SIRH — Définitions 🎓

Bottom-up

Expression anglo saxonne pour désigner une transmission de l’information ascendante, c’est à dire des employés vers la direction. Ainsi l’innovation bottom-up ne vient pas de la direction mais de l’échelon le plus bas de la hiérarchie. Chacun peut, quel que soit son niveau hiérarchique, participer en enrichir la réflexion, jusqu’à ce qu’elle soit présentée au plus haut niveau décisionnaire. Bottom-up désigne aussi une approche qui démarre de l’échelon le plus proche du terrain avant d’être répercutée vers les échelons supérieurs. Elle s’oppose au top-down. 

Top-down

Expression anglo saxonne pour désigner une transmission de l’information descendante, c’est à dire de la direction vers les employés. Ainsi dans une stratégie top-down, l’innovation vient de la direction et les autres niveaux appliquent ce qu’on leur prescrit. Elle désigne aussi une approche qui démarre de l’échelon le plus loin du terrain avant d’être répercutée vers les échelons inférieurs. Le top-down est un pilotage directif. Elle s’oppose au bottom-up.

Cloud computing

Expression anglo saxonne que l’on pourrait traduire par “informatique en nuage”. Le cloud computing désigne la possibilité d’accéder à des données sans avoir à les stocker sur sa machine, via un réseau (souvent Internet). On utilise donc un ou plusieurs serveurs que l’on loue ou gère selon ses besoins techniques (puissance, bande passante…) L’expression Cloud computing a été inventée pour nommer l’idée de systèmes séparés (physiquement et géographiquement) fonctionnant ensemble. 

Customer Relations Management (CRM)

Expression anglo saxonne qui se traduit par la gestion de la relation client. Elle a pour but d’estimer, évaluer, comprendre et répondre aux besoins des clients actuels ou potentiels. 

Ce sont des technologies proposées aux entreprises afin de mieux connaitre leurs clients, pour les fidéliser ou en attirer des nouveaux. L’objectif du CMR est de mieux connaitre les besoins pour pouvoir mieux y répondre. 

Ces outils techniques captent et traitent les données concernant les besoins des clients. Le CMR concerne toute l’expérience du client: avant la vente (le marketing, quel est le désir du client), pendant la vente, et le service après vente. Il peut s’agir par exemple de progiciels qui mettent l’entreprise directement en lien avec le client, (“front-office”) contrairement aux progiciels “back-office” qui permettent à l’entreprise de fonctionner, indépendamment de ses clients (ERP par exemple). 

Un projet de CRM doit donc donner la possibilité à chaque acteur de l’entreprise d’accéder au système d’information pour être en mesure d’améliorer sa connaissance du client.

Système d’Information (SI)

Le système d’information est l’ensemble des composants de la gestion, du traitement, du transport et de la diffusion de l’information dans l’entreprise. Il peut s’agir de moyens humains, matériels et informatiques mais aussi de règles et de méthodes. Le système d’information est un réseau complexe et structuré de ressources qui permet de faire circuler des renseignements  venant de différentes sources et ayant pour but de servir de base aux décisions. 

Enterprise Resource Planning (ERP)

Terme anglo saxon qui désigne un progiciel de gestion intégré (PGI). C’est un système de gestion des différents domaines l’entreprise: productivité, comptabilité, ressources humaines, vente, …

Il remplit une fonction ou constitue le système d’information de l’entreprise.

L’ERP garantit à tous les acteurs de l’entreprise un accès à des informations, mises à jour en temps réel, et une source d’information unique. Il permet la traçabilité des informations de gestion.

Gamification

Anglicisme qui peut se traduire par ludification. C’est un ensemble de procédés qui permettent de rendre ludiques et amusantes des tâches qui ne le sont pas habituellement. Cela permet de motiver les acteurs. La gamification est particulièrement utilisée pour les applications, les sites web, mais aussi en entreprise dans le management des équipes. C’est une technique pour arriver à un but (par exemple, les objectifs des employés). La gamification peut aussi être utilisée pour renforcer l’esprit d’équipe. 

Ludification

voir gamification 

Gestion Electronique des Documents (GED)

Système informatisé de stockage et de classement des données au sein d’une entreprise ou une organisation. Les documents sont accessibles depuis un ordinateur, le plus souvent via un logiciel SIRH. Le GED permet aussi de diminuer le volume de papier utilisé, puisque les anciens documents papiers sont numérisés, et les documents sont consultés sur l’ordinateur et non plus sur papier. Attention cependant aux coûts énergétique et en autre ressources (métaux par exemple) des systèmes informatiques, qui ne sont plus négligeables.

Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences (GEPC)

C’est la prévision des ressources humaines d’une entreprise, selon les contraintes et les choix de celle-ci.

En France, la GEPC est aussi une obligation légale qui protège les salariés des remaniements brutaux dans l’entreprise.

“Selon la loi du 18 janvier 2005, dans l’article L.2245-15 du code du travail, il devient obligatoire pour les entreprises elles mêmes ou ou celles qui appartiendraient à un groupe de plus de 300 salariés, de négocier tous les 3 ans sur les modalités d’information et de consultation des institutions représentatives du personnel mais aussi sur la stratégie de l’entreprise et sur les effets prévisibles sur l’emploi et les salaires, particulièrement des séniors”

Wikipédia

Interopérabilité

L’interopérabilité permet à divers outils ou systèmes de communiquer et de travailler entre eux, sans se pénaliser les uns les autres. Elle est indispensable dans de nombreux domaines: la médecine, les télécommunications, le système ferroviaire, l’aéronautique… La restriction de l’interopérabilité peut être une stratégie utilisée par une entreprise pour dominer un secteur. Par exemple, certaines marques d’ordinateurs ne fonctionnent qu’avec leur propre système, et le consommateur est obligé pour les utiliser de se limiter à cette marque.

“Le téléphone est un exemple de système interopérable. Toutes les interfaces sont des normes gérées par l’UIT-T. On peut ainsi téléphoner sans se soucier de la marque de téléphone ou de celui de son correspondant, ni des composantes utilisées par les différents opérateurs.”

Wikipédia

Intranet

L’intranet est un réseau informatique privé, accessible seulement en interne, c’est à dire au sein de l’entreprise et par les utilisateurs. Ce serveur web permet d’accéder aux applications informatiques du système d’information. Le droit d’accès à l’intranet est limité à des utilisateurs authentifiés. Les informations doivent être accessibles seulement par les utilisateurs concernés.

Directeur des Systèmes d’Informations (DSI)

C’est la personne en charge du choix et de l’exploitation du système d’information. Elle choisit le matériel utilisé (ordinateurs, serveurs, systèmes d’impression…) et les logiciels SIRH. La DSI anticipe les évolutions dans l’entreprise et porte le projet auprès des prestataires. 

Employabilité

Capacité d’un salarié à obtenir ou conserver un emploi, avec ou sans changement de fonction et hiérarchique. Un des enjeux majeurs de la GEPC est d’aider les salariés à augmenter leur employabilité. Cela demande des capacités d’adaptation au salarié mais aussi à son entreprise: il faut lui donner les moyens d’évoluer avec son poste. L’entreprise doit informer le salarié sur les possibilités de formations, de mobilité, de bilan de compétences afin de l’aider à maintenir une bonne employabilité. 

Selon le Ministère français chargé de l’emploi, l’employabilité est « la capacité d’évoluer de façon autonome à l’intérieur du marché du travail, de façon à réaliser, de manière durable, par l’emploi, le potentiel qu’on a en soi… L’employabilité dépend des connaissances, des qualifications et des comportements qu’on a, de la façon dont on s’en sert et dont on les présente à l’employeur »

Selon l’Organisation internationale du travail (OIT), l’employabilité est « l’aptitude de chacun à trouver et conserver un emploi, à progresser au travail et à s’adapter au changement tout au long de la vie professionnelle »

Wikipédia

Jobboard

Site web spécialisé dans le recrutement où sont diffusées des annonces d’offres d’emploi et où les personnes intéressées peuvent postuler. Ils peuvent être généraux ou spécialisés. Les candidats peuvent aussi déposer leur CV en ligne afin d’attirer les recruteurs. Les plus connus en France sont pole-emploi.fr, monster.fr, cadremploi.fr, Notons que LinkedIn est en train de devenir un jobboard, même si ne n’est pas son but premier. 

Knowledge Management (KM)

Expression anglo saxonne qui peut se traduire par management ou gestion des connaissances. Le KM consiste à évaluer, préserver, faire valoir et à actualiser les connaissances et savoir-faire de l’entreprise. Il peut s’agir de méthodes ou de logiciels SIRH. L’ensemble du personnel est concerné.

Technologies de l’Information et de la Communication (TIC)

En anglais, information and communication technologies, ICT.

