Si auparavant les logiciels de paie se cantonnaient à l’édition des fiches de paie, de nos jours ils ont évolué pour inclure d’autres fonctionnalités pour faciliter l’administration de l’entreprise et sa productivité. Ainsi les logiciels de paie en 2020 peuvent inclure une veille réglementaire et conventionnelle, des coffre-forts numériques pour partager les fiches de paie dématérialisées avec les salariés, des options de télédéclaration de la DSN etc. Tour d’horizon sur les nouvelles fonctionnalités liées à la paie.
1. La veille légale et conventionnelle intégrée aux logiciels de paie
Le droit français évolue et cela touche également les conventions collectives. Les logiciels de paie qui cherchent à automatiser entre autres la paie et la déclaration de la DSN doivent être mis à jour régulièrement. Nous vous recommandons pour cela d’utiliser un logiciel de paie en mode SaaS (donc sans installation pré-requise) pour ne pas avoir à subir des mises à jour qui bloquent votre service de paie. A titre d’exemple, ces changements obligatoires ont porté ces dernières années sur la simplification du bulletin de paie, sa dématérialisation, le prélèvement à la source (PAS) etc.
Si vous avez une option d’externalisation de la paie, certaines sociétés éditrices de SaaS proposent tout de même une veille légale assistée vous permettant de mettre à jour vos processus internes.
Parmi les logiciels pour qui les mises à jour sont peu visibles et qui fonctionnent en mode SaaS nous pouvons citer PayFit, Silae ou encore Yourcegid Ressources Humaines Y2 de l’entreprise Cegid.
2. Le niveau de sécurité élevé
Le logiciel de paie doit être en mesure de garantir un niveau de sécurité pour vos bases de données qui contiennent des données sensibles telles que les dossiers fiscaux, les paies, ou encore les renseignements personnels des collaborateurs. Si ce service est externalisé par votre DSI, assurez-vous de la manière dont votre prestataire sécurise les données de vos collaborateurs.
3. Comptabilité intégrée
Les nouveaux logiciels sont dotés de fonctionnalités comptables qui peuvent grandement vous aider puisqu’ils sont capables de gérer les écritures comptables liées à la paie. Ils doivent pour cela être capable de se connecter à votre logiciel de paie, ce qui est généralement précisé au moment où vous effectuez une démo du logiciel en question. Certains logiciels de paie appartiennent à des suites complètes pour gérer les ressources humaines et la comptabilité. Dans ce cas la connexion entre paie et comptabilité est intégrée nativement, c’est-à-dire que vous n’aurez aucune opération à effectuer en double. C’est le cas notamment de Cegid, qui édite à la fois des logiciels comptables et de paie.
4. Workflows intégrés
Les workflows servent à gérer les différents niveaux d’acceptation dans une chaîne de travail. Appliqués à la paie, les nouveaux logiciels permettent aux dirigeants, encadrants et autres collaborateurs d’avoir un espace personnel depuis lequel ils peuvent effectuer certains suivis et validations spécifiques. Suivre les absences et les notes de frais des membres de l’équipe, par exemple, déposer les demandes congés, les suivre et les valider, saisir les primes et autres éléments exceptionnels de la paie etc. Le tableau de bord global pour visualiser les workflows se présentent habituellement sous la form e d’un organigramme d’entreprise. Chaque employé peut le consulter – cela contribue à la transparence décisionnelle – et les paramètres globaux sont modifiables par la direction sans intervention du SAV du logiciel de paie.
5. Sauvegarde des rapports, des fiches de paie et d’autres fichiers sensibles
Les logiciels de paie à la sauce 2020 incluent pour la plupart des fonctionnalités d’édition automatique et de sauvegarde de vos fiches de paie. Si ces dernières sont dématérialisées (= si vous ne comptez pas les imprimer), la loi exige leur conservation et disponibilité numérique pendant au moins 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans révolus du salarié. En sus des obligations légales votre logiciel de paie peut vous offrir un stockage en “coffre-fort numérique” semblable à ce qu’offrent les banques de détails pour vos documents sensibles. Ces options de stockages sont particulièrement utiles pour dématérialiser tout ou une partie de vos documents RH tout en déléguant à une tierce partie (l’éditeur du logiciel) la sécurisation de ce stockage.
6. La saisie collaborative, ultime étape des gains de productivité du service de la paie
Grâce aux derniers logiciels de paie, vos collaborateurs disposent d’un accès personnel leur permettant de saisir leurs absences mais aussi leurs notes de frais. Vous disposez d’outil d’analyse précis en temps réel pour constater l’avancement des saisies et organisez l’entrée des données grâce à des système de codes (par exemple pour classer les dépenses). On passe d’un système de saisie des données centralisé sur le service de paie à un système de délégation et d’automatisation. L’ultime entrée manuelle de données par le service concerne les éléments variables d ela paie non anticipables d’un mois sur l’autre. Il s’agit donc davantage d’une “régularisation” que d’une entrée manuelle et mensuelle systématique.
7. Sauvegarde des règles de calcul des rémunérations
Il arrive que les règles de calcul des rémunérations changent pour des raisons diverses. Pour cette raison les logiciels de paie moderne incluent une sauvegarde des règles de calculs de base des rémunérations des salariés, avec les déductions, les primes perçues, la rémunération des heures supplémentaires et des majorations, et enfin les parts sociales des collaborateurs. Une logique de calcul qui prévalait il y a quelques années peut évoluer, mais vous devez être capable de justifier ces changements pour faciliter la compréhension de la paie dans le temps. La tâche est donc automatisable directement dans le logiciel de paie.
8. La personnalisation avancée de l’interface pour s’approprier son outil de travail :
La personnalisation des interfaces d’une application de gestion de paie s’applique de deux façons différentes. Premièrement, vous pouvez personnaliser votre logiciel selon l’organisation général de votre entreprise, par exemple en créant des accès séparés pour chaque service qui affichent un tableau de bord différent lorsque les collaborateurs desdits services se connectent. La personnalisation peut également s’effectuer à un second niveau, davantage fonctionnel. En effet, les menus, les interfaces et les rapports affichés peuvent être également personnalisés. Cela revient à adapter précisément le logiciel à votre utilisation en simplifiant l’accès aux fonctionnalités les plus courantes et en reléguant les autres à un second rang. Vous pouvez inclure par exemple un calendrier de l’entreprise avec les dates importantes à ne pas manquer. Enfin, si vous représentez un cabinet comptable qui utilise un logiciel externe à l’entreprise pour traiter la paie de vos clients, des options de whitelabelling – ou utilisation en marque blanche – pour promouvoir votre marque sont monnaie courante en 2020.
Conclusion
Si un logiciel de paie demeure avant tout fonctionnel, c’est également un élément de compétitivité de votre entreprise : commettre des erreurs ou affecter trop de temps à la paie dégrade cette productivité. Pour rester compétitif et mutualiser les efforts consacrés aux tâches administratives, les logiciels s’adaptent non seulement à la grande tendance de la numérisation mais anticipent les besoins futurs : délégation de la saisie aux personnes extérieures à la paie, reporting intelligent, workflows automatisés… renforcent votre efficacité. Enfin, gardez à l’esprit que chaque année en France, 40 % des litiges prud’homaux sont liés à des conflits portant sur des règlements de salaires et autres primes. Faites le bon choix !