La qualité du personnel, les compétences et les aptitudes de chaque employé permettent à une entreprise d’atteindre ses objectifs. Réunir des collaborateurs compétents nécessite de disposer d’un système de recrutement performant. Cela inclut diverses tâches qui, parfois, alourdissent la charge de travail de l’employeur. Pour améliorer et faciliter le processus de recrutement, certains outils de recrutement ont été conçus et mis sur le marché. Se déclinant en plusieurs types, l’application recrutement ou le logiciel de recrutement est un outil dont l’importance est indéniable dans une entreprise. Grand format sur cet outil de recrutement et ses différentes applications.
Définition de logiciel de recrutement
Encore appelé ATS, le logiciel de recrutement regroupe l’ensemble des tâches que réalise un employeur lors du recrutement d’un collaborateur. Cet outil de recrutement permet une gestion facile de la base de talent. L’application recrutement accompagne les recruteurs tout le long du processus de recrutement. Il garantit un gain de temps, d’énergie et une économie d’argent.
Les outils de recrutement permettent d’assurer la gestion des candidats ainsi que la gestion des formulaires de candidature. Ils permettent d’analyser les CV et de mieux planifier les entretiens. Avec le logiciel de recrutement, il est aisé de construire et d’entretenir l’image de marque de l’entreprise.
Certaines applications de recrutement garantissent juste une automatisation des diverses étapes du recrutement. Par contre, d’autres fournissent plusieurs autres fonctionnalités. Il y en a qui permettent d’afficher des statistiques. Ce faisant, le travail des recruteurs est grandement facilité. Ces derniers pourront, de ce fait, procéder à une amélioration de leur approche et être plus utiles à la croissance de leur entreprise.
Une bonne application recrutement doit favoriser la création d’étapes de recrutement automatisées et reproductibles facilement. Elle doit être efficace depuis la rédaction de l’appel à candidatures jusqu’au recrutement du collaborateur.
Quel logiciel de recrutement choisir
Il existe sur le marché plusieurs types de logiciels de recrutement. Il y a les logiciels installés en local, c’est-à-dire installés sur l’ordinateur de l’utilisateur. Il est proposé aussi le logiciel de recrutement en ligne ou logiciel de recrutement Saas. Les applications de recrutement en ligne sont des plateformes hébergées sur des serveurs distants. L’utilisateur devra donc se connecter à la plateforme avant toute utilisation de l’outil de recrutement.
Outre ces deux types de logiciels de recrutement, il y a une troisième catégorie d’outils de recrutement. Il s’agit du logiciel de recrutement RH. Il sert non seulement à recruter, mais aussi à gérer et à suivre les collaborateurs.
Le prix logiciel de recrutement varie en fonction de la version, mais aussi des fonctionnalités qu’il offre. Pour choisir celui qu’il vous faut, il faudra donc définir vos besoins et considérer votre budget.
Quels outils sont utilisés pendant le processus de recrutement ?
Pour optimiser le déroulement du processus de recrutement, plusieurs outils RH sont sollicités. Ces outils sont utiles du début à la fin du processus.
Outils nécessaires aux besoins du recrutement
Pour un bon déroulement du recrutement, le recruteur aura besoin de certains outils essentiels.
Fiche de poste
La fiche de poste permet de déterminer, de façon claire et précise, le profil recherché afin de mieux orienter les recherches. Cette fiche permet de lister les compétences nécessaires, le savoir-être souhaité et les diplômes requis. Sur cette fiche, il est décrit les fonctions et les tâches qui incombent à la personne correspondant au profil attendu.
Offre d’emploi
L’offre d’emploi doit être rédigée avec méticulosité. Elle doit être écrite en tenant compte du canal de diffusion du message. Elle doit aussi être ciblée le plus possible.
