Qu’est-ce que la GTA ? 🚦 Gestion des Temps et des Activités

La GTA englobe le suivi des temps de travail, des présences, des absences et des activités des salariés. Elle répond à l’impératif de régulation du temps de travail, entre productivité des collaborateurs et le besoin de gestion des horaires par l’entreprise. La mise en place d’une solution de GTA affecte l’entreprise de façon structurelle, puisqu’elle affecte aussi bien le département RH que les autres départements opérationnels. La GTA est devenue une composante essentielle de la SIRH et permet de mieux maîtriser le traitement du temps et de l’activité des collaborateurs. 

A quoi sert un logiciel de GTA ?

On retrouve les 4 grandes fonctions de la GTA (planning, présence, EVP & collaboration) gérées par un logiciel SIRH :

1. La prévision et la qualification du planning horaires des collaborateurs comprenant les activités administratives telles que les temps de délégation, les visites à la médecine du travail, ou plus couramment la gestion des absences et les réunions.
2. L’enregistrement des temps de présence et d’absence à partir de badges, de déclarations de présence, de fiches horaires etc.
3. Le calcul de l’ensemble des éléments variables de paie (EVP)
4. La gestion des demandes et des validation des absences avec un système collaboratif entre le collaborateur et la manager.

La GTA est une partie intégrante des RH qui vise à l’établissement d’un planning, un document précis relatant une prévision des absences et des présences. Le logiciel est là pour aider le département RH à produire ce planning et enregistrer le delta entre les prévisions et les présences réelles.

Pourquoi implémenter un projet de GTA ?

La façon la plus traditionnelle de gérer les temps et les activités est la saisie a posteriori par le service RH des absences dans le logiciel de paie. Deux problèmes peuvent se cumuler : la saisie peut prendre trop de temps et ralentir le service de paie et la saisie des absences dans la précipitation peut générer des erreurs de saisie. Dans ce dernier cas il convient de procéder à des rectifications, ce qui prend encore davantage de temps.

Les outils de gestion de la GTA sécurisent la saisie et font gagner du temps aux RH sur ces tâches chronophages. Au lieu de traiter l’information des absences à la fin du mois, intégrer un workflow de demande d’absence et de validation par le management permet d’avoir l’information en temps réel. Les managers sont responsables du temps de présence de leurs subordonnés et saisissent les écarts par rapport au planning directement dans le logiciel en cas d’anomalie de présence. Les SIRH intégrant la GTA permettent donc une gestion de A à Z de cette dernière, de l’établissement du planning aux vérification d’EVP en fin de mois. Le ratio de gain de temps estimé varie de 3 à 5.

Parmi les autres avantages liés à la gestion de la GTA à l’aide d’un logiciel dédié figurent une meilleure anticipation des absences par les équipes, une information davantage transparente sur les temps de congés pris par les collaborateurs au sein des équipes opérationnelles ou encore un meilleur respect des engagements pris auprès des partenaires sociaux avec un contrôle via le logiciel. L’ultime argument est purement écologique, avec une digitalisation des documents tels les demandes d’absences qui n’ont plus besoin d’être imprimées.

Comment implémenter correctement un projet de GTA au sein de l’entreprise ?

Prévoir une petite équipe de gestion de projet

La GTA impacte à la fois l’équipe RH et les opérationnels, pour cette raison votre projet de GTA doit être convenablement dimensionné avec un(e) chef(fe) de projet, un(e) responsable MOA (maîtrise d’ouvrage), un(e) MOA spécialisé RH et un(e) responsable SI (système d’information. 

L’idée est de réunir toutes les parties prenantes autour d’une même table, et de ne pas avancer sans avis de la DSI. Parmi les autres contributeurs au projet, comptez un(e) intervenant(e) juridique et des opérationnels RH, a minima un(e) référent(e) GTA qui utilisera la solution quotidiennement. Le risque principal lié à la gestion de projet est de sous-estimer sa complexité du fait qu’il se situe au croisement des RH, du juridique et des autres départements opérationnels de l’entreprise. 

Les principales phases du projet GTA peuvent être définies comme suit :

• le choix de la solution
• les spécifications fonctionnelles et techniques du projet
• la réalisation du paramétrage
• le recettage de la solution : un premier test est fait “grandeur nature”
• les phases pilotes appliquées à un petit nombre de cas
• le déploiement de la solution

On compte raisonnablement environ un an entre l’étape de choix de la solution et son déploiement, d’où l’intérêt de structurer son équipe de gestion de projet en conséquence !

Spécifier les périmètres de responsabilité de chacun et anticiper la phase de spécifications

Les RH de l’entreprise seront les initiateurs du projet mais partageront l’utilisation future des outils de GTA avec les opérationnels. Dans ce cadre, il est important de délimiter les responsabilités de chacun pour une prise de décision apaisée mais rapide. Au départ du projet, c’est habituellement à la DRH qu’incombe ce rôle de pilotage et de mise en place de la GTA, puis les responsables opérationnels pourront prendre la main sur les étapes de test et de déploiement. Cela permet aux opérationnels en charge du déploiement d’itérer rapidement sur les difficultés rencontrées et de tenir les délais au global.

Le second point de vigilance est l’étape de définition des spécifications. Souvent sous-estimée, c’est pourtant le socle de toute gestion de projet. Sans définition claire des résultats attendus, il est impossible de savoir si on remplit ses objectifs ! 

Il arrive fréquemment que des discussions s’animent lors du choix de l’éditeur de logiciel. Celui-ci peut poser des questions auxquelles l’entreprise n’a pas de réponse immédiate, ou a contrario que l’éditeur soit incapable de répondre à des spécifications trop peu précises. C’est le rôle de l’entreprise de lister en amont les cas réglementaires et les autres problématiques qui font que le logiciel devra traiter des cas “sur-mesure”. La solution la plus courante est d’organiser des ateliers GTA avant la phase de spécification pour lister ces difficultés et ainsi éviter de prendre du retard.

Faire tester l’outil de GTA par les futurs utilisateurs

Faire tester les outils à implémenter par les futurs utilisateurs tombe sous le sens, mais dans les faits la gestion en mode projet peut créer une sorte de bulle autour de l’équipe chargée de la mise en place de la solution. Dans le cas de la GTA, les futurs utilisateurs se situent à plusieurs niveaux hiérarchiques et fonctionnels (collaborateurs et managers opérationnels, RH chargé de la GTA etc.).

La gestion de projet doit intégrer la phase de retour d’expérience de la part des équipes qui doivent trouver leur compte. C’est-à-dire in fine gagner du temps sur les tâches routinières et répétitives à faible valeur ajoutée. Evangéliser les équipes et les former en amont, quitte à mener ce projet en parallèle de l’implémentation, permet d’avoir des meilleurs retours suite à une première utilisation de la solution. Cela peut prendre plusieurs formes : intégrer une équipe opérationnelle pilote aux phases de test, former les équipes aux évolutions futures en terme de GTA, partager des copies d’écran et l’actualité du projet dans une newsletter interne, prévoir des formations juridiques pour les managers etc.