De plus en plus d’entreprises et de salariés sont tentées par les e-bulletins de paie: gain d’espace, économie de papier, accès aux informations en temps réel. Quels sont les enjeux?
Pourquoi passer à l’e-bulletin?
L’économie se dématérialise de plus en plus et les entreprises numérisent les factures, les bons de commandes… Les ressources humaines tendent aussi à suivre ce mouvement pour diminuer les tâches sans valeur ajoutée, gagner de l’espace de stockage, accéder plus facilement aux documents archivés, fiabiliser les données, avoir une meilleure traçabilité des échanges.
Si les bulletins de paie côté employeurs sont aujourd’hui souvent dématérialisés, ce n’est pas encore le cas pour le bulletin remis au salarié. Il existe cependant des solutions, à condition de respecter certaines lois.
Aspects légaux de la dématérialisation
Code du travail
Tous les employeurs sont dans l’obligation légale du code du travail de remettre un bulletin de paie à leurs salariés, sous peine d’amende.
Cependant le bulletin n’a qu’une valeur informative. Il ne suffit pas à prouver que le salaire a été versé, ni que le salarié accepte le salaire mentionné sur le bulletin.
Depuis la loi du 12 mai 2009, l’employeur a la possibilité, avec l’accord du salarié, de lui remettre son le bulletin de paie sous forme électronique.
Garantir l’intégrité des données
C’est la seule obligation légale précisée par le code du travail concernant le bulletin de paie électronique.
L’article 4.f du règlement n 460/2004 du Parlement Européen définit l’intégrité des données comme « la confirmation que les données qui ont été envoyées, reçues ou stockées sont complètes et n’ont pas été modifiées »
Selon la recommandation du Forum des droits sur Internet et la Mission Economie numérique de 2006, l’intégrité est est considérée comme assurée si:
- Le document est lisible
- Le contenu informationnel est stable
- Les opérations sur le document sont traçables
Avantages de la dématérialisation
Le passage à l’e-bulletin peut présenter des avantages, aussi bien pour le salarié que pour l’employeur.
- information en ligne accessible à tout moment
- conservation simplifiée
- diminution des coûts liés à l’impression
- gain de temps et d’efficacité dans la distribution
Freins à la dématérialisation
Les salariés peuvent craindre la disparition d’un moment d’échange avec leur hiérarchie, qui était fait au moment de la remise de la fiche de paie.
Il n’existe pas de norme concernant la remise du bulletin électronique, ce qui peut freiner de nombreuses entreprises.
Comment appliquer la dématérialisation du bulletin de paie?
Obtenir l’accord du salarié
Si la loi précise que l’employeur doit avoir l’accord du salarié pour lui remettre son bulletin de paie sous forme électronique immatérielle, elle ne précise pas comment ni sous quelle forme.
Nous vous recommandons toutefois de recueillir la preuve écrite de l’accord du salarié. Cela peut se faire sous forme de clause spécifique dans le contrat de travail ou d’un document à part prouvant l’accord.
Que doit comporter le document? Il ‘agit ici d’une liste non exhaustive de recommandations sur le contenu du document.
- L’identité de l’employeur
- L’identité du salarié
- La date de l’accord
- La date de mise en service du bulletin électronique
- Les modalités d’accès à la fiche de paie dématérialisée (identification, code d’accès)
- Explications quant au mode de stockage des données
- Mention de la possibilité pour l’employeur et le salarié de renoncer à la remise électronique du bulletin de paie
- Mention que le salarié accepte la remise de son bulletin de paie par voie électronique
Remise du bulletin de paie
La loi ne précise pas sous quelle forme doit s’effectuer la remise du bulletin de salaire à l’employé. On peut envisager deux options: remise sous forme uniquement électronique ou remise sous forme électronique et papier.
Dans le cas d’une remise électronique seulement, il est recommandé de:
- Demander un accusé réception dans le cas d’une remise sous forme électronique seulement
- Respecter la périodicité de la remise: mensuelle
- Préserver la confidentialité
Conservation des bulletins
C’est une obligation légale définie par le droit du travail , l’employeur doit conserver une copie des bulletins de paye pendant au moins 5 ans, et mentionner sur ceux-ci que le salarié est incité à les conserver sans limite de temps.
Rôle des délégués du personnel
La loi ne mentionne aucune obligation de consulter les délégués du personnel au sujet de la mise en place de la dématérialisation du bulletin de paie. Cependant, il est vivement conseillé de les informer des modalités : qui cela va-t-il concerner? Quelles seront les modes d’accès à la feuille de paie? Comment cela va-t-il être communiqué aux salariés?
Logiciels de paie dématérialisée
La dématérialisation du bulletin de paie comporte des avantages pour l’employeur autant que pour le salarié. Cependant, il est important de s’assurer que certaines conditions légales et de bon sens soient respectée afin que la transition se passe pour le mieux.
Voici quelques solutions existantes pour vous permettre de faire le bon choix.
- Cegid
- ManaTime est un Logiciel de dématérialisation de bulletin de paie
- Pagga propose de réaliser les bulletins de paie en ligne afin de les dématérialiser
- Numeria propose une offre de gestion complète des e-bulletins de paie et en assure la mise en œuvre.