Pour finaliser le processus d’embauche d’un employé, certaines formalités doivent être remplies. Parmi elles, l’une des plus indispensables se rapporte à l’établissement du contrat de travail. En tant que document obligatoire, celui-ci recense les privilèges et responsabilités qui incombent à l’employeur et au salarié dans le cadre du travail. S’il devait auparavant être rédigé manuellement, il n’en est plus de même désormais. En effet, vous pouvez générer automatiquement les contrats de travail de vos employés. Si cette alternative vous intéresse, voici les informations qui vous permettront de la mettre en place.
Que représente le contrat de travail ?
De manière générale, le contrat de travail se traduit par un document officiel qui lie un employeur à son salarié. En tant que contrat synallagmatique, il implique un accord réciproque entre les deux parties. Dans un premier temps, le salarié s’engage à mettre ses aptitudes au service de l’employeur pendant un certain temps.
En contrepartie, ce dernier promet de lui verser une rémunération sous forme de salaire. Ainsi, le contrat de travail vient sceller et dater le début de cette relation de travail. Par ailleurs, il relève les conditions et règles qui régissent cette relation. De cette manière, le contrat de travail encadre les rapports entre employeurs et salariés.
Quel format doit adopter un contrat de travail ?
Le contrat de travail est la preuve qui établit l’existence d’une relation de travail entre un employeur et son salarié. Compte tenu de son importance, il doit, en principe, arborer une forme écrite. En cas de litige, il saura faire office de pièce à conviction pour relever les droits des différentes parties. Cependant, il peut arriver que le contrat de travail ne soit pas sous forme écrite.
En effet, lorsqu’il s’agit d’un travail à temps complet et à durée indéterminée, le contrat de travail peut être sous forme verbale. Toutefois, l’employeur doit effectuer toutes les démarches de déclaration de son salarié auprès de l’URSSAF. Par la suite, il doit transmettre une copie de la DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche) à son employé.
Qui a le pouvoir de signer un contrat de travail ?
Comme nous l’avions dit plus haut, le contrat de travail est une pièce officielle qui lie deux parties : l’employeur et l’employé. À ce titre, l’employeur dont il s’agit ici peut être une personne morale (entreprise) ou une personne physique (particulier). Lorsqu’il est question d’une personne morale, c’est le dirigeant ou le mandataire de la direction qui doit signer le contrat de travail. En ce qui concerne l’employé, les données diffèrent légèrement.
Pour commencer, celui-ci doit indubitablement être une personne physique. Il doit être individu âgé de 18 ans au moins. À défaut d’avoir cette majorité, il peut être âgé de 16 ans et détenir une autorisation provenant de l’un de ses représentants légaux. S’il compte travailler dans les secteurs du cirque, du spectacle ou de la danse, il peut signer un contrat de travail dès l’âge de 14 ans. Bien entendu, il aura besoin d’une autorisation délivrée par son tuteur légal.
Que doit contenir un contrat de travail ?
Pour être valide, un contrat de travail doit être constitué de certaines informations. Ces dernières se traduisent par trois grands éléments.
Les clauses principales
Comme l’indique leur nom, les clauses principales sont des informations qui doivent obligatoirement figurer dans un contrat. Elles se résument à l’identification des points suivants :
- Lieu de l’entreprise ;
- Intitulé du poste à pourvoir ;
- Missions de l’employé ;
- Engagement de l’employé ;
- Date marquant le début du contrat ;
- Horaires mensuels ou hebdomadaires du travail ;
- Valeur et périodicité de la rémunération ;
- Congés payés (s’il y en a) ;
- Préavis requis en cas de licenciement ou de démission ;
- Durée de la période d’essai.
Les clauses optionnelles
En dehors des clauses principales, l’employeur a le droit d’ajouter certaines clauses optionnelles au contrat de travail de son salarié. Toutefois, ces clauses doivent être en conformité avec la loi. De toutes les clauses optionnelles, la plus connue est celle qui se rapporte à la « non-concurrence en milieu professionnel ».
