Le recrutement d’un nouvel employé est une action qui implique certaines formalités. Parmi elles, l’une des plus importantes est le remplissage de la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE). Obligatoire pour tous les employeurs, elle est, en réalité, un document qui vous permet de déclarer l’embauche d’un nouveau salarié auprès des institutions étatiques. Si la remplir peut sembler fastidieux au regard de la quantité de personnes employées, il est tout à fait possible de procéder autrement, en optant pour une approche automatique. Découvrez donc la démarche à suivre pour y arriver.
Une DPAE, c’est quoi concrètement ?
La Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) est un document officiel qui a remplacé la Déclaration Unique d’Embauche (DUE) en 2011. En tant que formalité administrative, son rôle est d’informer les organismes étatiques du recrutement d’un employé. Obligatoire pour toutes les entreprises, elle intervient avant n’importe quelle éventuelle embauche.
Elle se traduit par une procédure qui a un caractère purement nominatif. Autrement dit, elle doit être remplie de manière individuelle pour chaque salarié. Dans le meilleur des cas, l’employeur est tenu de s’y plier 8 jours avant l’embauche de son employé. Cependant, il peut tout à fait le faire la veille de l’embauche.
Quelles sont les formalités concernées par la DPAE ?
Bien qu’elle soit en elle-même une formalité, la DPAE regroupe sous sa tutelle six autres formalités. Ainsi, les obligations déclaratives qu’elle vous permet de remplir en une seule fois sont entre autres :
- L’immatriculation formelle de l’employeur auprès de la sécurité sociale au moment de l’embauche du tout premier salarié ;
- L’immatriculation de l’employeur auprès de Pôle emploi et l’assurance chômage ;
- L’immatriculation de l’employé auprès de la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) ;
- Demande d’examen médical ou de visite d’information et de prévention en vue d’une embauche ;
- La souscription de l’employeur auprès d’un service de la santé dans son cadre professionnel ;
- Listage des employés embauchés en vue d’un établissement de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS).
Quelle est l’utilité d’une DPAE ?
La DPAE est un document administratif obligatoire pour toutes les entreprises. Compte tenu de son importance, il vous permet d’avoir accès à certains privilèges. Pour commencer, en remplissant la DPAE d’un salarié, vous permettez à celui-ci de jouir de tous les droits sociaux liés à son statut. Si celui-ci venait donc à avoir un accident professionnel, votre entreprise serait couverte par l’assurance.
La DPAE vous ouvre également les portes qui vous permettront de profiter de certaines exonérations si votre entreprise y est éligible. Grâce à elle, vous êtes sûr de vous conformer aux règles des diverses institutions chargées de vous contrôler. Les sanctions qui relèvent du travail dissimulé vous sont donc épargnées.
Quelles sont les sanctions encourues en l’absence d’une DPAE ?
La transmission de la DPAE est une obligation d’ordre légal. Une fois effectuée, une copie d’elle doit être remise à l’employé concerné. En décidant de ne pas faire de DPAE pour l’un de vos employés, vous vous exposez avant tout à des sanctions civiles. Celles-ci se traduisent d’abord par une régularisation de vos cotisations par l’URSSAF.
Vous risquez également une sanction pénale si l’absence de la DPAE est qualifiée d’intentionnelle. Aux yeux de la loi, vous vous rendez ainsi coupable de dissimulation de travail salarié. Pour finir, l’absence d’une DPAE vous expose à des sanctions administratives. Ces dernières se déclinent sous forme de pénalités qui peuvent aller jusqu’à 300 fois la marge horaire du minimum garanti.
Au regard de ces différentes charges d’accusation, vous encourez une peine cumulative qui peut atteindre :
- 225 000 € d’amende accompagnée d’une détention sous surveillance judiciaire, si vous êtes une personne morale (société unipersonnelle, société anonyme, société par actions simplifiées).
- 45 000 € d’amende doublée d’une peine d’emprisonnement de 3 ans si vous êtes une personne physique (autoentrepreneur, micro-entrepreneur, entreprise libérale, entreprise individuelle, entreprise indépendante).
Qui doit remplir une DPAE ?
