bulletins et des déclarations
  • Automatisation des envois de déclaration
  • Base de donnée massive comprenant plus de 600 conventions collectives

L’édition des bulletins de paie suit en processus en 4 étapes et permet de traiter le plus grand nombre de bulletins en un minimum de temps :

  1. Le client du cabinet saisit lui-même les variables à prendre en compte pour la rémunération grâce à un accès à Silae qui lui est dédié.
  2. Un de vos collaborateurs contrôle la saisie une fois que le client a terminé.
  3. Silae envoie les bulletins, au choix soit au salarié directement soit au service RH ou comptable du client.
  4. Silae envoie les différentes déclarations au client.

En dehors de la saisie des salaires par le client, les salariés du client peuvent directement saisir leurs absences sur Silae grâce à un accès dédié à la plateforme. Des fonctionnalités supplémentaires par rapport aux autres logiciels de paie et orientés cabinet d’expertise-comptable sont incluses :

  • Système de gestion des droits entre les collaborateurs du cabinet, les clients et les salariés du client
  • Système de partage d’informations entre le client et le cabinet
  • Possibilité d’utiliser Silae en marque blanche pour valoriser l’image du cabinet

Silae offre en outre la possibilité de suivre une « Formation initiale Mission sociale S100 » de 3 jours pour prendre l’outil en main ainsi qu’un service d’assistance par email ou téléphone disponible en semaine. Pour les dossiers de plus de 150 paies, l’assistance est renforcée pour aider à paramétrer correctement l’outil.

Conclusion : trouver le bon logiciel de paie dans une jungle d’offres

Il existe de nombreux logiciels de paie dédiés aux PME et si ce top 5 couvre de nombreux usages et tailles de PME (de 10 à 500 employés environ), il ne prétend pas à l’exhaustivité. Le plus important est de prendre en compte ses spécificités métier et de réaliser des démos ou des trials (essais gratuits) des différents outils. De cette façon, vous pourrez mettre à l’épreuve les logiciels et voir s’ils sont capable de s’adapter à votre cas particulier. Dans la majorité des cas, une automatisation à 100% de la paie n’est pas possible, ne serait-ce qu’à cause de la variation de votre masse salariale. Les 5 logiciels présentés dans cet article offrent néanmoins un degré d’automatisation très poussé et une veille légale permanente. Autant de critères à prendre en compte pour vous faire gagner du temps, et donc de l’argent.