Au cours des dernières années, le monde des affaires a entamé un long processus de dématérialisation. Si cette transition numérique était déjà partie pour prendre de l’ampleur, elle s’est encore plus accélérée avec l’avènement de la crise sanitaire de 2020. C’est, entre autres, ce qui a donné naissance à de nouveaux outils administratifs comme la signature électronique. Si vous êtes peu éclairé sur ce concept, nous vous invitons à découvrir tout ce qu’il implique.
En quoi consiste la signature en ligne des contrats de travail ?
Signer un document en ligne équivaut à apposer sur celui-ci une signature électronique. À l’image de la signature manuscrite, cette dernière est un signe distinctif qui permet à une personne d’apposer son accord pour les dispositions encadrées par un document. Loin de se limiter à un vulgaire « scan de signature manuscrite », il intègre des aspects techniques, juridiques et pratiques.
En outre, dans le cadre professionnel, la signature en ligne d’un contrat de travail est un procédé qui permet de sceller une relation de travail. En plus d’établir l’intégrité d’un document, il permet d’authentifier les signataires (l’employé et le salarié) de celui-ci. Pour être utilisé, il requiert avant tout la numérisation complète dudit contrat.
Au plan juridique, la signature électronique possède-t-elle la même valeur que la signature manuscrite ?
La validation juridique de la signature électronique n’est pas une prouesse qui date d’aujourd’hui. Légalisée depuis plusieurs années par certains pays (comme la France en 2000), elle semble avoir les mêmes prérogatives que la signature manuscrite. Bien entendu, elle doit avant tout reposer sur une solution d’identification fiable pour bénéficier d’un tel statut.
Toutefois, quand on y regarde de plus près, on peut dire que la valeur juridique de la signature électronique surpasse celle de la signature manuscrite. Cette conclusion est, en partie, due aux fonctionnalités supplémentaires incluses dans une signature électronique. Par exemple, dès son apposition, cette dernière assure l’intégrité des documents. Autrement dit, ceux-ci conservent la forme précise qu’ils avaient lors de leurs signatures.
Quelles sont les différentes catégories de signature en ligne ?
S’il est primordial d’avoir un stylo pour signer physiquement un document, il n’en est pas de même sur le plan numérique. En effet, les moyens utilisés pour signer en ligne un contrat sont multiples et variés. Quant à leurs niveaux de sécurité, ils ne sont pas identiques. C’est notamment ce qui implique l’existence des catégories de signature électronique suivantes :
La signature électronique basique
Encore appelée signature électronique simple, cette forme est la plus répandue au monde. En plus d’être simple, elle est également très facile à utiliser. Par exemple, elle se traduit par le concept de la signature tactile utilisée lors de la livraison des paquets à domicile. Bien qu’elle soit très connue, cette catégorie de signature comporte un certain nombre de faiblesses.
L’une des plus déplaisantes est le faible niveau de sécurité qu’elle offre à son utilisateur. Il faut dire que ce point relève principalement de son incapacité à permettre l’identification formelle de ce dernier. C’est pour cette raison qu’elle est fortement déconseillée pour les actions qui comportent de grandes conséquences financières ou juridiques.
La signature électronique avancée
Comme l’indique son nom, cette forme de signature est beaucoup plus évoluée que la précédente. En effet, elle présente un niveau de sécurité plus élevé. Elle peut, par exemple, identifier formellement son auteur. De même, elle empêche la modification d’un document dès qu’elle est apposée. C’est en raison de ces diverses fonctionnalités qu’elle est considérée comme le fondement des signatures électroniques valables au plan légal.
Afin d’établir un lien unique, la signature électronique avancée cherche généralement à télécharger, vérifier et sauvegarder la pièce d’identité de son auteur. Cela lui donne donc la crédibilité nécessaire pour pouvoir être utilisée lors de la signature de plusieurs documents financiers et juridiques : contrats de travail, compromis de vente…
La signature électronique qualifiée
Considérée comme l’artillerie lourde, cette forme de signature offre le plus haut niveau de sécurité à ce jour. Basée sur des exigences de cryptages stricts, elle dispose d’une valeur légale équivalente à celle des signatures manuscrites. Pour l’obtenir, son auteur est tenu de se rapprocher d’une autorité de certification.
