Si auparavant les logiciels de paie se cantonnaient Ă  l’édition des fiches de paie, de nos jours ils ont Ă©voluĂ© pour inclure d’autres fonctionnalitĂ©s pour faciliter l’administration de l’entreprise et sa productivitĂ©. Ainsi les logiciels de paie en 2020 peuvent inclure une veille rĂ©glementaire et conventionnelle, des coffre-forts numĂ©riques pour partager les fiches de paie dĂ©matĂ©rialisĂ©es avec les salariĂ©s, des options de tĂ©lĂ©dĂ©claration de la DSN etc. Tour d’horizon sur les nouvelles fonctionnalitĂ©s liĂ©es Ă  la paie.

1. La veille légale et conventionnelle intégrée aux logiciels de paie

Le droit français Ă©volue et cela touche Ă©galement les conventions collectives. Les logiciels de paie qui cherchent Ă  automatiser entre autres la paie et la dĂ©claration de la DSN doivent ĂȘtre mis Ă  jour rĂ©guliĂšrement. Nous vous recommandons pour cela d’utiliser un logiciel de paie en mode SaaS (donc sans installation prĂ©-requise) pour ne pas avoir Ă  subir des mises Ă  jour qui bloquent votre service de paie. A titre d’exemple, ces changements obligatoires ont portĂ© ces derniĂšres annĂ©es sur la simplification du bulletin de paie, sa dĂ©matĂ©rialisation, le prĂ©lĂšvement Ă  la source (PAS) etc. 

Si vous avez une option d’externalisation de la paie, certaines sociĂ©tĂ©s Ă©ditrices de SaaS proposent tout de mĂȘme une veille lĂ©gale assistĂ©e vous permettant de mettre Ă  jour vos processus internes. 

Parmi les logiciels pour qui les mises à jour sont peu visibles et qui fonctionnent en mode SaaS nous pouvons citer PayFit, Silae ou encore Yourcegid Ressources Humaines Y2 de l’entreprise Cegid.

2. Le niveau de sécurité élevé

Le logiciel de paie doit ĂȘtre en mesure de garantir un niveau de sĂ©curitĂ© pour vos bases de donnĂ©es qui contiennent des donnĂ©es sensibles telles que les dossiers fiscaux, les paies, ou encore les renseignements personnels des collaborateurs. Si ce service est externalisĂ© par votre DSI, assurez-vous de la maniĂšre dont votre prestataire sĂ©curise les donnĂ©es de vos collaborateurs.

3. Comptabilité intégrée

Les nouveaux logiciels sont dotĂ©s de fonctionnalitĂ©s comptables qui peuvent grandement vous aider puisqu’ils sont capables de gĂ©rer les Ă©critures comptables liĂ©es Ă  la paie. Ils doivent pour cela ĂȘtre capable de se connecter Ă  votre logiciel de paie, ce qui est gĂ©nĂ©ralement prĂ©cisĂ© au moment oĂč vous effectuez une dĂ©mo du logiciel en question. Certains logiciels de paie appartiennent Ă  des suites complĂštes pour gĂ©rer les ressources humaines et la comptabilitĂ©. Dans ce cas la connexion entre paie et comptabilitĂ© est intĂ©grĂ©e nativement, c’est-Ă -dire que vous n’aurez aucune opĂ©ration Ă  effectuer en double. C’est le cas notamment de Cegid, qui Ă©dite Ă  la fois des logiciels comptables et de paie.

4. Workflows intégrés

Les workflows servent Ă  gĂ©rer les diffĂ©rents niveaux d’acceptation dans une chaĂźne de travail. AppliquĂ©s Ă  la paie, les nouveaux logiciels permettent aux dirigeants, encadrants et autres collaborateurs d’avoir un espace personnel depuis lequel ils peuvent effectuer certains suivis et validations spĂ©cifiques. Suivre les absences et les notes de frais des membres de l’équipe, par exemple, dĂ©poser les demandes congĂ©s, les suivre et les valider, saisir les primes et autres Ă©lĂ©ments exceptionnels de la paie etc.  Le tableau de bord global pour visualiser les workflows se prĂ©sentent habituellement sous la form e d’un organigramme d’entreprise. Chaque employĂ© peut le consulter – cela contribue Ă  la transparence dĂ©cisionnelle – et les paramĂštres globaux sont modifiables par la direction sans intervention du SAV du logiciel de paie.