La DPAE est un document qui doit obligatoirement être rempli par tous les employeurs. Cette réalité est valable, peu importe le secteur d’activité, la forme juridique et la taille de l’entreprise. Il est également valable pour toutes les durées de contrat de travail. Si vous avez une entreprise de service temporaire, vous êtes obligé de remplir une DPAE pour tous vos salariés permanents et intérimaires.
À défaut d’avoir une entreprise, vous pouvez être obligé de remplir une DPAE, si vous êtes à la tête d’une association. Cependant, vous devez retenir que les dispositions prévues sont différentes, dès qu’il s’agit des assistantes maternelles. Il en est de même pour les structures situées dans les départements d’outre-mer.
Quelles sont les personnes exonérées de DPAE ?
Il est à relever que la DPAE est une obligation légale qui incombe à la majorité des employeurs soumis au droit privé dans le cadre de leurs embauches. Elle est également une formalité obligatoire pour toutes les formes de contrat de travail, dès que l’employé est inscrit auprès du régime général de la sécurité sociale. Néanmoins, il est possible de jouir d’une exonération dans certains cas.
Pour commencer, vous êtes exonéré de DPAE si votre employé est un volontaire au service civil, un bénévole ou un stagiaire qui n’a pas le statut de salarié. Si le travail est accompli par un intérimaire ou par un travailleur mis à votre disposition par une autre structure, vous n’êtes pas non plus tenu de remplir une DPAE.
Dans le cadre d’un CDD, si plusieurs contrats sont successivement effectués par un travailleur pour le même poste, vous pouvez déroger à l’obligation du DPAE. Par ailleurs, les employeurs qui jouissent des formalités simplifiées n’ont pas besoin de remplir une DPAE. Ainsi, vous êtes exonéré de cette obligation, si vous êtes :
- Un adhérant au Titre Firme Etrangère (TFE) ;
- Un affilié au Titre Emploie Associatif (CEA) ;
- Un adhérant au Chèque Emploi Associatif (CEA) ;
- Un particulier qui envisage d’embaucher un autre particulier à domicile.
Au niveau du dernier cas présenté ci-dessus, il faut noter que l’exonération ne concerne pas les particuliers qui embauchent d’autres particuliers à domicile pour les raisons suivantes : aménagement d’immeuble, secrétariat particulier, travaux de construction, dépannage ou installation d’équipements domestiques.
À quel organisme adresser une DPAE ?
De manière générale, la DPAE est un document qui doit être rempli et adressé aux organismes étatiques. Le plus souvent, l’employeur est tenu de le transmettre à l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’Allocations Familiales (URSSAF). Bien entendu, l’URSSAF dont il s’agit ici est celle qui a autorité sur l’endroit où se situe l’établissement d’embauche du salarié.
Si cette approche est la plus utilisée, elle n’est pas pour autant la seule. En effet, il est tout à fait possible de procéder autrement en adressant la DPAE d’un salarié à la caisse de la Mutualité sociale Agricole (MSA). Pour cela, il faudrait avant tout que ledit salarié soit sous la tutelle du régime de protection sociale agricole.
Peu importe l’approche utilisée, gardez à l’esprit que ces organismes transmettront les divers renseignements de la DPAE à plusieurs autres services, institutions et administrations. En réalité, ces derniers ne sont que les structures chargées de suivre les demandes et obligations qui résultent de la DPAE.
À quel moment faut-il faire une DPAE ?
La DPAE est un document qui doit nécessairement être rempli avant l’intégration d’un salarié dans une structure professionnelle. D’après les règles fixées par loi, elle doit être transmise aux autorités de droit dans les 8 jours qui précèdent le début du contrat de travail. Contrairement à ce qu’on pourrait penser, cela n’implique pas qu’elle peut être transmise un ou plusieurs mois avant l’arrivée du salarié.
Pour donc respecter rigoureusement le délai de 8 jours, vous devez être en mesure de certifier que le salarié intégrera l’entreprise le jour mentionné sur le document. La plupart du temps, le contrat de travail est signé quelques jours avant le premier jour de travail. L’idéal serait donc de transmettre votre DPAE après cette formalité. De cette manière, vous serez certain des informations que vous y mentionnerez.
Quelles sont les mentions incluses dans une DPAE ?
