Dans le domaine du spectacle vivant, gérer les ressources humaines est une mission qui peut s’avérer chronophage. Peu importe la taille de la structure concernée, il faut dire que les tâches ne sont pas ce qu’il manque dans le département RH. Heureusement, il existe des logiciels spécialement conçus pour vous aider à bien gérer le capital humain de votre entreprise. Si vous envisagez d’en adopter un, voici une liste exhaustive des meilleurs logiciels RH que vous pouvez utiliser dans le secteur du spectacle vivant.
Le logiciel RH et son concept
Le logiciel RH est un outil numérique qui coordonne la gestion des tâches administratives et opérationnelles liées aux ressources humaines d’une entreprise. Partant de ses fonctionnalités, il vous offre un meilleur aperçu des principaux paramètres de votre entreprise. L’une des plus grandes particularités des logiciels RH, c’est leur capacité à vous faire gagner du temps.
À ce jour, les activités que peut effectuer un logiciel RH sont multiples et variées. Pour la plupart, elles se rapportent aux éléments suivants :
- La formation des salariés ;
- L’onboarding et le recrutement des nouveaux employés ;
- Le suivi de la paie et des notes de frais ;
- La gestion du temps de travail, des congés et absences ;
- La conception d’un portail RH ;
- La collecte, la sauvegarde et la sécurisation des données…
Les différentes catégories de logiciel RH
Comme nous l’avions dit plus haut, les logiciels RH existent sous des formes multiples et variées. Cependant, il est tout à fait possible de les scinder en deux grandes catégories :
La catégorie des logiciels RH spécialisés
Les logiciels RH spécialisés sont des programmes qui ne se penchent pas sur toutes les problématiques liées au département des ressources humaines d’une entreprise. Grâce à leurs fonctionnalités, ils s’attachent à résoudre une thématique bien spécifique. Des notes de frais aux congés payés, ladite thématique peut prendre diverses formes. Bien qu’ils soient les meilleurs dans leurs domaines, ils peuvent faire montre d’une énorme carence de modules.
La catégorie des logiciels RH complets
Communément appelés SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), les logiciels RH complets se présentent comme des outils généralistes. Contrairement aux logiciels spécialisés, ceux-ci s’évertuent à résoudre simultanément les problématiques majeures qui se rapportent aux ressources humaines d’une entreprise. Ils contiennent, pour la plupart, plusieurs modules qui peuvent s’avérer très utiles. Cependant, il faut noter qu’ils sont plus chers que les logiciels standards et peuvent ne pas être adaptés aux Très Petites Entreprises (TPE).
Les atouts d’un logiciel RH
Peu importe sa nature, un logiciel RH présente généralement des atouts cruciaux pour la bonne digitalisation d’un département RH. De manière générale, ceux-ci se traduisent comme suit :
Automatisation des process RH
L’un des plus grands atouts des logiciels RH, c’est leur capacité à automatiser la plupart des missions basiques liées à la gestion des RH. Indispensables au bon fonctionnement du département des ressources humaines, ces diverses missions apportent généralement peu de valeur ajoutée. C’est sans compter qu’elles sont chronophages et répétitives. En les automatisant, les logiciels RH vous permettent donc de réaliser un énorme gain de temps. Par ailleurs, vous avez plus de marge de manœuvre pour vous occuper d’autres missions.
Meilleur accès aux données
Le plus souvent, les logiciels RH s’assurent de créer des portails personnels pour tous les collaborateurs. Sans avoir à déranger l’équipe RH, ces derniers peuvent utiliser le portail pour consulter, à n’importe quel moment, les données qui les concernent et ceux qui se rapportent :
- au compteur d’heure ;
- aux absences ;
- au règlement intérieur ;
- aux congés et arrêts maladie…
Il faut ajouter que cette accessibilité va plus loin, en permettant aux collaborateurs d’effectuer leurs consultations depuis n’importe quel support numérique.
Stimulation de l’engagement des collaborateurs
En instaurant une certaine interactivité entre collaborateurs, les logiciels RH incitent ceux-ci à s’engager pleinement dans leur travail. Un programme doté d’un tableau de bord personnalisable vous permettrait, par exemple, d’intégrer vos employés dans la gestion de leurs propres dossiers administratifs. Partant de cette option, ils pourront également agir sur le processus de développement de leur potentiel et les éventuelles évolutions de carrière qui s’offrent à eux. Compétences, performances, mobilités et objectifs sont autant de points qui susciteront plus d’engagements chez eux.
