Fiche de paie, quésaco ?
Dans un monde du travail toujours plus mouvant et à l’affût du moindre gain de temps, de nombreux logiciels de paie ont émergé ces dernières années afin de rendre la vie des entreprises, PME ou start-up beaucoup plus facile. L’édition de la fiche de paie est un travail qui requiert du temps et de la précision. Alors, pour pallier à ces obstacles, les mots d’ordre des logiciels de paie sont gain de temps et efficacité. Dans un tel contexte – et au vu des nombreux logiciels présents de nos jours – il semble nécessaire de faire un zoom sur leurs services et offres proposés. Ainsi, pour mieux vous aider dans votre choix de logiciel de paie, nous nous intéresserons à deux pionniers de l’édition des fiches de paie : PayFit et Cegid. Regardons ensemble leurs fonctionnalités et services afin de vous guider.
Les fonctionnalités du logiciel de paie
Le logiciel de paie a pour rôle principal la gestion et l’automatisation de tous les processus administratifs gravitant autour de la paie et de la vie du salarié. Le logiciel de paie se veut désormais essentiel pour mener à bien l’édition des fiches de paie, bien souvent une mission casse-tête dans le travail des Ressources Humaines. Cette édition doit évidemment se réaliser en fonction des déclarations légales et obligatoires et de toutes les spécificités des activités de chaque collaborateur.
Outre l’édition des fiches de paie, le logiciel de paie a plusieurs fonctionnalités :
- L’édition des reportings et tableaux de bord ;
- La tenue du registre du personnel ;
- Le suivi d’activité de chaque salarié (congés, absences, etc.) et les mouvements de chacun des collaborateurs (la Déclaration Préalable À l’Embauche ou DPAE, le solde de tout compte, les attestations Pôle Emploi, le contrat, etc.) ;
- La saisie des variables lorsqu’ils sont présents ;
- Toutes les déclarations annexes telles que celles relatives aux cotisations sociales, à la médecine du travail ou encore celles des données sociales ;
- La gestion des règlements grâce à des fichiers permettant l’envoi des virements à la banque, une fois l’édition des fiches de paie ayant eu lieu.
Pour une fiche de paie optimale, il est donc nécessaire de prendre en compte tous ces paramètres afin de mieux choisir le logiciel de paie adapté aux besoins et aux attentes de l’entreprise, en sachant que les besoins peuvent dépendre d’un certain nombre de facteurs, à savoir le nombre de salariés, par exemple. Dans ce contexte, nous vous proposons d’opposer deux pionniers de l’édition de la fiche de paie : PayFit et Cegid.
La fiche de paie selon PayFit
Les bases de PayFit
PayFit est LA start-up spécialisée dans la paie du moment. Mais PayFit ne gère pas que la paie. En effet, il est bien loin le temps où PayFit n’avait qu’une corde à son arc, la paie. Aujourd’hui, et suite à une levée de fonds de 70 millions d’euros en juin 2019, la start-up voit son champ de compétences élargi. À la gestion et l’édition de la fiche de paie s’ajoutent d’autres fonctionnalités, toujours plus modernes, afin de faire gagner du temps aux entreprises et à leurs RH. Ces nouvelles fonctionnalités sont la gestion des absences, la saisie des notes de frais des salariés et même l’onboarding, étape fondamentale liée à l’intégration et à la rétention des collaborateurs.
Fiche de paie, un mot d’ordre : l’automatisation
PayFit rend possible et efficace l’édition des fiches de paie grâce à l’automatisation des processus. Les fiches de paie sont générées automatiquement en fonction de tous les différents paramètres relatifs à la vie du salarié. Ses paramètres sont les suivants :
- Le type de contrat (s’il s’agit d’un CDI, d’un CDD, d’un contrat en intérim, etc.) ;
- Les absences du salarié et ses congés ;
- Les remboursements des notes de frais des salariés.
Ainsi, par le recueil et la collecte de toutes ces données, la fiche de paie est générée automatiquement et celle-ci est envoyée par la suite au salarié. Les collaborateurs reçoivent par courriel, et en même temps, leur fiche de paie. Les responsables en charge de la paie sont complètement libres de fixer la date qu’ils désirent pour la génération des fiches de paie. Celle-ci permettra ensuite la création d’un fichier de virement SEPA (Single Euro Payments Area). Ce fichier sera par la suite envoyé à la banque de l’entreprise qui pourra effectuer le paiement des salaires de chaque collaborateur. Une façon d’aller encore plus loin dans l’automatisation et de faire gagner du temps aux équipes RH.
À qui s’adresse PayFit ?
PayFit se destine principalement aux PME (Petites et Moyennes Entreprises) et aux start-up qui, en raison de leur taille et du nombre de salariés qui les composent, se voient souvent démunies d’un service ou d’un département des Ressources Humaines à part entière. Si vous êtes donc une petite ou moyenne entreprise ou une start-up dont le nombre de collaborateurs n’est pas encore conséquent et que vous souhaitez une solution d’édition de fiches de paie adaptée à votre entreprise, PayFit pourra être votre meilleur allié.
Quel est le coût de la solution de paie proposée par PayFit
Comme précisé précédemment, PayFit s’adresse aux entreprises ou plus globalement tout organisme souhaitant gagner du temps concernant la gestion de la paie et dont les effectifs ne sont pas significatifs quantitativement parlant. Dans cette optique, le logiciel propose une solution accessible pour un prix de 99€ (le premier pack) et 14€ supplémentaires par salarié.
