Comment bien choisir un logiciel de paie ? Les critères indispensables 🔍

Il arrive parfois que l’employeur fasse des erreurs lors de l’établissement des fiches de paie des salariés. L’utilisation d’un logiciel de paie permet de minimiser ces risques d’erreurs. Il permet également de gagner du temps et de se concentrer sur d’autres tâches à forte valeur ajoutée de l’entreprise, comme la formation des salariés ou encore le recrutement. Trouver un bon logiciel de paie n’est pas pourtant pas facile : le choix est très vaste sur le marché fractionné entre les entreprises de différentes tailles et les différentes fonctionnalités, les logiciels à télécharger dits on premise et ceux en mode SaaS. Pour vous aider dans votre choix, voici les critères importants à prendre en compte pour choisir le bon logiciel de paie. 

La capacité à intégrer les évolutions du législateur

C’est un critère de choix important. Un logiciel de paie doit être capable d’intégrer les différentes règles de calcul, avec toutes les évolutions réglementaires. Certains points de la législation sont parfois assez complexes comme la gestion des congés payés, les cotisations sociales et patronales, les règles définies par les conventions collectives, etc.  L’utilisation d’un logiciel de paie professionnel doit accompagner les mises à jour des textes réglementaires. A titre d’exemple, depuis le 1^er janvier 2018, les bulletins de paie simplifiés sont devenus obligatoires. Depuis le 1er janvier 2019, de nouvelles mentions relatives au prélèvement à la source doivent figurer sur les bulletins. C’est la raison pour laquelle il est primordial d’opter pour un logiciel apte à appréhender toutes les évolutions règlementaires et légales du droit social français. 

La facilité d’intégration du logiciel avec votre environnement

57 % des professionnels interrogés par le site comparateur de solutions ERP CELGE affirment vouloir une solution internalisée. Rien d’étonnant puisque la paie fait partie intégrante de la compétitivité d’une entreprise, de par sa capacité à réduire les coûts administratifs dans les structures qui ont atteint une certaine taille.

Dès lors 3 types de solutions existent pour réduire les frictions avec l’environnement existant : 

1. Pour les entreprises d’une certaines taille (> 50 salariés), les SIRH qui automatisent le plus possible toutes les fonctions RH en bénéficiant d’options.
2. Pour les entreprises de toute taille, les logiciels de paie en mode SaaS qui se suffisent à eux-mêmes et qui fonctionnent en autonomie complète une fois le paramétrage initial effectué. Les SIRH du point précédent peuvent également fonctionner en mode SaaS. Ils constituent alors une version à usage simplifié de la suite logicielle RH tout-en-un et incluent la paie.
3. Les logiciels de paie simples en ligne, souvent gratuits ou très peu coûteux pour les TPE.

Il est important d’opter pour un logiciel de paie adapté à l’environnement interne de l’entreprise. Les professionnels souhaitent en effet profiter d’une solution de paie simple à utiliser et qui s’intègre avec les outils dont ils disposent déjà. La tendance en 2023 est à l’utilisation de logiciels RH tout-en-un, les SIRH. La paie devient alors une des fonctionnalités clé à tester afin de faire son choix parmi les suites logicielles du marché.

La solution choisie doit être opérationnelle le plus rapidement possible. Parmi les formules proposées, les logiciels de paie en mode SaaS ont la faveur des  professionnels. Les logiciels en mode SaaS sont fonctionnels plus rapidement puisqu’ils ne nécessitent qu’un navigateur Internet pour fonctionner. Ils s’intègrent facilement à l’environnement à l’entreprise, quelle que soit son effectif.

La dernière grande catégorie de logiciel de paie sont les logiciels de paie simples en ligne. Ils fonctionnent en mode SaaS mais ne traitent que la paie. Ils sont souvent facturés par bulletin de paie, et sont donc bon marché pour les petites structures mais peu adaptés au traitement de la paie dans les entreprises de plus de 50 salariés. Ils peuvent également être proposés avec un abonnement mensuel, là encore peu coûteux pour les TPE.

La relation entre tous les pôles de production de l’entreprise

52 % des entreprises recherchent un logiciel de paie capable de faciliter le travail des Ressources Humaines. Le logiciel choisi doit fluidifier la collaboration avec le service de Ressources Humaines et de la Comptabilité. L’idéal est d’opter pour un logiciel permettant de générer automatiquement l’établissement des fiches de paie. Le logiciel doit permettre de créer un dossier spécifié pour chaque salarié avec toutes des données se rapportant à sa paie. L’interface de navigation doit être intuitive pour faciliter son utilisation. Une fois que toutesles informations nécessaires sur la convention collective ont été introduites dans le logiciel, il doit servir de guide dans toutes les démarches à suivre concernant l’introduction des variables de paie.

Avec le logiciel de paie, les déclarations sociales seront également envoyées automatiquement à tous les organismes concernés, avec toutes les informations les plus précises possible.