Elle stipule que le salarié n’a aucunement le droit d’exercer une activité qui concurrence directement la structure dans laquelle il travaille. Afin de pouvoir changer le lieu de travail de leurs employés à leur guise, certains employeurs aiment également inclure une clause de mobilité dans le contrat de travail de ceux-ci.
Les responsabilités réciproques
Les responsabilités réciproques sont, en réalité, des obligations auxquelles l’employeur et le salarié doivent se plier. La plupart du temps, ils encadrent les fondements qui sous-tendent la relation de travail qui lie les deux parties. Par exemple, l’employeur et le salarié sont tenus d’exécuter, de bonne foi, l’ensemble des exigences mentionnées dans le contrat de travail.
Le salarié doit notamment respecter les règles et valeurs prônées au sein de l’entreprise. Il doit suivre les diverses instructions données par son employeur. Quant à ce dernier, il est de son devoir de mettre à la disposition du salarié tous les moyens et ressources nécessaires à l’accomplissement de son travail. Afin de lui permettre d’évoluer dans sa carrière, il doit continuellement accompagner la formation de son employé.
Quelles sont les formes de contrat de travail qui régissent le monde professionnel ?
Le contrat de travail est une disposition qui régit les interactions entre employeur et salarié. Il doit correspondre à certaines exigences. Étant donné que ces dernières varient d’un contexte à un autre, on peut aisément identifier plusieurs formes de contrat de travail. Parmi elles, les plus courantes sont :
Le contrat de travail à durée déterminée (CDD)
Comme l’indique son non, le CDD est un document qui encadre une relation de travail sur une période fixe. Définie avant la signature du contrat, cette période ne peut être écourtée sans un motif grave. En moyenne, la durée d’un CDD ne peut pas aller au-delà d’une année et demie (soit 18 mois). De même, la loi dispose qu’il ne peut pas être renouvelé plus d’une fois. Selon les attentes de l’employeur, il peut être signé pour un travail à temps partiel ou pour un travail à temps plein.
Le contrat de travail à durée indéterminée (CDI)
La plupart du temps, le concept du CDI est opposé à celui du CDD. Il faut dire que cela est, en partie, dû au fait que ce contrat n’est encadré par aucune limite de temps. Établi pour une période non précisée, il peut être interrompu à n’importe quel moment. Bien entendu, son arrêt doit se plier à certaines règles. L’employeur est notamment obligé de se conformer aux délais de préavis qui ont été fixés par les textes réglementaires du milieu professionnel. À l’image du CDD, le CDI peut tout aussi être conclu pour des prestations à temps partiel ou à temps plein.
Le contrat d’apprentissage
Le contrat d’apprentissage est une disposition officielle qui permet aux jeunes (âgés de moins de 16 ans) de s’initier aux rouages d’une profession. Pour être signé, il est primordial qu’il se plie à certaines règles. Bien qu’ils aient des similarités, il ne doit en aucun cas être assimilé au contrat de professionnalisation. En effet, ce dernier n’est rien d’autre qu’un stage de courte durée. Il a pour objectif de permettre au travailleur d’appliquer les connaissances qu’il a acquises après avoir suivi des études spécialisées.
Le contrat de travail d’intérim
Encore appelé contrat de travail temporaire, ce type de document régit le travail effectué occasionnellement et à court terme. Il peut entrer dans le cadre d’une hausse d’activité ou d’un déficit de ressources humaines. Il concerne particulièrement les salariées qui effectuent des remplacements pour les raisons suivantes :
- Absence d’un autre employé ;
- Suppression future d’un poste ;
- Prise de fonction future d’un nouveau salarié ;
- Augmentation temporaire de la demande de l’entreprise…
Le contrat de travail intermittent
Le contrat de travail intermittent est un document qui régit une catégorie de travail particulier. Il se rapporte à une personne qui doit effectuer un travail réparti selon des jours et horaires spécifiques. Par exemple, ledit travail peut être exécuté de 16 h à 22 h ou encore du jeudi au samedi. Quoi qu’il en soit, le concept reste le même : ce type de contrat n’encadre que le travail accompli dans un contexte soumis à des fluctuations continues.