Encore appelé Prestataire de Services de Confiance (PSCO), ce dernier a pour mission de délivrer les certificats d’identités numériques qui servent de base à l’élaboration des signatures électroniques qualifiées. De cette manière, celles-ci garantissent une extrême fiabilité aux documents sur lesquels elles sont apposées.
Quelles sont les situations dans lesquelles la signature en ligne peut être utilisée ?
En principe, la signature en ligne est un outil qui peut être utilisé dans n’importe quelle situation. Cependant, il implique le respect d’une règle fondamentale. Il faut impérativement que le document destiné à la recevoir soit dématérialisé. C’est pour cette raison qu’elle est souvent utilisée pour les contrats numériques ou encore pour les devis et bons numériques.
Le plus avantageux avec la signature électronique, c’est qu’elle convient également aux situations dans lesquelles l’utilisateur se trouve à distance. C’est relativement ce qui se passe, lorsque vous saisissez un code reçu par mail pour valider une inscription par exemple. Au fond, on peut dire que la transmission du code induit l’activation d’un certificat numérique et donc d’une signature électronique. Autant dire qu’avec cette dernière, les alternatives d’utilisations sont multiples.
Est-il possible de refuser d’utiliser une signature électronique ?
A priori, la signature électronique n’est pas en elle-même une obligation légale. Par conséquent, il est tout à fait possible de refuser de l’utiliser. Cependant, il faut noter que la donne change dès que l’outil est intégré au « process interne » d’une entreprise. Dans ce cas, l’employeur a le droit d’exiger le recours à une signature électronique de la part de tous ses salariés. Qu’ils soient novices ou anciens, ces derniers devront s’en servir au quotidien pour divers documents : notes de frais, contrat de travail, avenants, entretiens professionnels…
Quels sont les avantages qui découlent de l’utilisation d’une signature électronique ?
La signature électronique est un outil technologique qui n’a cessé de faire ses preuves au cours des dernières années. Ayant connu certaines améliorations, elle enregistre des performances beaucoup plus attrayantes. À cet effet, en utilisant une signature électronique, vous bénéficiez des avantages suivants :
Gain de temps
À l’origine, les formalités administratives imposent la signature manuscrite d’une pléthore de contrats. Entre la réception, l’impression, la signature et le renvoi de ces derniers, le processus à suivre peut s’avérer chronophage et fastidieux. C’est sans compter qu’elle ne présente pas une valeur ajoutée intéressante. Si certaines entreprises cautionnent encore cette lenteur administrative, d’autres ont tôt fait d’y remédier en intégrant le concept de la signature électronique dans leur système.
Il faut dire qu’en comparaison à la signature manuscrite, cette dernière simplifie grandement les démarches administratives. En automatisant certaines tâches, elle vous permet de gagner un temps fou. Par exemple, il n’est plus question d’imprimer vos documents avant de les renvoyer. Vous avez tout simplement la possibilité de les signer numériquement, dès leurs réceptions dans votre boîte mail. Le temps que vous gagnez ainsi peut être alors consacré à des tâches plus importantes.
Sécurité accrue
Aux yeux de plusieurs personnes, signer manuellement un document semble plus sécuritaire que de le signer électroniquement. Si cette perception est sans doute valable pour les signatures électroniques basiques, elle ne l’est toutefois pas en ce qui concerne les signatures avancées ou qualifiées. Dotées d’une traçabilité infaillible, ces dernières offrent un niveau de sécurité qui surpasse celui des signatures manuelles. Leurs empreintes numériques garantissent notamment une certaine intégrité aux documents qui les portent.
Cela implique que toutes les modifications apportées à ces derniers (après signature) peuvent facilement être détectées. C’est pour cette raison que les utilisateurs s’accordent à dire qu’il est difficile, voire impossible, de falsifier un contrat signé électroniquement. Il faut ajouter qu’en signant vos contrats en ligne, vous sécurisez leurs échanges par un système de cryptographie asymétrique. Cet avantage résulte du fait que les signatures électroniques sont protégées par un certificat électronique.
Réduction des charges financières
Signer physiquement un document implique un certain nombre de charges financières. Entre l’impression, le traitement et l’expédition des documents, vous pouvez banalement vous retrouver avec des dépenses énormes. En optant pour l’utilisation d’une signature électronique, vous avez la possibilité de pallier ce problème. Pour commencer, vous réduirez considérablement la quantité de demandes à traiter. La productivité de vos salariés connaîtra alors une augmentation.