Productivité accrue
L’automatisation de certaines tâches est un volet qui induit naturellement un accroissement de la productivité du personnel. Il faut que, grâce à elle, le temps et la main-d’œuvre assignés aux missions basiques et chronophages soient redirigés vers des actions plus productives. Plusieurs autres facteurs découlant de l’utilisation des logiciels RH participent aussi à l’amélioration de la productivité. Par exemple, les logiciels RH instaurent une certaine fluidité dans le processus de transmission des informations. Cette prouesse permet de réduire considérablement la ressaisie inutile de certaines données.
Réduction des charges financières
La numérisation induite par les logiciels RH permet de réduire les charges financières indirectes et les charges financières directes qui relèvent du fonctionnement d’une entreprise. En effet, les frais liés aux fournitures de bureau connaissent une diminution, puisque la quantité de documents à imprimer est limitée. Étant donné que les courriers administratifs et les bulletins de paie sont dématérialisés, vous pouvez également voir vos charges postales diminuer. De même, les frais de recrutement baissent, car le logiciel s’occupe de tout.
La sécurisation et la sauvegarde des données
La plupart du temps, un logiciel RH collecte les diverses données qui se rapportent au capital humain d’une entreprise. Par la suite, il procède à une numérisation de ceux-ci. Partant des règles mises en place par la RGPD, il s’assure de sécuriser et de sauvegarder ces informations. En dehors de la conformité législative qu’il vous offre, il permet à vos collaborateurs d’avoir à leur disposition un programme de stockage aussi bien fiable que sécurisé. Vous êtes donc certain de procéder à un bon archivage de vos informations.
Les fonctionnalités à rechercher chez un logiciel RH
Un logiciel RH se compose généralement de plusieurs fonctionnalités. Si vous souhaitez profiter des atouts que nous avions présentés plus tôt, ces dernières devraient au moins se présenter comme suit :
- dématérialisation des différents documents (stockage et sauvegarde des données, signature électronique, notes de frais…) ;
- gestion des activités et du temps du personnel (planification des activités, suivi des congés, présences et absences) ;
- gestion de la paie (DNS, export-comptable, prélèvement à la source…) ;
- gestion des talents (entretien, recrutement, formation, onboarding, bilan de compétence…) ;
- suivi et reporting des données…
Les meilleurs logiciels RH
Choisir un seul programme peut être compliqué lorsqu’on est confronté à la diversité des logiciels RH disponibles sur le marché. Afin de vous aider à faire le bon choix, nous vous avons sélectionné les logiciels qui s’adaptent le mieux au domaine du spectacle vivant.
Movinmotion
Movinmotion est un logiciel RH spécialisé dans la gestion des intermittents du spectacle. Créé pour les entreprises du secteur culturel, il est tout bonnement le programme qui comprend le mieux les réalités du secteur du spectacle vivant. À ce jour, il entretient des partenariats avec plus de 600 clients issus des conventions collectives du domaine. Grâce à ses fonctionnalités, Movinmotion réduit considérablement le temps affecté à la gestion des intermittents.
Comparé à un traitement traditionnel, il utilise, en moyenne, le quart du temps prévu initialement. Outre la collecte et l’archivage des données, le logiciel prend à sa charge les déclarations nominatives, les Assedic et le paiement des cotisations sociales. Pour optimiser le temps utilisé, il met au point un système de signature électronique qui vous épargne des échanges postaux.
Nibelis
Nibelis est un logiciel de paie SIRH disponible sur le marché depuis plusieurs années. Offrant une prestation complète et sur mesure, cet outil propose un suivi réactif et personnalisé à toutes les structures qui l’adoptent. À cet effet, il met à la disposition de celles-ci près de 15 modules SIRH. Grâce aux mises à jour qu’il effectue en temps réel, il vous garantit une certaine conformité avec les normes réglementaires en vigueur.