Pour être conforme aux règles en vigueur, une DPAE doit être remplie selon un format précis. Elle doit notamment être composée de certaines mentions obligatoires. Celles-ci se traduisent essentiellement comme suit :
- Nom et prénoms de l’employeur ou dénomination sociale de l’entreprise ;
- Adresse de l’employeur, code APE et numéro issu du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ;
- Service de santé au travail de l’employeur si celui-ci est affilié au régime général de sécurité ;
- Informations personnelles (nom, prénom, lieu et date de naissance, sexe) du salarié ;
- Numéro d’identification sociale du salarié, si celui-ci est enregistré à la Sécurité sociale ;
- Date et heure prévues pour l’embauche ;
- Nature et durée du contrat de travail ;
- Durée de la période d’essai, s’il s’agit d’un CDI ou d’un CDD dont la durée minimale va au-delà de six mois ;
- Les informations nécessaires pour le calcul (effectué par la MSA) des cotisations dues, s’il s’agit d’un salarié agricole.
Quelle démarche faut-il suivre pour faire une DPAE ?
Pour faire la DPAE d’un salarié, vous pouvez procéder de deux manières : l’approche physique ou l’approche numérique. Peu importe l’option que vous aurez faite, sachez que la démarche à suivre sera relativement simple.
Approche physique
En tant qu’employeur, vous avez la possibilité de suivre une démarche physique pour déposer la DPAE de votre salarié. Vous devez alors remplir un formulaire papier, plus connu sous le nom de « formulaire Cerfa 14738*01 ». Pour l’obtenir, il vous suffit de vous rapprocher du ministère du Travail ou de l’URSSAF.
Une fois que vous aurez rempli et signé ledit formulaire, vous devez le transmettre par télécopie ou par LRAC (lettre recommandée avec accusé de réception) à l’organisme destinataire. Ce dernier vous enverra alors un accusé de réception. Il ne vous restera qu’à remettre une copie de l’accusé de réception ou de la DPAE à votre salarié.
Approche numérique
Comme l’indique son nom, l’approche numérique se déroule en ligne. Elle consiste à vous rendre sur l’un des sites : « urssaf.fr » (s’il est question de votre tout premier salarié) ou « net-entreprises.fr » pour faire la DPAE de votre salarié. Une fois sur le site que vous avez choisi, vous devez avant tout créer un compte employeur. Par la suite, vous pourrez effectuer votre opération à travers :
- Un formulaire numérique ;
- Un fichier généré par le logiciel qui gère la paie de votre entreprise.
En optant pour une approche numérique, vous recevrez également un accusé de réception, dès la validation de la DPAE que vous avez transmise. Pour clôturer votre démarche, vous en ferez donc une copie à votre salarié. Il faut noter que l’approche numérique est exigée pour tous les employeurs qui ont plus de 50 DPAE à remplir chaque année. Tous les employeurs qui se déroberont à cette règle seront sanctionnés à juste titre par la loi.
Comment générer automatiquement des DPAE ?
Beaucoup d’employeurs ne la savent pas, mais il est tout à fait possible de générer des DPAE en mode automatique. En effet, certains logiciels de gestion de paie sont équipés des fonctionnalités nécessaires pour cette tâche. Créé pour participer à la gestion des ressources humaines des entreprises, Movinmotion est notamment l’un d’eux.
Il s’engage à générer automatiquement les DPAE des entreprises qui l’adoptent. Pour ce faire, il collecte les informations administratives de tous vos salariés pour créer leurs DPAE. Dès que vous êtes prêt, il enverra directement à l’URSSAF les fichiers ainsi générés. Le plus impressionnant avec Movinmotion, c’est sa capacité à transférer toutes les DPAE en un seul clic.
Il propose également d’autres fonctionnalités très intéressantes. Par exemple, il met à votre disposition un chargé de gestion sociale qui éditera vos documents de paie et qui élucidera vos diverses préoccupations. Il est en mesure d’éditer vos différents contrats de travail en quelques secondes seulement.
Cette prouesse déconcertante va plus loin, puisque Movinmotion vous offre la possibilité de signer électroniquement vos documents. Conçue à l’aide d’un procédé cryptographique, la signature proposée garantit une certaine intégrité à vos documents. C’est sans compter qu’il vous libère des contraintes administratives et financières qui relèvent des scans et envois postaux.