L’automatisation de la paie : pourquoi et comment ? 💡

L’automatisation de la paie fait référence à l’utilisation de solutions informatiques pour calculer, légaliser et gérer les paiements des salariés et des prestations dans une entreprise. Souvent, l’automatisation de la paie fait partie de l’ERP de l’entreprise, c’est-à-dire son système de gestion des différentes activités (productivité, comptabilité, ressources humaines, vente, relation clients…), qui fournit une vue d’ensemble des finances de l’entreprise.

Activités de paie: qu’est ce que la gestion de la paie?

La gestion de la paie comporte plusieurs étapes et procédures qui exigent une expertise en administration financière, comme la gestion des contrats de travail. La gestion de la paie correspond aux tâches suivantes :

• Calcul et paiement des salaires, décompte des retenues fiscales
• Remise des calculs de salaire aux employés
• Rédaction de contrats de travail
• Calcul des congés annuels
• Gestion des déductions des avantages sociaux des employés
• Les frais de déplacement et les factures des salariés 
• Transmission des rapports réglementaires aux agences fiscales
• Compilation de statistiques pour différentes autorités et dans le but d’améliorer les activités

Le bulletin de paie doit en outre comporter un certain nombre d’informations obligatoires.

Pourquoi opter pour l’automatisation de la paie?

La paie est une bénédiction pour les employés, mais c’est une corvée pour de nombreux dirigeants de petites entreprises. Toutes les semaines, les dirigeants ou leurs comptables doivent remplir des feuilles de calcul, des formulaires et effectuer des paiements pour divers impôts et factures, puis souvent déposer ces paiements dans divers comptes. Ils doivent également s’inquiéter d’être dans la légalité et s’assurer que la paie ne soit pas retardée ou les calculs erronés.

Il n’est donc pas surprenant que de nombreuses entreprises choisissent d’utiliser des logiciels pour effectuer ces tâches. Cela permet de recueillir et regrouper les données sur la paie. Beaucoup se tournent également vers des entreprises externes pour réaliser ces tâches complexes. De nombreux fournisseurs de logiciels et de services offrent aux entreprises des options de stockage des données dans le Cloud, c’est-à-dire sur le Web.

L’automatisation efficace de la paie permet de recueillir toute l’information pertinente en un seul endroit, sous forme électronique. Cela réduit les erreurs en éliminant la nécessité de synchroniser et de gérer des ensembles de données qui seraient autrement en double.

Ainsi, l’automatisation permet de réduire les coûts de traitement de la paie. De plus, les employés peuvent profiter des fonctions de libre-service pour entrer des données personnelles dans les systèmes de paie automatisés.

Avantages d’un logiciel d’automatisation de la paie

L’automatisation des processus permet aux professionnels de la paie d’économiser beaucoup de temps et d’efforts. Voici un aperçu des avantages de l’automatisation de la paie et une revue des services offerts.

Un logiciel d’automatisation de la paie moderne et bien planifié offre les services suivants:

• Prise en compte des conventions collectives de travail et des procédures et exceptions propres à l’employeur.
• Ventilation des indemnités et autres bases de salaires dans le rapport, avec des lignes dédiées pour chaque jour, semaine et mois.
• Il suit automatiquement les règles de comptabilité et de calcul prescrites par la loi dans le calcul des congés annuels.
• Gestion de l’établissement, l’enregistrement et l’archivage des factures de déplacement.
• Combiné avec un logiciel de gestion des équipes de travail, il peut utiliser les données concernant les heures de travail, les heures supplémentaires, les indemnités, les congés et les absences. Cela assure un gain de temps encore plus important.

Un autre avantage est la possibilité pour les entreprises d’automatiser leur déclaration d’impôt dans le cadre de l’automatisation de la paie. Cela permet de respecter les délais et d’éviter les pénalités pour non-conformité. 

L’automatisation de la paie offre également aux entreprises une variété d’autres avantages. Elle peut réduire le processus de collecte de données, de traitement de l’information et de production de rapports. L’automatisation peut réduire les coûts d’impression, tels que les fiches de paie. En effet, grâce à un certain nombre de solutions, elles peuvent être vérifiées en ligne par les employés. Il est plus facile d’ajouter de nouveaux employés et d’effectuer des ajustements de salaire; d’enregistrer le départ d’un employé. Si les taux d’imposition changent, les calculs d’impôt peuvent être automatiquement mis à jour dans un système informatisé.

Méthodes: comment fonctionne le logiciel d’automatisation de la paie?

Les fonctions de paie peuvent être automatisées à l’aide d’un logiciel. Cela facilite la collecte, l’organisation et le stockage de tous les renseignements nécessaires aux calculs de paie et aux exigences de déclaration des organismes de réglementation. Le logiciel de paie peut être acheté dans le cadre d’un système complet de gestion d’entreprise (ERP). Sinon, il peut généralement se combiner aux solutions existant dans l’entreprise pour la comptabilité, le registre des ventes, la gestion des heures de travail et le recrutement. L’information qui a été saisie dans une partie du système peut être utilisée par d’autres modules. Les heures enregistrées dans le système de gestion du temps de travail, par exemple, sont automatiquement transférées au système de calcul des salaires.

Quelles sont les types de solutions proposés? Options de paie automatisée

Il existe plusieurs façons d’automatiser le processus. Ces méthodes peuvent prendre la forme:

• Du déploiement d’un logiciel de paie à l’interne
• Du passage à un système Web qui permet aux employés d’entrer une grande partie de leurs propres données
• De la délégation de la fonction à un tiers

Liste de logiciels d’automatisation de la paie disponibles en France

• Cegid gère la comptabilité, les finances de l’entreprise et la paie
• ADP propose des solutions de gestion des ressources humaines et d’externalisation de la paie
• Eurécia est un logiciel qui permet l’administration du personnel, et notamment l’automatisation de la paie
• Payfit: logiciel de paie et de RH en ligne
• Fiche-paie.net est un logiciel de création de fiche de paie en ligne
• Sage permet d’automatiser les processus de paie avec des logiciels en ligne.
• Nibelis est un logiciel de paie et de RH 100% en ligne
• Silaexpert est un logiciel de paie en mode SaaS
• Workday est un système et logiciel ERP Cloud de gestion de la paie
• Openpaye propose un seul outil pour tout le service paie
• Inexpaie offre deux solutions: un logiciel de paie assistée afin d’aider le responsable RH dans ses tâches et une solution de paie externalisée: c’est un prestataire externe qui réalise les tâches.
  Les deux solutions sont en ligne et accessibles à tout moment.
• Mapaye est un service complet de paie en ligne qui permet d’externaliser complètement le processus de paie 
• 123paie offre deux solutions: soit le service RH de l’entreprise gère lui-même ses fiches de paie à l’aide du logiciel, soit 123paie sous-traite la fonction paie.
• Rue de la paye propose un service d’externalisation de la paie
• Bestpaye est un logiciel de création et gestion de fiche de paie en ligne
• Isapaye connect est une solution pour simplifier et sécuriser le traitement de vos dossiers de paye.