Pour sécuriser les informations qui lui sont confiées, Nibelis a mis en place un coffre-fort électronique destiné au stockage des bulletins de paie. En générant plusieurs tableaux de bord, il vous permet de gérer efficacement et aisément l’ensemble du personnel de votre entreprise. Avec lui, tous les utilisateurs habilités peuvent personnaliser l’affichage de ses fenêtres. À partir d’un système YouSign, le logiciel vous offre la possibilité de signer électroniquement vos contrats.
sPAIEctacle
sPAIEctacle est un logiciel RH qui vous permet de concevoir, d’analyser et de gérer la paie de votre entreprise. En dehors des intermittents du spectacle, il prend également en charge des permanents. Spécialement conçu pour le monde de la culture, il a déjà été adopté par plus de 3 000 producteurs et salles de spectacles sur le territoire français. En mettant en place une liste décomptant les congés à prendre, il assure le suivi des congés payés de vos employés. Étant donné qu’il est livré avec un bon préparamétrage, sPAIEctacle est facile à utiliser.
Pour une meilleure adaptation aux besoins de votre entreprise, vous avez la possibilité de revoir le paramétrage à votre guise. Comme on pouvait s’y attendre, l’outil évolue avec la législation. Il est donc régulièrement mis à jour. Grâce au module d’import-export dont il est équipé, il vous offre la possibilité de récupérer vos données à n’importe quel moment. Vous pouvez donc changer de logiciel de paie, sans pour autant être obligé d’attendre que votre exercice social prenne fin.
Axonaut
En tant que programme tout-en-un, Axonaut est un outil qui va au-delà de la gestion RH. Destiné aux Petites et Moyennes Entreprises (PME), ce logiciel complet présente des performances très satisfaisantes. En ce qui concerne les ressources humaines, il se charge de gérer le temps et les congés de vos collaborateurs. En plus de calculer vos charges financières, il sécurise vos documents à l’aide d’un coffre-fort dédié aux bulletins de paie. Sur le plan comptable, il met tout en œuvre pour gérer les notes de frais, les stocks et les indemnités kilométriques.
Depuis la prospection des factures jusqu’aux paiements proprement dits, Axonaut utilise ses fonctions CRM pour suivre tout le processus du travail commercial. À l’aide de son module de facturation, il peut partir d’une opportunité pour créer un devis. De même, il peut s’appuyer sur un devis existant pour créer une facture. Il vous épargne donc certaines tâches chronophages et vous permet de réaliser un gain de temps. C’est sans compter qu’Axonaut s’est assuré d’intégrer plusieurs outils d’automatisation dans son mécanisme : Stripe, Zapier Gocardless…
Personio
Personio est un outil créé pour numériser et simplifier les différents processus liés à la gestion des ressources humaines. Composé de plusieurs modules, il met à votre disposition des flux de travail interdépartementaux et automatisés. De cette manière, le travail manuel est réduit au maximum, et vous pouvez jouir d’une meilleure productivité. En regroupant en son sein tous les documents, données et tâches RH, il espère vous épargner toute forme de désordres administratifs.
Primes, congés, commissions, absences, heures supplémentaires…, Personio se charge de coordonner tous les éléments qui se rapportent à la paie de votre structure de spectacles vivants. Il regroupe notamment toutes les informations importantes dans un tableau, afin de vous offrir une vue panoramique sur toutes les variables. Partant de son interface e-recrutement, Personio recherche et suit vos nouveaux talents. Son workflow de notification anticipe l’intégration de vos nouveaux collaborateurs.
PayFit
Alliant simplicité et flexibilité, le logiciel PayFit permet aux PME et TPE de gagner du temps dans la gestion de leur capital humain. En tant qu’alternative de type SaaS (Software as a Service), il réduit vos charges financières en automatisant les tâches qui relèvent de la paie. Tout le long du processus de gestion de vos déclarations sociales, il s’engage à vous offrir un suivi de qualité et à effectuer les paiements requis. Pour une meilleure accessibilité, PayFit regroupe tous les documents RH au cœur d’une même interface.
Partant des reportings personnalisés qu’il fournit sous forme de tableau ou de graphique, il met à votre disposition un suivi statistique et visuel de vos données. En quelques clics seulement, vous avez la possibilité de consulter vos contrats de travail et d’exporter vos informations comptables. L’une des particularités de PayFit, c’est le gestionnaire de paie illimité qu’il met à votre service. En plus de créer des organigrammes, il se charge d’accompagner l’intégration des nouveaux talents.