Peut-on générer automatiquement des contrats de travail ?
Rédiger des contrats de travail peut être une tâche éreintante. En général, il faut se servir d’un outil bureautique simple comme Word. Cela implique notamment de rédiger individuellement des contrats de travail pour une pléthore de salariés. Avec les avancées technologiques enregistrées par notre société, le monde des affaires a entamé un processus de digitalisation depuis quelques années.
Grâce à celui-ci, vous avez désormais la possibilité de générer automatiquement les contrats de travail de vos employés. Pour y arriver, il vous suffit d’adopter un logiciel RH doté de cette fonctionnalité. Une telle éventualité consisterait à déléguer à ce dernier les tâches suivantes :
- La collecte des informations et leur saisie ;
- La rédaction des contrats de travail suivant vos exigences ;
- L’accélération du processus d’approbation qui précède la signature des contrats ;
- L’instauration des systèmes de rappels pour ne pas rater les échéances…
Si l’automatisation de ces différentes missions semble avantageuse, elle ne s’y limite pas pour autant. Il faut dire que les possibilités incluses dans la génération automatique des contrats de travail sont nombreuses et variées.
Quels sont les avantages qui découlent de la génération automatique des contrats de travail ?
Globalement, les avantages induits par la génération automatique des contrats de travail se rapportent, en partie, à l’organisation du travail et à son efficience. Elles se déclinent essentiellement sous les traits suivants :
Maîtrise des informations
L’automatisation de vos contrats de travail vous permet d’accéder plus facilement aux diverses informations de votre personnel. Grâce à la mise en valeur des données clés, vous avez une vue plus dégagée sur le contenu des contrats rédigés par votre entreprise. Étant donné que ces informations sont traduites en statistiques, plus rien ne vous échappe sur l’évolution et la typologie de vos documents. Il est donc plus aisé pour vous de déceler les opportunités et risques qui sont enfouis dans vos contrats de travail. Par ailleurs, les renouvellements tacites instaurés par vos employés ne passent plus inaperçus.
Collaboration optimisée
Afin de générer automatiquement vos contrats de travail, le logiciel RH que vous utilisez procède avant tout à une centralisation de vos données. Cette approche technologique consiste à collecter, enregistrer et archiver toutes les informations de vos employés en un seul et même lieu. Encore appelé base commune, il facilite la recherche et la transmission des documents entre collaborateurs. Vous remarquerez que la communication entre ceux-ci est beaucoup plus simple et aisée.
Gain de temps
Le gain de temps est sans doute l’avantage le plus attractif de la génération automatique des contrats de travail. Il faut dire qu’en vous reposant sur les prouesses d’un logiciel pour la conception de vos documents, vous vous épargnez certaines tâches chronophages et sans valeur ajoutée. Tout en gagnant un temps précieux, vous pouvez donc porter votre attention sur des missions plus importantes. Par ailleurs, l’automatisation de vos documents permet d’écourter le temps initialement affecté à l’approbation des informations.
Avec quel outil peut-on générer automatiquement des contrats de travail ?
Les outils utilisés pour la génération automatique des contrats de travail existent sous des formes variées. À ce jour, l’un des plus utilisés est le logiciel RH Movinmotion. Disponible depuis plusieurs années, ce logiciel s’est spécialisé dans la gestion des contrats de travail des intermittents du spectacle. Partant des exigences en vigueur dans ce domaine, il s’engage à concevoir automatiquement tous vos contrats de travail.
Pour cela, Movinmotion commence tout d’abord par collecter les données de recrutement de vos employés. Par la suite, il utilise ces informations pour créer des contrats conformes au format de votre choix. En tant qu’outil complet, ce logiciel s’évertue également à vous signaler les profils qui sont incomplets.
De cette manière, il vous garantit des contrats bien rédigés. Une fois qu’il finalise un contrat, il vous permet d’y apposer électroniquement votre signature. Conçue à l’aide d’un bon procédé cryptographique, cette dernière est le gage qui atteste de l’intégrité des documents que vous signez. Vous n’avez donc plus besoin de recourir aux scans et envoi postal.