Le secteur privé et le secteur public sont deux secteurs aux antipodes. Ils ne sont pas constitués des mêmes entités et ne présentent pas de caractéristiques similaires. Toutes ces différences rendent impossible une quelconque symbiose des procédés, que ce soit pour le recrutement, la retraite, les conditions de travail, etc. Tout est différent et c’est également le cas de la gestion de la paie. Cette dernière ne peut être mutualisée entre secteur privé et secteur public. Elle ne peut donc pas répondre aux mêmes attentes. Dans un tel contexte, de nombreux logiciels de paie spécialisés dans le secteur public ont vu le jour. Le but ? Mieux répondre aux besoins de ce secteur, si peu connu et parfois incompris. Zoom sur différents logiciels de paie adaptés au secteur public.
Les spécificités de la paie du secteur public
La gestion de la paie ne s’articule pas autour des mêmes spécificité s’il s’agit du secteur privé ou du secteur public. Pour ce dernier, la paie se structure autour d’un élément important : le statut. Il existe différents statuts au sein de la fonction publique : la fonction publique d’État ; la fonction publique territoriale ; la fonction publique hospitalière. La particularité de la paie de ces trois fonctions réside dans l’indice. En effet, c’est le fonctionnement indiciaire des différents statuts de la fonction publique qui crée une véritable particularité de la paie. Ainsi, la rémunération du fonctionnaire demeure complexe. En effet, elle se base sur un indice (différent en fonction du statut). Cet indice dépend d’un échelon, lui-même inscrit dans une grille rattachée à un grade. Ce mécanisme complexe est très réglementé et nécessite donc une gestion de la paie rigoureuse et adaptée à ce système.
Outre le statut, un autre élément clé structure la paie de la fonction publique : la rétroactivité. En effet, lorsque survient un changement réglementaire, celui-ci s’applique sur les paies passées, et ce, sur plusieurs mois. Des rappels de paie sont donc obligatoires et cela nécessite des SIRH et logiciels de paie très puissants et méticuleux. Enfin, il n’est pas sans rappeler que le fonctionnement de la partie RH du secteur public n’est pas le même que celui dans le secteur privé et que les RH du secteur public doivent donc être gérées en conséquence.
Cegid : pionner de la paie, même dans le secteur public
Pour l’édition des fiches de paie et la gestion de la paie de façon générale, Cegid se positionne comme un des pionniers de ce domaine et ne se limite pas au secteur privé. Ainsi, les logiciels de paie de Cegid peuvent s’adapter aux TPE, aux PME, aux ETI mais également au secteur public. Ce dernier se constitue de trois catégories : les petites collectivités, le middle market et les grands organismes. Chaque segment représente des spécificités différentes. Il est donc nécessaire de trouver des solutions adaptées.
- La première offre s’appelle Channel. Elle a été conçue spécialement pour les petites collectivités (soit environ moins de 5 000 habitants). Cette offre a été lancée en mode Cloud et se compose d’un outil complet et évolutif, avec différents tableaux de bord possibles notamment.
- La deuxième offre se destine aux villes et agglomérations de taille dite moyenne mais également aux centres de gestion de la fonction publique territoriale. Cette deuxième offre est ambivalente : elle s’adapte aux villes et agglomérations moyennes qui souhaitent gérer la paie en interne mais elle s’adapte également aux centres de gestion de la fonction publique territoriale qui souhaitent, quant à eux, déléguer un maximum de sujets liés à la paie.
- Enfin, la troisième offre se destine aux grandes organisations publiques telles que les villes de plus de 80 000 habitants, les conseils régionaux, départementaux, etc. Ce segment nécessite un logiciel plus complet et propose ainsi des fonctionnalités inédites et disponibles en option Cloud.
HR Path : une offre complète
HR Path, peu connu du grand public, se positionne comme un acteur majeur et expert des Ressources Humaines, spécialiste des solutions RH et SIRH. Les administrations d’état et les administrations territoriales ont été les premières catégories visées par l’expertise de HR Path. Toutefois, HR Path a lancé il y a quelques temps une offre de paie dédiée au secteur public. Cette offre est Virtualia, un SIRH spécialisé dans le secteur public. À cette composante de HR Path, s’ajoutent les outils suivants :
- un outil de restitution et d’analyse des données nommé BiHRdy  ;
- un outil de gestion des talents et de la formation appelé GEEF ;
- un logiciel de paie intitulé Pandore.
Le secteur public peut donc désormais recourir à l’offre Virtualia, tout en la complétant des trois autres outils si nécessaire.
Admilia : l’offre de paie facile d’usage
Anciennement Gapaie, Admilia est l’outil évolutif et facile d’utilisation pour la gestion de la paie. La gestion de la paie par Admilia peut se faire pour le secteur privé comme pour le secteur public puisque cet outil est capable de traiter simultanément des problématiques de paie et de réglementation pour le secteur privé comme pour le secteur public. En effet, Admilia a intégré un guide de paie dans son offre afin de comprendre toutes les règles relatives à l’élaboration de la paie. Ces règles se basent sur des calculs effectués grâce à toutes les données des fiches des salariés. Ce guide de paie se compose de quatre piliers : l’onglet salarié (avec les constantes de chaque collaborateur) ; les établissements (avec les constantes de chaque établissement) ; les exceptions qui sont des saisies exceptionnelles mensuelles ; la bibliothèque de formules de calcul qui est évolutive car elle peut être enrichie de nouvelles formules si besoin et au fur et à mesure que la réglementation elle-même évolue.
Conclusion
Le secteur public est un secteur particulier dont la réglementation n’est en rien commune à celle du secteur privé. Il est essentiel de choisir une offre de gestion de la paie qui s’adapte aux besoins et aux spécificités du secteur public. Parmi les possibilités, on retrouve donc Cegid, Hr Path et Admilia, proposant des offres de paie adaptées au secteur public. Enfin, il n’est pas sans rappeler qu’il est nécessaire de faire dans un premier temps un état des lieux avant de choisir une offre de paie, que ce soit pour le secteur privé ou pour le secteur public.