La protection des données et l’accessibilité des bulletins de paie en ligne

Les données manipulées par les services de comptabilité et RH sont très sensibles. Le niveau de protection des données transmises doit être optimal. Un bon logiciel de gestion de paie doit être doté d’un service de conservation, et de sécurisation des données. Le décret n° 2016–1762 portant sur la dématérialisation des fiches de paie sans consentement préalable du salarié est rentré en vigueur le 1er janvier 2017. Bien que ce dernier puisse s’opposer à ce mode de transmission, le bulletin de paie dématérialisé est devenu la norme en 2023. Dès lors, plusieurs fonctionnalités sont importantes :

1. Le décret n° 2016–1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité oblige les entreprises optant pour le bulletin de salaire dématérialisé à le conserver pendant 50 ans à partir de sa date d’émission ou jusqu’au 75ème anniversaire de l’employé. Les logiciels de paie qui permettent l’émission de bulletin de paie dématérialisé doivent proposer cette fonctionnalité de conservation, idéalement dans un coffre-fort électronique.
2. Les nouveaux logiciels de paie en mode SaaS permettent de créer un accès en ligne aux collaborateurs qui peuvent consulter leurs bulletins de paie et les télécharger sous format pdf.
3. Comme les variations de la paie sont notamment liées aux absences, les collaborateurs peuvent également utiliser leur accès en ligne pour faire leurs demandes d’absences (congés avec ou sans solde, absences exceptionnelles etc.), qui sont également validées par leur manager en ligne avec leur propre accès.

La simplicité d’utilisation

Un bon logiciel de paie doit être facile à utiliser et ergonomique. Il doit permettre le gain de temps dans toutes les opérations de paie, afin que les non-experts puissent gérer la gestion de paie de son personnel. Avec une interface intuitive, le logiciel doit rendre la tâche des  gestions de paie beaucoup plus rapide. Le plus important à garder en tête, c’est que le logiciel qui édite les bulletins de paie facilite le travail du RH et/ou de la comptabilité. Idéalement, seule la configuration initiale du logiciel de paie doit demander de bloquer plusieurs jours aux futurs utilisateurs. Chaque mois, seuls les éléments variables de la paie d’un mois sur l’autre devront être rentrés, les autres éléments (charges, absences, remboursement des titres de transport etc.) seront intégrés automatiquement.

Une meilleure gestion des congés, des absences et des notes de frais 

Les meilleurs logiciels de paie sont ceux qui ne se limitent pas à la paie. En 2023 la plupart des logiciels sont intégrés au sein de suites logicielles, les fameux SIRH. Ces derniers proposent des fonctionnalités qui complètent la “brique” ou le module de paie. 

De ce fait, c’est le salarié lui-même qui remplira toutes les informations liées à ses absences qui sont nécessaires pour l’établissement des bulletins de paie. Les notes de frais sont également de l’information qui n’est plus systématiquement renseigné par le service paie ou comptabilité mais par les collaborateurs directement. Cela permet au service RH et à la comptabilité des déterminer le taux de remboursement automatiquement après validation des demandes, et donc de gagner en productivité. 

Un support orienté métier et joignable instantanément

Il est toujours utile d’avoir un support technique durant l’utilisation d’un logiciel de paie. Une assistance personnalisée est toujours utile surtout pour résoudre les problèmes avec le logiciel ou les  fichiers. Ce service doit être joignable à tout moment pour profiter d’une réponse instantanée à chaque problème rencontré. L’adoption rapide des SaaS a vu l’émergence d’un nouveau type de support : le support métier contactable via la messagerie instantanée directement dans l’interface du logiciel. Cela permet à l’opérateur de voir exactement ce qui se passe, quelles opérations ont été effectuées et donc de régler le problème plus rapidement. 

Le churn, ou le taux de non-renouvellement d’un abonnement d’un mois à l’autre, est un indicateur business scruté par les éditeurs de SaaS. Ces derniers ont donc développé une véritable stratégie autour du service client qui doit être instantanément joignable à tout moment durant les heures de travail. Il est également possible de profiter d’un paramétrage initial personnalisé du logiciel pour faciliter la transition de l’ancien système de gestion de paie avec le nouveau. 

Les coûts cachés, les durées d’engagement

Le coût d’un logiciel de paie varie du simple au triple selon les fonctionnalités disponibles. C’est un critère de choix non négligeable surtout pour les petites entreprises. Cependant, pour faire le bon choix, il ne faut pas se baser uniquement sur le prix du bulletin de paie unitaire. Des coûts cachés peuvent souvent se trouver dans les packages proposés et la facture peut rapidement devenir très chère. Il est important d’opter pour un logiciel permettant par exemple l’ajout d’un nouveau salarié sans frais supplémentaire. Il faut également vérifier toutes les politiques d’engagement. La durée de celui-ci peut varier d’un éditeur à un autre variant de quelques mois à plusieurs années. L’engagement peut être un levier de négociation important pour les suites logicielles, à utiliser de façon systématique pour le choix d’un SIRH complet.

En conclusion testez et définissez bien vos besoins, afin de bien choisir un logiciel de paie

L’utilisation d’un logiciel de paie est très bénéfique aussi bien pour les petites que les grandes entreprises. Ils minimisent la perte de temps dans les traitements de données de paie et facilitent les déclarations sociales et fiscales. L’utilisation de logiciel de paie permet également de minimiser les risques d’erreur lors de l’établissement des fiches de paie. Les différents critères énumérés ci-dessus faciliteront votre recherche. 

Il est important d’adapter chaque fonctionnalité aux spécificités de l’entreprise : types de contrats majoritaires dans l’entreprise, volumes des notes de frais à traiter, gestion de plusieurs entités en même temps etc. Le choix d’un logiciel est engageant dans le temps, pour cela assister à une démo gratuite et  personnalisée est le minimum requis. Certains éditeurs, notamment les SaaS, proposent des versions d’essai avec une configuration initiale minimale. Pensez également à la paie comme un facteur de productivité de l’entreprise. Il est possible de mutualiser vos autres tâches RH, aussi dans certains cas pourquoi se limiter à la paie ? Un SIRH est peut-être plus adapté à vos besoins. Enfin, il ne faut pas se fier uniquement au prix quand vient le moment de choisir un logiciel de paie, mais plutôt anticiper les besoins futurs et l’évolution de l’entreprise.