Étant donné que la plupart de vos documents sont dématérialisés, vous pouvez vous passer de certains accessoires comme : le papier, l’encre pour la photocopieuse ou l’imprimante, le stylo, le fax, les envois postaux… Tous les fonds initialement affectés à l’achat de ces instruments peuvent alors être économisés. Mieux, ils peuvent être réaffectés à des tâches qui présentent une meilleure valeur ajoutée pour votre entreprise. Remarquez également que vos collaborateurs ne sont plus dans l’obligation de se déplacer nécessairement pour signer des contrats. Les frais liés à leurs déplacements sont donc réduits.
Collaboration fluide
Alliant souplesse et flexibilité, la signature électronique améliore les rapports entre collaborateurs. Ceux-ci peuvent désormais échanger des documents en seulement quelques clics. Peu importent leurs lieux de localisation, ils peuvent formaliser leurs différents accords de manière instantanée. Par exemple, si vous êtes en déplacement, vos collaborateurs n’ont aucunement besoin d’attendre votre retour pour la signature de certains contrats. De même, ils ne sont pas obligés de faire le déplacement pour vous remettre des documents.
En partant d’une simple connexion internet, vous pouvez tout simplement apposer votre signature électronique et donc permettre la prise en compte immédiate du contrat. Si la signature électronique fluidifie les relations entre collaborateurs, elle est plus utile au niveau des relations clients. En automatisant certaines tâches, il facilite le traitement des requêtes soumises par vos clients. En termes de productivité, vous enregistrez donc une certaine avancée.
Gain écologique
Beaucoup de personnes ne le savent pas, mais utiliser la signature électronique permet de réaliser des gains sur le plan écologique. Pour commencer, il est de notoriété générale que le papier utilisé dans les administrations est principalement issu des arbres. En adoptant une signature électronique, vous réduisez vos besoins en papier. Par la même occasion, vous participez au verdissement de la planète en mettant un frein à la coupure frénétique des arbres induite par l’industrie du papier.
L’impact positif de l’utilisation de la signature électronique sur la nature ne limite pas à la lutte contre la déforestation. Il s’étend également à la lutte contre l’émission des gaz à effets de serre. Il faut dire que cette prouesse est surtout due au fait que vous pouvez dorénavant signer vos documents à distance. Ainsi, tous les déplacements qui étaient directement liés à la signature des contrats sont supprimés. Quant à leurs effets sur l’environnement, ils le sont également.
Quelles sont les conditions qui sous-tendent la validité d’une signature électronique ?
Pour être reconnue au plan juridique, une signature électronique doit se soumettre à certaines conditions. Bien qu’elles soient complexes, ces dernières se traduisent principalement comme suit :
- La signature doit être liée à un seul utilisateur ;
- Elle doit être en mesure d’établir l’identité de celui-ci ;
- Elle doit garantir une certaine intégrité aux documents qui la reçoivent ;
- Elle doit reposer sur un certificat électronique.
En tant qu’employeur, il vous revient donc de vérifier que votre signature électronique correspond à toutes ces conditions avant de l’utiliser. Dans l’éventualité où cela ne serait pas effectif, vous vous exposez à certaines sanctions juridiques.
Quel outil utiliser pour créer sa signature électronique ?
Si vous souhaitez procéder à la signature en ligne de vos contrats de travail, vous aurez avant tout besoin d’adopter un logiciel RH. Conçus pour faciliter la gestion du capital humain des entreprises, ces programmes sont également réputés pour leurs capacités à créer des signatures électroniques. À ce propos, le logiciel Movinmotion est l’un des plus utilisés parmi eux.
Partant d’un excellent procédé de cryptographie, ce programme vous permet de créer une signature électronique qui assure l’intégrité de vos contrats. En plus d’établir clairement votre identité, cette dernière jouit d’un statut juridique équivalent à celui de la signature manuscrite. Le plus intéressant, c’est que vos contrats sont archivés dans un coffre-fort électronique dès leurs signatures. Cette sauvegarde peut ainsi perdurer pendant une dizaine d’années au moins.