Outils de sourcing
Les outils de sourcing représentent les différents canaux de recrutement. Il s’agit des sites d’offres d’emplois, des moteurs de recherche, etc. Dans le processus de recrutement, vous devez utiliser aussi la stratégie de la cooptation. Elle permet d’obtenir des personnes recommandées grâce à un réseau de connaissance. Les cabinets qui se chargent des recrutements, des rencontres et des évènements professionnels ne sont pas non plus à négliger.
Outils de visibilité
Pour que l’offre d’emploi parvienne aux candidats ciblés, le recruteur devra utiliser divers outils de visibilité.
Le site de la société
Le site internet de l’entreprise donne un aperçu de l’entreprise. Les postulants à l’offre qui le visitent pourront se faire une idée de ce que propose l’entreprise. Afin d’obtenir le plus de candidats possible, l’employeur devra organiser et soigner la section réservée à ces derniers.
Le massive online open course ou MOOC
C’est un outil qui apporte maints avantages pour la communication RH. L’utilisation de cet outil permet de rendre plus attractive l’entreprise. Il permet de construire une meilleure notoriété à l’entreprise dans son domaine. Ce qui justifiera la présence de divers profils intéressant dans le lot des candidats. De plus, cet outil donne la capacité de proposer des formations ou des cours.
Les outils pour la gestion de candidature
Les CVthèques sont les outils les plus utilisés pour la gestion de candidatures. Ils sont généralement accessibles sur des plateformes spécialisées. Ils permettent aux recruteurs de dénicher des potentiels collaborateurs.
L’autre logiciel utilisé pour le recrutement est le logiciel de recrutement. Grâce à lui, il est possible de faire un suivi des candidatures. L’utilisateur a la possibilité de trouver le candidat qui correspond à ses attentes grâce à un algorithme de correspondance.
Logiciel de recrutement et gestion de candidatures
L’application recrutement est conçue afin de réduire considérablement les tâches du recruteur. Pour bien gérer les candidatures, il est indispensable de recourir à ces outils spécialisés. Les défis des ressources humaines sont innombrables, et les relever occasionne de véritables pertes de temps. Ces défis sont souvent :
- La diffusion des offres d’emplois ;
- Le jonglage entre courriers électroniques, fichier Excel et dossiers des postulants ;
- La collecte de l’ensemble des données ;
- L’étude et conception de statistique ;
- La mise en copie du dossier d’un postulant en particulier avec les postes concernés
- Le tri des retours qui arriveront certainement à fréquence différente.
L’utilisation d’un logiciel de recrutement épargne de toutes ces tâches chronophages. Certes, tous les outils de recrutement n’offrent pas les mêmes fonctionnalités ; certains allègeront donc quelques points alors que d’autres s’occuperont de tout.
Les avantages d’un logiciel de recrutement
L’outil de recrutement offre divers avantages qui permettent à un recruteur d’optimiser son travail de recrutement. Voici quelques-uns de ces avantages.
Des tâches simplifiées
Les missions d’un recruteur sont répétitives et assez nombreuses. Avec les méthodes de recrutement standard, le recruteur pourrait finir par être moins efficace à la longue. Une bonne application de recrutement aidera assurément à éviter que le recruteur perde en efficacité.
Une meilleure gestion
La conception de ces outils spécialisés a été pensée dans l’objectif de faciliter, au maximum, le quotidien du recruteur. De ce fait, la majorité des tâches sont systématiques. L’algorithme sur lequel tournent ces outils favorise une meilleure gestion du dossier de chaque postulant.
Optimisation de l’efficacité
Les logiciels conçus tout récemment sont d’une grande précision. L’utilisateur pourra donc trouver le profil qu’il recherche beaucoup plus vite et avec précision. Il suffira alors au recruteur d’évaluer et de sélectionner les candidats.
Un gain de temps
L’avantage principal qu’offre un logiciel de recrutement est le gain de temps. Le quotidien d’un recruteur est constitué de tâches chronophages. Ces tâches nuisent non seulement à son efficacité, mais aussi à ses autres missions RH. Se doter d’une application de recrutement, c’est permettre aux ressources humaines de jouer pleinement leur rôle, tout en garantissant un recrutement de qualité.