Les TIC sont des technologies nées dans les dernières décennies, grâce au rapprochement entre l’informatique et les télécommunications. Ce sont tous les outils dont nous disposons pourcommuniquer, accéder à l’information, la stocker, la transmettre et la produire. Ils aident le plus souvent les utilisateurs à être plus rapides et plus efficaces. Il s’agit par exemple d’Internet, des courriers électroniques ou emails, des SMS, des messageries instantanées… L’information peut prendre la forme de texte, d’image, de son… De très nombreuses applications existent et nous retrouvons les TIC dans tous les domaines de notre vie quotidienne et professionnelle: transports, éducation, management, santé, économie…

Réseau Social d’Entreprise (RSE)

En anglais Enterprise Social Network ESN

C’est l’utilisation d’un réseau social réservé aux acteurs d’une entreprise (salariés, direction, clients, partenaires…) Les membres du RSE forment une communauté professionnelle et utilisent une plate forme informatique pour communiquer. Les RSE fonctionnent comme les réseaux sociaux grand public: on peut participer à une conversation, publier des actualités sur le RSE et l’objectif est de faciliter les interactions au sein de l’entreprise. Les fonctionnalités du RSE de l’entreprise sont liées à son site Intranet. 

Société de Services en Ingénierie Informatique (SSII)

C’est une société chargée par une entreprise de gérer et d’apporter des solutions dans son projet informatique. Elle peut conseiller, conceptualiser et réaliser une solution pour l’entreprise.

Staffing

Savoir mettre à disposition la bonne personne avec les bonnes compétences au service d’une entreprise, d’une équipe ou d’un projet. C’est trouver la bonne personne pour répondre au besoin de son client. C’est l’un des défis majeurs d’une SSII. Autrement dit, c’est la capacité à trouver la bonne personne, au bon moment pour la bonne tâche. 

Wiki

Un wiki est un site Web de base de connaissances sur lequel les utilisateurs modifient de façon collaborative le contenu et la structure directement à partir du navigateur Web. Le projet d’encyclopédie en ligne Wikipedia est le wiki le plus populaire et l’un des sites les plus consultés dans le monde, ayant été classé parmi les dix premiers depuis 2007.

Ward Cunningham a développé le premier wiki, WikiWikiWeb,en 1994. Pour nommer le concept, il souhaitait transmettre l’idée de rapidité. Il s’est souvenu de “wiki”, premier mot qu’il a entendu lors de son arrivée à l’aéroport d’Honolulu et qui signifie “vite”. C’est aussi le nom que portait la navette de l’aéroport d’Honolulu: le WikiWikiShuttle”.

Back office

Dans la plupart des entreprises, le back-office est l’endroit où s’effectue le travail qui soutient le travail du front-office. Le front office est le « visage » de l’entreprise et est l’ensemble des ressources de l’entreprise qui sont utilisées pour réaliser les ventes et interagir avec les clients. Le back office est l’ensemble des ressources de l’entreprise qui sont consacrées à la production d’un produit ou d’un service et tout ce qui n’est pas vu par les clients, comme l’administration ou la logistique.

D’une manière générale, le travail de back-office inclut les rôles qui affectent des coûts de de l’entreprise et le travail de front office inclut les rôles qui affectent les revenus de l’entreprise.

Bien que les opérations d’un back-office soient discrètes elles contribuent grandement au succès d’une entreprise. Elles peuvent comprendre des fonctions comme la comptabilité, la planification, la gestion des stocks, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, les ressources humaines et la logistique.

Les back-offices sont souvent situés ailleurs qu’au siège de l’entreprise. Beaucoup se trouvent dans des régions et des pays où les loyers sont moins chers et les coûts de main-d’œuvre moins élevés. Les fonctions de back-office peuvent être confiées à des consultants et contractants, y compris ceux d’autres pays.

Front office

Terme anglo saxon pour désigner le service client. C’est l’ensemble des services que l’entreprise propose à ses clients. Le front office est le « visage » de l’entreprise et est l’ensemble des ressources de l’entreprise qui sont utilisées pour réaliser les ventes et interagir avec les clients. IL est soutenu par le travail du back-office

Progiciel

Contraction de “professionnel” et de “logiciel”.

Ce sont les logiciels d’entreprise, en l’occurence des logiciels SIRH utilisés pour satisfaire les besoins d’une organisation plutôt que ceux d’utilisateurs individuels. Ces organisations comprennent des entreprises, des écoles, des groupes d’utilisateurs intéressés, des clubs, des organismes de bienfaisance et des gouvernements. Les progiciels font partie intégrante du système d’information de l’entreprise.

