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Gestion des Ressources Humaines : outils, SIRH et logiciels

Un SIRH est un Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines. C’est un outil devenu incontournable au sein des services des Ressources Humaines des entreprises et des organisations de travail. En effet, comme tous logiciels de gestion, c’est une interface utile au travail de plusieurs domaines articulés autour de la vie des collaborateurs : la gestion de la Paie, la Gestion Administrative (GA), la Gestion des Temps et des Activités (GTA) et la Planification, la Rémunération et Avantages Sociaux, le recrutement, la gestion des talents, mais également la formation.

La mise en place d’un SIRH facilitera le travail de tous ces acteurs. Ce sera également un outil d’une grande aide dans la gestion du personnel de façon globale. Ces acteurs des RH pourront ainsi collaborer et travailler conjointement afin de gérer la vie des collaborateurs en entreprise. Mais pas seulement. Le but est aussi de les développer. Découvrons ensemble ces domaines et familiarisons-nous avec l’environnement des RH.

La Paie

La paie est partie intégrante du monde des Ressources Humaines. Il s’agit du service en charge de la rédaction et de l’édition des bulletins de paie. Pour que les équipes au sein de ce service puissent réaliser l’édition de la paie, la collecte des éléments constitutifs de la rémunération de chacun est essentielle. Plusieurs éléments sont donc à prendre en considération lors de la constitution des bulletins de salaire :

• les heures travaillées
• les jours de congés, payés ou non
• les absences
• les charges sociales
• ce qu’établissent les conventions collectives mises en place par le Droit du Travail
• la rémunération annuelle brute

Une fois ces éléments collectés, la Paie peut éditer les bulletins de salaires des collaborateurs. D’autres éléments satellitent autour de la Paie et sont également à prendre en considération. Parmi ceux-ci, nous pouvons retrouver les DSN (Déclaration Sociale Nominative), les déclarations sociales et les contrats de travail.

La Paie peut également être facilitée par l’utilisation d’un logiciel de paie. De nos jours, bon nombre d’entreprises utilisent ce type d’outil. Ce sont les Gestionnaires de Paie qui travaillent généralement sur cet outil. Un logiciel de Paie, pour qu’il soit efficient, se doit d’être un outil intuitif et facile d’utilisation. Il doit également présenter différentes fonctionnalités. Un paramétrage doit également être possible afin de s’adapter au mieux aux besoins de l’entreprise. Par exemple, une Grande Entreprise (GE) n’aura pas forcément les mêmes besoins concernant la Gestion de la Paie qu’une TPE (Très Petite Entreprise) et inversement.

Par ailleurs, la Paye peut être externalisée : on parle alors d’externalisation. Cela signifie qu’une entreprise ou une personne externe à l’organisation a pour mission l’édition des fiches de paie des salariés.

Recrutement

Le recrutement est un volet essentiel des Ressources Humaines. C’est le point d’entrée des RH. Avant même de parler de gestion des RH et d’évoquer l’Administration du Personnel, il y a le Recrutement. Ce dernier permet ainsi à l’entreprise de grossir ses effectifs et donc ses moyens humains.

Le Recrutement étant la première vitrine d’une entreprise, il est essentiel de soigner sa marque employeur et de présenter une image positive de l’entreprise. Cela passe par une présence de l’entreprise sur les réseaux sociaux et une belle image interne. Mais cela passe également par une belle image externe de l’entreprise. Tous ces éléments rendent donc l’entreprise attractive aux personnes externes et donnent ainsi envie aux talents de postuler aux offres d’emploi.

Pour comprendre le Recrutement, il est important de faire le point sur le processus de recrutement global en entreprise. En effet, avant l’étape finale d’embauche, un processus de recrutement est incontournable et recruter ne peut s’improviser. Tout d’abord, les Recruteurs et/ou le DRH recueillent un besoin de la part d’un manager. Ils analysent ce besoin et publient par la suite une annonce, plus communément appelée offre d’emploi. C’est au travers de cette offre d’emploi que les candidatures vont pouvoir être envoyées . Vient ensuite l’étape de l’étude des candidatures.

Parfois, cette étape d’étude des CV et/ou de sourcing (c’est-à-dire la recherche et l’étude des candidatures) peut être externalisée. Elle est alors confiée à des cabinets de recrutement. Ils ont pour rôle la chasse de talents, le tri des candidatures et la sélection des profils les plus pertinents. Le Recruteur identifie ensuite les profils les plus en adéquation avec les critères du poste. Il pourra par la suite échanger et avoir un entretien avec les candidats short-listés. Cet entretien est un moment collaboratif et d’échange. Le but est de mesurer l’adéquation entre les ambitions de la/du candidat(e) et celles de l’entreprise.

Par ailleurs, il peut arriver que les candidatures pertinentes et intéressantes mais ne répondant pas forcément à un besoin en particulier à un instant T constituent un vivier de candidatures. Les meilleurs talents peuvent donc faire partie de ce vivier et les Recruteurs pourront les recontacter pour un autre poste ultérieurement.

Enfin, concernant les outils, dans les Grandes Entreprises, les recrutements passent très généralement par un SIRH ou un logiciel de recrutement. Cela permet une meilleure gestion du recrutement mais également une automatisation de certaines étapes dont la réponse aux candidatures. Parmi ces outils, vous pouvez retrouver deux pionniers : WorkDay et Taleo.

Enfin, une fois la/le candidat(e) devenu(e) collaboratrice/collaborateur, la gestion de sa carrière et la gestion des carrières des internes est primordiale pour la rétention des talents.