Des recrutements soignés
Si les premières tâches du processus de recrutement sont rapidement traitées, le recruteur pourra davantage se concentrer sur l’évaluation et la sélection des candidats. Un logiciel de recrutement est d’autant plus profitable s’il permet de mettre en place un recrutement en équipe.
Quelle que soit la configuration de votre service de recrutement, il est indispensable de pouvoir communiquer et échanger des avis sur les candidats. Pour cela, un outil de recrutement qui intègre une plateforme collaborative peut permettre d’aller plus vite.
Un logiciel avec cette fonctionnalité supprimera les impressions de CV pertinent, les programmations de réunion pour discuter des dossiers, etc. La plateforme collaborative permettra à l’équipe de recrutement de travailler directement et de donner des avis instantanés sur chaque dossier. Grâce au système de notation, de messagerie live et de commentaires partagés, les décisions pourront être prises plus rapidement.
Amélioration de l’image employeur
Pour une société qui recrute fréquemment, la marque employeur est importante. L’employeur doit donc soigner son image de marque afin de donner envie de rejoindre sa compagnie. La possibilité devra donc être offerte à ceux qui le désirent de rejoindre l’entreprise s’ils la connaissent déjà.
C’est pour cela qu’il est impératif pour une entreprise qui recrute de disposer d’un site carrière. Toutes les offres de recrutement en cours doivent y être publiées. Les candidats qui visitent le site web devront avoir la possibilité d’y déposer une candidature spontanément. Certains outils de type logiciel Saas permettent de concevoir un site web carrière à partir d’un template à personnaliser.
Amélioration des performances
Les outils de recrutement procurent de grands bénéfices en termes de performance et d’organisation. Ils permettent d’instaurer certaines pratiques afin de gagner en performance et en efficacité sur le long terme.
Par ailleurs, toutes les données concernant le recrutement sont stockées et centralisées en un seul endroit. Cela facilite donc l’accès rapide à ces informations et d’optimiser constamment le processus de recrutement.
Diversification améliorée en entreprise
Dans le monde actuel, une diversité en entreprise est tout à fait indispensable. Une organisation basée sur cette diversité et un logiciel de recrutement peuvent permettre aux recruteurs d’être plus aptes à sélectionner les meilleurs candidats.
Constitution d’un CVthèque interne
Lorsqu’elles ont besoin de nouveaux postulants, la majorité des entreprises vont vers les CVthèques extérieurs. Un CVthèque propre à l’entreprise peut considérablement simplifier les futures embauches. L’outil de recrutement fournira, chaque fois, des données aux recruteurs pour l’alimentation en continu de la base de données de l’entreprise. Il pourra, de ce fait, trouver, plus rapidement les fois prochaines, un profil spécifique.
Élimination de tout oubli
Il arrive parfois que les recruteurs oublient de relancer ou d’envoyer une information cruciale aux candidats. Le candidat peut très mal le prendre. Avec un outil de recrutement, ces oublis ne risquent pas d’arriver.
Possibilité de multidiffusion
La multidiffusion est une fonctionnalité très importante dans l’utilisation d’un logiciel de recrutement. Il suffit, pour le recruteur, de faire l’insertion de l’offre d’emploi dans l’application recrutement. L’outil se charge ensuite de sa diffusion sur les sites d’offres d’emploi en tenant compte des divers filtres paramétrés par le recruteur.
Réduction du temps de recrutement
Le processus de recrutement basé sur les méthodes standard est plus ou moins long à aboutir. L’outil de recrutement permet de diminuer considérablement cette durée.
Une identification précise des compétences douces
Encore appelées soft skills, les compétences douces permettent à un candidat d’avoir une meilleure communication et de mieux collaborer. Elles lui permettent de trouver des solutions aux problèmes. Ces softs skills sont donc indispensables pour une entreprise. Un logiciel de recrutement permet de faire une étude de la personnalité de chaque candidat à travers des séances d’interrogations en vidéo par exemple.