Les services fournis par les progiciels sont variés. En voici des exemples: le traitement des paiements en ligne, les systèmes de facturation automatisés, la sécurité, la gestion des services informatiques, des relations clients, la gestion des ressources humaines, la fabrication, la santé et sécurité au travail, l’intégration des applications d’entreprise, l’automatisation des formulaires.

Comme les entreprises ont des besoins en commun, les progiciels sont souvent disponibles sous la forme d’une suite de programmes personnalisables.En général, la complexité de ces outils nécessite des compétences spécialisées et des connaissances spécifiques. 

Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH)

Le SIRH est une forme de logiciel de ressources humaines (RH) qui combine un certain nombre de systèmes et de processus pour assurer une gestion facile des ressources humaines, des processus opérationnels et des données. Les SIRH sont utilisés par les entreprises pour combiner un certain nombre de fonctions RH nécessaires, telles que le stockage des données des employés, la gestion des salaires, les processus de recrutement, l’administration des avantages sociaux et le suivi des états de présence. Il permet de gérer ces tâches et d’en effectuer le suivi. 

Un SIRH garantit que les processus de gestion des ressources humaines au quotidien sont gérables et faciles d’accès. Il fusionne les ressources humaines en tant que discipline avec le domaine des technologies de l’information.

Les SIRH fournissent un moyen d’acquérir, de stocker, d’analyser et de distribuer de l’information à divers intervenants, ce qui permet d’améliorer les processus traditionnels et d’améliorer la prise de décisions stratégiques.

Les premiers systèmes étaient de portée restreinte, généralement axés sur une seule tâche, comme l’amélioration du processus de paie ou le suivi des heures de travail des employés. Les systèmes actuels couvrent toute la gamme des tâches associées aux départements des ressources humaines. A mesure que le rôle des services des ressources humaines devenait plus complexe, les SIRH ont évolué pour répondre à ces besoins.

Aujourd’hui, un SIRH peut offrir une multitude de services:

• gestion des aspects purement administratifs des ressources humaines (feuilles de paie, planning, congés…)
• un suivi personnalisé pour le salarié, qui peut accéder à son dossier pour garder ses informations à jour (formation, demande de mobilité, compétences…) Cela permet à l’entreprise de savoir quelles sont ses compétences internes et les valoriser. C’est la gestion des talents. Il se relie au knowledge management ou gestion des connaissances.

Certains SIRH proposent de gérer tout ou partie de ces fonctionnalités. 

Software as a Service (SaaS)

Expression anglo saxonne que l’on peut traduire par logiciel en tant que service. C’est une forme d’utilisation des logiciels dans laquelle ceux-ci ne sont pas installés sur la machine de l’utilisateur mais sur des serveurs à distance. L’utilisation peut être gratuite ou se faire avec un abonnement payant.

Ces logiciels proposent différents services comme la gestion des ressources humaines, des systèmes de messageries, la gestion des relations clients, la création de sites internet pour l’entreprise…

Le SaaS SIRH propose donc à la fois des services et des savoir-faire aux entreprises, qui peuvent ainsi externaliser intégralement un aspect de leur système d’information.

Qualité de Vie au Travail (QVT)

Ce concept complexe est à la fois juridique et managérial. 

l’ANI (Accord National Interprofessionnel, négocié auprès des partenaires sociaux en 2013) en a donné une définition largement reprise aujourd’hui :

• La qualité de vie au travail désigne (…)les actions qui permettent de concilier à la fois l’amélioration des conditions de travail pour les salariés et la performance globale des entreprises, d’autant plus quand leurs organisations se transforment. »
  Il implique à la fois le salarié et son employeur. La qualité de vie au travail peut se décliner sous plusieurs points:

• les conditions de travail (lieu, environnement de travail, horaires…)Il concerne le temps passé au travail et en dehors (par exemple un travail loin du domicile donnera une qualité de vie au travail moindre).
• la liberté d’expression et d’action du salarié (est-il écouté par ses supérieurs hiérarchiques? par ses collègues? par les partenaires sociaux? peut-il faire des choix dans son métier?)
• le contenu du travail en lui-même (autonomie du salarié, intérêt, permet-il d’apprendre et d’évoluer? )

L’aspect relationnel est donc fondamental dans la prise en compte de la qualité de vie au travail. 

