Les nouvelles technologies s’immiscent dans tous les secteurs professionnels, et la gestion des ressources humaines (GRH) n’a pas échappé à cette digitalisation galopante. Les SIRH ou Systèmes d’information des Ressources Humaines regroupent les systèmes qui ont été conçus afin de permettre aux dirigeants d’entreprises d’optimiser leurs process GRH dans les différents domaines RH. Plus spécifiquement, sont concernés la gestion administrative, la paie, la gestion des temps et des activités (GTA), le recrutement, la formation, la rémunération et enfin la gestion des talents.

Plus prosaïquement, les SIRH se présentent sous la forme de suites logicielles avec des modules complémentaires suivant les fonctionnalités listées ci-dessus. En fonction des besoins et de la taille de chaque entreprise, il est possible d’opter pour un SIRH qui couvre toutes les fonctionnalités ou au contraire de choisir des logiciels spécialisés en paie ou en recrutement par exemple.

Quid des tendances du SIRH en 2019 ?

Sans surprise, la paie est de loin la tâche la plus automatisée dans les entreprises, suivie de la gestion administrative et de la gestion du temps. Exit les feuilles Excel à imprimer pour poser ses congés, le SIRH permet de gérer les plannings de façon centralisée et efficace.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un SIRH en 2019 ?

  • Réduire le temps consacré à la GRH
  • Réduire les erreurs « humaines », qui peuvent être de saisie, d’interprétation des textes ou de calcul
  • Gérer plus efficacement le suivi individuel des employés
  • Gérer les talents de façon plus systématique et proactive
  • Traiter automatiquement la paie chaque mois
  • Assurer une gestion automatisée des plannings
Exemple de module de gestion des temps et des activités par Eurecia

D’une façon générale, la mise en place d’un système d’information digitalisé va alléger le travail au niveau du traitement des données. Les tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines (GRH) sont chronophages et complexes, à tel point qu’une bonne organisation s’impose afin de bien encadrer les employés. Le SIRH aide chaque branche du département RH à effectuer un suivi des tâches afférentes à leurs responsabilités, et ce, en renforçant le degré d’automatisation.

Cependant, le SIRH ne se concentre pas uniquement sur la gestion interne de l’entreprise, mais est exploité par toutes les applications qui ont été développées en intra et extranet. Il simplifie l’externalisation des tâches administratives informatisées. Idéalement chaque département de l’entreprise a accès à ses propres modules qui répondent à leurs besoins respectifs.

Le SIRH aux services des dirigeants d’entreprises

Dorénavant, la nouvelle technologie fait bénéficier la GRH des moyens numériques efficaces pour diminuer les coûts de fonctionnement de l’entreprise, mais surtout de permettre d’appliquer une meilleure gestion des ressources humaines. Le système d’information des ressources humaines est un outil mis à la disposition des professionnels et dirigeants d’entreprises, leur accordant l’optimisation de la gestion de leur personnel. 

Le SIRH offre une panoplie d’applications, visant à une amélioration notable du suivi des employés. Le système a également pour avantage de promouvoir la communication au sein de l’entreprise. L’utilisation de ce dispositif profite aux gérants d’entreprises car il favorise la réduction des délais de production, et permet par conséquent de gagner en temps et en moyens.

Le SIRH facilite également le process de recrutement et propose de nombreuses solutions numériques adéquates à la formation et à l’encadrement du personnel de l’entreprise.

Pourquoi opter pour un SIRH ?

L’adoption d’un SIRH permet à l’entreprise de gérer efficacement les talents existants et de détecter le potentiel des employés. Parallèlement, le système autorise une mise en œuvre de la politique de formation correspondant aux besoins stratégiques de l’entreprise, et aide la DRH à piloter avec cohérence la totalité des activités liées aux ressources humaines. 

Au niveau financier, le SIRH offre une maîtrise des charges afférentes au personnel ainsi qu’une meilleure gestion des coûts. À noter qu’il est aussi important d’appliquer une gestion rationnelle de la paie, et que l’optimisation des coûts respecte toutes les contraintes légales existantes et envisageables.

En tenant compte de l’aspect chronophage des tâches de GRH, l’intégration du système d’information des ressources humaines apparaît comme étant la meilleure solution pour familiariser les collaborateurs avec la modernité et le dynamisme de l’outil, permettant de s’appuyer sur la fiabilité des indicateurs. 

Une meilleure gestion des talents au sein de l’entreprise

Aujourd’hui les éditeurs informatiques créent des solutions SIRH standardisées pour répondre aux besoins à la fois multiples et complexes des entreprises. Présentant une forte valeur ajoutée pour les sociétés, le processus de gestion de talents constitue un enjeu stratégique qui doit être traité avec la plus grande finesse.

Interface de Talentsoft – panneau « statistique formation »

Les applications conçues par les développeurs visent à automatiser ce processus, ainsi qu’à créer une harmonie dans la pratique des fonctions RH. Parallèlement, il est tout aussi important d’apporter une certaine amélioration quant à la politique de mobilité interne.

Ces outils de GRH nouvelles générations favorisent une meilleure organisation au sein de l’entreprise, dans le sens où ils permettent aux employés, principalement les cadres, de prendre connaissance de l’étendue des postes disponibles en interne, ainsi que des profils correspondant à chaque fonction.

Cela a pour avantage de pallier d’éventuels erreurs de prétentions vis-à-vis des autres métiers au sein de l’entreprise. La non-maîtrise des postes divers domaines d’activités en interne a tendance à créer un blocage considérable à la mobilité interne.

Gestion des tâches administratives , du temps et de la formation

Le SIRH offre une panoplie de services RH, couvrant une grande étendue de fonctionnalités. La partie administrative, qui est la plus chronophage, bénéficie des applications liées à la gestion des congés/RTT, celle des notes de frais, la gestion des plannings et des temps, la gestion du parc automobile, et de nombreuses autres rubriques.

Parmi les outils les plus utilisés figurent les applications destinées à la gestion des paies et à l’administration du personnel. Elles possèdent des fonctionnalités avancées pour gérer la paie, et permet d’éditer les déclarations diverses, sans laisser de côté la gestion des employés.

Dans la foulée, les outils de gestion de temps offrent la possibilité de gérer les activités et d’organiser les temps consacrés à l’exécution des tâches. Cette fonctionnalité permet également d’élaborer des plannings prévisionnels, de surveiller l’assiduité des salariés et de gérer leurs absences. Ceci dans l’objectif d’optimiser la productivité de chaque employé.

Les modules de formation se focalisent essentiellement sur la gestion, la diffusion ainsi que le suivi des formations. Ils permettent d’administrer un catalogue, de planifier des sessions de formations et d’effectuer un suivi des budgets pour faciliter l’élaboration d’un tableau de bord afin de pouvoir sortir des analyses de productivité et des reportings divers.

La tendance à l’externalisation des services prend de l’ampleur dans le monde de l’entreprise. Certaines tâches, voire la majorité, peuvent être déléguées à des prestataires indépendants afin d’éviter à l’entreprise de s’attarder sur des processus trop complexes. Ces tâches concernent notamment le paiement des cotisations, l’édition des bulletins de paie et des déclarations légales de l’entreprise, la déclaration unique d’embauche ou DUE.