Avantages et inconvénients
PayFit permet d’éviter tout type de retards lié au paiement des salariés grâce à l’automatisation de la gestion de la paie et à l’édition des fiches de paie de chacun des collaborateurs. L’entreprise ayant choisi cette solution de gestion de la paie n’a donc plus à se soucier des règlements des salaires et de tous les détails gravitant autour de ce sujet. Ce gain de temps et cette efficacité accrue sont donc le gros avantage de la solution proposée par la plateforme. En outre, l’outil est rapide, performant et fournit des données exactes. Cet outil rend possible aux utilisateurs la consultation de leur dossier avec toutes les informations relatives à leur activité. Cette consultation est pratique car elle est fluide. Elle peut se faire à tout moment grâce au service d’hébergement cloud AWS (Amazon Web Services) qui collecte et conserve ces données.
L’inconvénient de cette solution réside dans le fait que les documents réalisés pour l’édition des fiches de paie ne peuvent malheureusement pas être revus. Ce détail peut donc bloquer certaines entreprises souhaitant revoir les documents en question et souhaitant également avoir une main sur l’historique de ces documents. Toutefois, il existe un service client qui pourra répondre aux éventuelles questions liées à cette problématique.
La fiche de paie selon Cegid
Les bases de Cegid
Cegid est l’autre pionnier de l’édition des fiches de paie. L’entreprise, dont l’expertise et la renommée ne sont plus à prouver, se positionne comme un acteur majeur de la transformation numérique des entreprises. Les services de cloud et ceux liés au logiciel de gestion sont les deux offres proposées par le logiciel. Ainsi, le logiciel s’adresse aux professionnels des métiers de l’expertise comptable, de la finance et de la fiscalité, du retail, des RH et aussi de la paie. Le logiciel propose une solution de paie / RH en SaaS (Software As A Service) pour fiabiliser et digitaliser mais aussi optimiser la gestion des Ressources Humaines.
Fiche de paie, un mot d’ordre : fluidité
Cegid se positionne comme LE logiciel de paie et propose aux entreprises une solution complète mêlant la gestion de la paie à la gestion du personnel. De ce fait, le logiciel de paie est capable d’analyser les données RH, facilitant donc le pilotage du capital humain mais également les échanges entre les managers, les collaborateurs et tous les services RH. Le salarié peut ainsi fournir certaines informations afin de faciliter la gestion de la paie. Ces informations sont diverses et peuvent être les demandes de congés, les heures supplémentaires réalisées par ce même salarié, ses notes de frais, etc. Tous ces paramètres qui ont un impact direct sur la paie seront traités et permettront une réelle optimisation du fonctionnement du service RH.
À qui s’adresse Cegid ?
Cegid s’adresse principalement aux PME (Petites et Moyennes Entreprises), tout comme PayFit, à travers l’offre YourCegid RH Y2. Ces PME ou ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire) peuvent être composées de 10 à 2000 salariés en moyenne. Ici encore, si vous êtes une petite ou moyenne entreprise, la plateforme peut être la solution dont vous avez besoin. Toutefois, Cegid ne s’arrête pas aux PME et grâce aux trois versions paramétrables du logiciel de paie, vous pourrez adapter cette solution de gestion de la paie à vos besoins. Ces versions sont les suivantes : la S3 présentant une solution pré-paramétrée ; la S5 présentant un logiciel paramétrable ; la S7 destinées aux grands comptes, avec la fourniture d’un générateur d’extension progicielle (c’est-à-dire une extension prévue pour le logiciel professionnel). Ce panel de « personnalisation » de la solution de paie rend le processus d’édition des fiches de paie plus adapté à l’entreprise en question.
Quel est le coût de la solution de paie proposée par Cegid
Cegid a toutefois un coût. Pour les solutions liées à la paie et à l’édition des fiches de paie, il faut compter au moins 180€ (prix d’entrée). Si vous souhaitez des packs plus adaptés à vos besoins et à vos attentes, il faudra compter plusieurs centaines d’euros mais cette somme peut fortement varier en fonction de vos besoins. Pour un prix plus précis et détaillé, il vous faudra demander un devis auprès de Cegid.
Avantages et inconvénients
Cegid se veut être une solution de paie (mais pas que) complète et proposant une fluidité des échanges et des processus relativement bonne. Tout comme PayFit, l’entreprise ayant choisi cette solution n’a plus à se soucier des détails gravitant autour du sujet de la paie et de l’édition des fiches de paie. Ce gain de temps est le gros avantage de la solution proposée par Cegid. Cela permet également une communication facilitée, une mise à jour en temps réel et une cohérence des données.
Toutefois, le plus gros inconvénient reste le prix. En effet, les paramétrages des interfaces et les différentes versions du logiciel Cegid rendent le coût de la solution élevé et entraînent une forte dépendance technique.
Fiche de paie : les derniers conseils
Pour bien choisir son prestataire et se tourner vers le logiciel le plus adapté aux besoins de l’entreprise, posez-vous les bonnes questions :
- De quoi a besoin mon entreprise / TPE / PME / start-up ?
- Quel est l’effectif de mon entreprise et est-il voué à s’accroître d’ici les prochaines années ?
- Quelles sont les attentes des collaborateurs en terme de gestion du personnel ?
- Quel est le budget octroyé par mon entreprise pour un logiciel de paie ?
Enfin, trois points clés sont à prendre en considération :
- L’outil doit idéalement suivre la législation et les nouveautés juridiques (préférez un éditeur de fiches de paie basé sur la législation pour éviter un problème s’agissant des réglementations relatives à la paie) ;
- Restez vigilant quant à vos données ;
- Le logiciel est-il en complète adéquation avec vos attentes et objectifs fixés ?
Pour aller plus loin…
Et pour aller plus loin dans votre choix, vous pouvez également consulter nos articles comparatifs : comment bien choisir son logiciel de paie en 2020 ; les meilleurs logiciels de paie en ligne jusqu’à 50 salariés ; les 5 logiciels de paie les plus simples pour les PME en 2020.