Rémunération et Avantages Sociaux

La rémunération et avantages sociaux est un volet important dans la constitution de la Paie. En effet, les avantages sociaux constituent toutes les formes de paiement dont peuvent bénéficier les collaborateurs. L’employeur verse par la suite ces avantages sociaux. Nous pouvons retrouver :

• les titres-restaurants (plus communément appelés « tickets restaurants »)
• les régimes de retraite et prévoyance
• les mutuelles
• les éléments de participation et intéressement
• la prise en charge des frais de transport
• les chèques et cartes cadeaux
• les tickets CESU (Chèques Emploi Service Universel)
• les avantages en nature tels que le prêt d’un véhicule ou le logement de fonction

Tous ces éléments se retrouvent donc sur le bulletin de salaire.

Gestion Administrative (GA)

Un service RH est chargé de la gestion du personnel et donc de la Gestion Administrative des salariés de façon plus générale. Bien souvent, cet exercice se fait au travers d’un SIRH et de différents tableaux de bord. En effet, un collaborateur doit travailler en lien avec le service des Ressources Humaines. Lorsque les entreprises font le choix d’opter pour un logiciel spécialisé dans la GA, les salariés insèrent leurs dates d’absences et de congés dans l’outil. Ces éléments seront souvent soumis à validation du n+1 voire des Responsables RH. Tous ces éléments composent donc la gestion du temps.

Par ailleurs, la gestion administrative du personnel est essentielle car elle permet au service Paie de reprendre tous les éléments précédemment cités dans le but d’éditer les bulletins de paie et donc de verser les salaires. Vous l’aurez compris : les Gestionnaires de Paie collaborent donc étroitement avec les Ressources Humaines. La fonction RH ne se limite pas aux Responsables des Ressources Humaines. La gestion des Ressources Humaines passe également par la gestion de la Paie.

Gestion des Temps et Activités (GTA)

La gestion des temps et activités, appelée GTA, est donc étroitement liée à la GA, comme vu précédemment. En effet, la GTA ne peut se limiter à la constitution d’un planning attribué à chaque collaborateur. Les salariés ne peuvent parfois pas prévoir les congés et les absences par avance. Ainsi, pour faciliter la gestion du temps, des solutions de gestion existent en mode Saas ou non (un Saas est un Software As A Service, les logiciels sont installés sur des serveurs distants et non sur la machine de l’utilisateur principal). Un logiciel de gestion du temps et des activités peut donc être une possibilité puisque les RH peuvent faire un réel suivi. Un logiciel de gestion est donc un outil comprenant différents modules ou onglets où les Gestionnaires peuvent notamment recenser les absences et congés de chaque collaborateur.

Cette solution de gestion a d’abord été très répandue dans les Grands Groupes qui ont les moyens financiers de mettre en place ces outils. Ils gèrent également un grand nombre de salariés et ces outils permettent donc une meilleure productivité des RH. Toutefois, de nos jours, des PME mais également des TPE, ont recours à ces outils. Les tableaux de bords restent très utiles mais ne peuvent remplacer des outils de gestion devenus presque indispensables.

Gestion des talents

La gestion des talents est un aspect clé dans la gestion des Ressources Humaines. Attirer des talents par le Recrutement, c’est bien, mais la rétention de ces talents, c’est mieux ! Que ce soit dans une PME (Petite ou Moyenne Entreprise), une TPE ou dans une GE, il est important d’assurer un pilotage pertinent et adéquat des talents.

Pour aider les Ressources Humaines à développer leurs collaborateurs, certains outils de gestion des ressources existent. Parmi ceux-ci, vous pouvez retrouver des logiciels de gestion des talents, en mode Saas ou en version Cloud (les ressources et les services en Cloud sont à la demande par internet et sont dématérialisés). Ces outils permettent, tel un CRM (en anglais Customer Relationship Management), une traçabilité et un suivi de l’évolution de carrière des salariés et ainsi de recenser leurs ambitions professionnelles ainsi que leurs aptitudes et compétences. Ces outils présentent des tableaux de bords qui facilitent donc la gestion de la relation entre le collaborateur et l’entreprise. Un logiciel de gestion permet également aux RH de garder un œil sur les talents d’aujourd’hui et les futurs talents de demain.

Piloter la gestion des talents n’est pas chose simple : il faut répondre aux enjeux et aux objectifs d’une meilleure productivité du business sans pour autant compromettre les envies d’évolution des salariés. La réflexion est donc cruciale : quel poste pourrait permettre à Madame X de s’épanouir et pourrait également favoriser une montée en compétences sur certains domaines ? Pour quel poste par la suite ?

Toutefois, bien qu’une solution de gestion soit équipée d’un paramétrage précis et de modules automatisés, la gestion des talents doit rester aux mains des acteurs des RH. Le lien entre les RH et les outils est un lien collaboratif et l’un ne peut substituer l’autre.

Formation

Un autre volet est tout aussi important dans la gestion des Ressources Humaines : la formation. La formation est essentielle pour permettre la montée en compétences des collaborateurs en entreprise, que ce soit dans une TPE ou dans un Grand Groupe. Pour que les salariés puissent se développer, l’entreprise doit constamment proposer des formations ou des modules de développement.

Pour piloter la formation, les RH ont parfois recours à des tableaux de bords. Les tableaux de bords recensent alors les différentes formations proposées et les compétences associées à celles-ci. Les RH peuvent également faire appel à un progiciel (PROfessionnel / PROduit et loGICIEL). Par ailleurs, il est possible d’effectuer un paramétrage et une automatisation de certaines fonctionnalités sur un progiciel afin que celui-ci s’adapte à l’entreprise et à ses enjeux.

Pour aller plus loin…

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