C’est ici que les managers et directeurs des ressources humaines interviennent. Il existe aujourd’hui des formations pour la promotion de la qualité de vie au travail. Un exemple de la prise en compte de la qualité de vie au travail est le nombre croissant de salariés à qui l’entreprise propose le télétravail, ou le développement du travail collaboratif.

Logiciel métier

C’est un type de logiciel spécifique d’un métier ou d’une entreprise. Il est conçu sur mesure. Il est plus spécifique que le progiciel qui n’est pas forcément personnalisé. Le logiciel métier intègre les fonctions spécifiques du métier auquel il est destiné. Par exemple, un logiciel métier pour un organisme de formation pourra proposer la gestion des conventions, du planning de formation, la génération du bilan pédagogique…

La tendance aujourd’hui est aux logiciels métiers Saas, que l’on consulte en ligne sans avoir à les installer sur son ordinateur. Il va de même pour le SIRH, qui est donc un logiciel metier RH.

Module ERP

Un module est une fonction particulière d’un logiciel ERP, spécialisée dans une tâche de l’entreprise. Il doit être compatible avec les autres modules, connecté à la base de données et fournir des informations actualisées en permanence. 

Par exemple, un module qui permet de gérer les stocks d’une entreprise doit proposer de gérer les approvisionnements, donner un état des stocks en temps réel, gérer la chaine logistique…

On peut aussi parler d’une module SIRH pour désigner une fonction particulière que l’éditeur logiciel RH peut développer sur mesure ou simplement activer.

Responsable SIRH

C’est une personne référente des systèmes d’information de l’entreprise. C’est un poste au sein d’une entreprise qui fait le lien entre les ressources humaines et le directeur des systèmes d’informations. Il permet d’informatiser certaines tâches du responsable des ressources humaines.

Le responsable SIRH doit analyser les besoins de l’entreprise en termes de système d’information 

et proposer des solutions. Une fois mis en place, il doit paramétrer et administrer les systèmes proposés, créer des procédures d’utilisation, proposer des améliorations selon l’évolution de l’entreprise, former et assister les utilisateurs. Il a le même rôle que le consultant SIRH mais il est salarié de l’entreprise à laquelle il propose des solutions. 

Consultant SIRH

Le consultant SIRH a le même rôle que le responsable SIRH, mais il travaille pour une société externe (souvent  un éditeur de logiciel SIRH) et se rend dans les entreprises, souvent de petite ou moyenne taille afin de leur proposer des solutions informatiques pour la gestion des ressources humaines.

Solution

Offre proposée par un logiciel à une entreprise, pour répondre à un besoin spécifique. Elles peuvent être personnalisées ou non. 

Une solution SIRH est donc une offre proposée à une entreprise par un logiciel SIRH, pour répondre à une besoin RH spécifique.

DRH Directeur-trice des Ressources Humaines

C’est la personne qui propose et supervise tous les aspects pratiques et politiques en matière de gestion des ressources humaines d’une entreprise. 

On peut lui attribuer deux grands rôles:

– la gestion administrative du personnel: aspects légaux de la gestion des ressources humaines. C’est cette partie qui est de plus en plus informatisée et automatisée (voir SIRH). Il arrive que ce rôle soit externalisé.

• la gestion des ressources humaines proprement dite (aspect stratégique): recrutement, évolution des carrières, formations du personnel…

Le directeur des ressources humaines est parfois aussi responsable de la communication.

Le DRH est de plus en plus souvent membre des comités les plus élevés de l’entreprise.

Ressources humaines (RH)

Les ressources humaines sont l’ensemble des personnes qui composent l’effectif d’une organisation, tous statuts confondus (ouvriers, employés, cadres). De plus en plus, les prestataires extérieurs ou sous-traitants en lien avec l’entreprise font aussi partie des ressources humaines de celle-ci.

GRH Gestion des Ressources Humaines

La gestion des ressources humaines se préoccupe principalement de la gestion efficace des personnes au sein des organisations. Les services des RH sont chargés de superviser le recrutement, la formation et le perfectionnement des employés, la conception des avantages sociaux des employés, l’évaluation du rendement, comme la gestion des systèmes de rémunération.

En général, la gestion des ressources humaines regroupe deux domaines:

• la gestion administrative du personnel. Ceci peut représenter un travail coûteux en temps et est parfois réparti entre plusieurs postes (gestion de la paie, droit du travail, contrat de travail, etc.).
• l’aspect plus “politique”: favoriser la communication dans l’entreprise, gérer les formation et les évolutions de carrière des salariés, les compétences, le recrutement