Une sélection objective des candidats
Les recruteurs peuvent inclure dans le processus d’embauche des questions. La réponse à ces questions leur permettra de savoir quel candidat inviter en entretien. Ainsi, les recruteurs n’auront pas à entrer en contact avec un candidat avant qu’il ne se présente dans la salle où se déroulent les diverses séances d’entretien. En optant pour cette méthode, il n’y aura plus de place pour les préjugés. La sélection se fera donc de manière beaucoup plus objective.
Comment choisir son logiciel de recrutement ?
Seul un outil adapté peut apporter satisfaction à vos besoins. C’est donc pour cela qu’il faut savoir choisir le bon logiciel de recrutement. Voici quelques étapes qui pourront être d’une grande utilité dans le choix d’une application recrutement.
Définir ses besoins
Les besoins diffèrent d’une société à une autre. Ils dépendent surtout de la fréquence de recrutement, du processus de recrutement et des différents critères de sélection. Pour déterminer au mieux vos besoins, vous pouvez utiliser la méthode dite QQOQCP. Cette méthode vous emmène à utiliser les adverbes d’interrogation Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?
Le « qui », pour savoir qui fera usage du logiciel et quels candidats sont ciblés. Le « quoi », pour savoir quelles sont les fonctionnalités que le logiciel devra avoir. Le « où », pour savoir comment accéder au logiciel. Le « quand » pour connaître la fréquence à laquelle l’application recrutement sera utilisé et à quelle étape il sera utilisé.
Le « comment » permettra de déterminer la manière dont les candidats seront sélectionnés et ce qu’il faudra analyser. Le « combien », pour définir la fréquence, le nombre de recrutements ainsi que le nombre de candidats par offre. Le « pourquoi », pour connaître les différentes raisons pour lesquelles il faut opter pour un logiciel de recrutement.
Cette façon de faire la définition de ses besoins permet de faire rapidement le tour des problématiques rencontrées. Néanmoins, il est à noter que trois questions suffisent amplement à déterminer vos besoins en matière de logiciel de recrutement. Il s’agit de :
- À qui est destiné le logiciel ?
- Quelles sont les fonctionnalités requises ?
- Quel nombre de personnes utilisera l’outil de recrutement ?
À qui est destiné le logiciel ?
L’utilisation que fera un manager du logiciel de recrutement est forcément différente de celle d’un recruteur ou d’un DRH. Il faudra alors identifier les besoins de chaque personne qui devra faire usage du logiciel. Pendant qu’un manager voudrait pouvoir faire la gestion des recrutements situés dans son périmètre d’action, le DRH souhaitera disposer d’une vision de l’ensemble du processus de recrutement. Le directeur désirera avoir une vision de chaque action que réalisent les collaborateurs.
Connaître l’utilisateur d’un logiciel permet de définir les fonctionnalités dont le logiciel de recrutement doit être doté. Pour illustrer cet état de fait, prenons un exemple dans la fonction publique.
Dans la fonction publique, avant de publier une offre d’emploi, le recruteur souhaite avoir une validation. Dans ce cas de figure, l’outil de recrutement adéquat doit intégrer un mécanisme de workflow de validation.
Quelles sont les fonctionnalités requises ?
Sur le marché, les outils de recrutement sont proposés par dizaine, et leur nombre ne cesse de s’accroître. Connaître donc à l’avance ce dont vous avez besoin réduira donc le champ de vos recherches et vous fera gagner du temps. Vous pourrez alors cibler directement les outils qui proposent les fonctionnalités qu’il vous faut.
Généralement, les utilisateurs recherchent des fonctionnalités comme :
- multidiffusion des offres d’emploi ;
- envoi de courriers électroniques groupés ;
- visioconférence ou entretien vidéo ;
- gestion de candidatures ;
- processus de recrutement personnalisé ;
- gestion des cooptations et des mobilités internes ;
- tests de recrutement ;
- connexion à un logiciel RH.