5. Sauvegarde des rapports, des fiches de paie et d’autres fichiers sensibles

Les logiciels de paie Ă  la sauce 2020 incluent pour la plupart des fonctionnalitĂ©s d’édition automatique et de sauvegarde de vos fiches de paie. Si ces derniĂšres sont dĂ©matĂ©rialisĂ©es (= si vous ne comptez pas les imprimer), la loi exige leur conservation et disponibilitĂ© numĂ©rique pendant au moins 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans rĂ©volus du salariĂ©. En sus des obligations lĂ©gales votre logiciel de paie peut vous offrir un stockage en “coffre-fort numĂ©rique” semblable Ă  ce qu’offrent les banques de dĂ©tails pour vos documents sensibles. Ces options de stockages sont particuliĂšrement utiles pour dĂ©matĂ©rialiser tout ou une partie de vos documents RH tout en dĂ©lĂ©guant Ă  une tierce partie (l’éditeur du logiciel) la sĂ©curisation de ce stockage.

6. La saisie collaborative, ultime étape des gains de productivité du service de la paie

GrĂące aux derniers logiciels de paie, vos collaborateurs disposent d’un accĂšs personnel leur permettant de saisir leurs absences mais aussi leurs notes de frais. Vous disposez d’outil d’analyse prĂ©cis en temps rĂ©el pour constater l’avancement des saisies et organisez l’entrĂ©e des donnĂ©es grĂące Ă  des systĂšme de codes (par exemple pour classer les dĂ©penses). On passe d’un systĂšme de saisie des donnĂ©es centralisĂ© sur le service de paie Ă  un systĂšme de dĂ©lĂ©gation et d’automatisation. L’ultime entrĂ©e manuelle de donnĂ©es par le service concerne les Ă©lĂ©ments variables d ela paie non anticipables d’un mois sur l’autre. Il s’agit donc davantage d’une “rĂ©gularisation” que d’une entrĂ©e manuelle et mensuelle systĂ©matique.

7. Sauvegarde des rÚgles de calcul des rémunérations

Il arrive que les rĂšgles de calcul des rĂ©munĂ©rations changent pour des raisons diverses. Pour cette raison les logiciels de paie moderne incluent une sauvegarde des rĂšgles de calculs de base des rĂ©munĂ©rations des salariĂ©s, avec les dĂ©ductions, les primes perçues, la rĂ©munĂ©ration des heures supplĂ©mentaires et des majorations, et enfin les parts sociales des collaborateurs. Une logique de calcul qui prĂ©valait il y a quelques annĂ©es peut Ă©voluer, mais vous devez ĂȘtre capable de justifier ces changements pour faciliter la comprĂ©hension de la paie dans le temps. La tĂąche est donc automatisable directement dans le logiciel de paie.

8. La personnalisation avancĂ©e de l’interface pour s’approprier son outil de travail :

La personnalisation des interfaces d’une application de gestion de paie s’applique de deux façons diffĂ©rentes. PremiĂšrement, vous pouvez personnaliser votre logiciel selon l’organisation gĂ©nĂ©ral de votre entreprise, par exemple en crĂ©ant des accĂšs sĂ©parĂ©s pour chaque service qui affichent un tableau de bord diffĂ©rent lorsque les collaborateurs desdits services se connectent. La personnalisation peut Ă©galement s’effectuer Ă  un second niveau, davantage fonctionnel. En effet, les menus, les interfaces et les rapports affichĂ©s peuvent ĂȘtre Ă©galement personnalisĂ©s. Cela revient Ă  adapter prĂ©cisĂ©ment le logiciel Ă  votre utilisation en simplifiant l’accĂšs aux fonctionnalitĂ©s les plus courantes et en relĂ©guant les autres Ă  un second rang. Vous pouvez inclure par exemple un calendrier de l’entreprise avec les dates importantes Ă  ne pas manquer. Enfin, si vous reprĂ©sentez un cabinet comptable qui utilise un logiciel externe Ă  l’entreprise pour traiter la paie de vos clients, des options de whitelabelling – ou utilisation en marque blanche – pour promouvoir votre marque sont monnaie courante en 2020.

Conclusion

Si un logiciel de paie demeure avant tout fonctionnel, c’est Ă©galement un Ă©lĂ©ment de compĂ©titivitĂ© de votre entreprise : commettre des erreurs ou affecter trop de temps Ă  la paie dĂ©grade cette productivitĂ©. Pour rester compĂ©titif et mutualiser les efforts consacrĂ©s aux tĂąches administratives, les logiciels s’adaptent non seulement Ă  la grande tendance de la numĂ©risation mais anticipent les besoins futurs : dĂ©lĂ©gation de la saisie aux personnes extĂ©rieures Ă  la paie, reporting intelligent, workflows automatisĂ©s
 renforcent votre efficacitĂ©. Enfin, gardez Ă  l’esprit que chaque annĂ©e en France, 40 % des litiges prud’homaux sont liĂ©s Ă  des conflits portant sur des rĂšglements de salaires et autres primes. Faites le bon choix !