Quel est le nombre d’utilisateurs
Connaître le nombre d’utilisateurs du logiciel de recrutement est important. En effet, la gestion n’est pas la même quand il s’agit d’un groupe de 5 personnes et pour 250 collaborateurs tous répartis entre plusieurs filiales à travers le pays.
L’outil de recrutement doit pouvoir permettre à chaque recruteur de recruter dans les meilleures conditions. L’espace de travail du collaborateur ne doit, en aucun cas, être envahi par des dossiers ne le concernant pas.
Il est à noter que tous les outils de recrutement ne permettent pas une connexion pour un nombre illimité d’utilisateurs. Le coût de l’abonnement ou le prix logiciel recrutement peut donc varier selon le nombre d’utilisateurs qui peuvent s’y connecter.
Faire un essai de l’outil de recrutement
Faire l’essai du logiciel revient à en faire usage sur une courte durée. Durant l’essai, vous aurez peut-être accès à une version incomplète de l’outil qui vous permettra de faire un nombre limité de recrutements. Après la période d’essai, il faudra soit acquérir le logiciel de recrutement soit payer un abonnement selon le cas.
L’avantage de l’essai est qu’il vous permet de tester les différentes fonctionnalités disponibles dans la version d’essai. Il permet aussi de faire le paramétrage du logiciel de recrutement pour votre société. Ainsi, vous aurez la possibilité de créer des dossiers, de publier des offres et de gérer des candidats.
L’inconvénient majeur de l’essai est la limitation des fonctionnalités. Vous n’aurez la possibilité d’accéder qu’aux fonctionnalités de base. Ça peut devenir gênant si les fonctionnalités proposées dans la version d’essai n’intègrent pas les services qu’il vous faut. Il y a également le risque d’incompréhension du fonctionnement du logiciel puisque vous n’avez pas été préalablement formé pour son utilisation. Cela pourrait finir par être un motif de découragement qui vous emmènerait à ne plus opter pour le logiciel nonobstant le fait qu’il répond parfaitement à vos besoins.
Demander une démonstration de l’outil
La démonstration du logiciel de recrutement correspond à un échange avec un expert de l’outil. Cet échange peut se faire via une visioconférence ou en présentiel. L’expert se chargera alors de faire une présentation de l’ensemble des fonctionnalités de l’application recrutement. Il doit ensuite analyser vos besoins et vous proposer les solutions qui y conviennent. Tout ceci, en donnant réponse à chacune de vos questions.
La démonstration vous apporte une totale compréhension des potentialités de l’outil. Vous saurez exactement en quoi il peut vous être utile au quotidien. La démonstration vous permet de mieux appréhender le fonctionnement du logiciel de recrutement. C’est en cela qu’elle est recommandée en lieu et place de l’essai.
Ce qui semble être le seul inconvénient de la démonstration est plutôt subjectif. En effet, certains utilisateurs préfèrent découvrir les potentialités du logiciel par eux-mêmes. En revanche, d’autres utilisateurs optent pour un échange avec un expert.
Un outil adapté à tous
La taille de l’entreprise, le secteur d’activité ou le nombre de personnes employées au service RH importent peu. Le logiciel de recrutement s’adapte à tous les types d’entreprises.
Selon une étude très récente, 27 % des entreprises installées en France utilisent déjà un outil de recrutement, et cette estimation ne fait qu’augmenter. Il fut d’abord adopté par les grandes entreprises, et son utilisation s’est ensuite généralisée. Par ailleurs, 68 % des entreprises de la France qui ont plus de 5 000 employés utilisent une application recrutement.
Les chefs d’entreprises ont, en effet, remarqué que le logiciel de recrutement avait de grandes potentialités. Avec ses différentes fonctionnalités, il est aisé de disposer de cibles extrêmement variées.