Devenue obligatoire depuis Janvier 2017, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) vise à une simplification administrative. Le recours à la DSN permet une transmission unique des déclarations sociales à effectuer par l’employeur. L’échange des données se fait automatiquement à l’aide de votre logiciel de paie.
Pour rappel : qu’est ce que la DSN ?
La DSN ou Déclaration Sociale Nominative consiste en une déclaration mensuelle qui communique des données sociales liées à la vie du salarié d’une entreprise. Ce dispositif est conçu pour faciliter la transmission unique de la masse salariale. Il s’agit d’un fichier mensuel unifié qui est à réaliser depuis l’état de paie du personnel d’une société. Ce fichier contient ainsi toutes les informations utiles pour gérer la protection sociale des salariés aux yeux des organismes administratifs. La DSN permet d’avoir un aperçu de tous les évènements qui a eu un impact sur la paie du personnel tels que le congé de maternité, les congés maladie, les heures supplémentaires etc.
Obligatoire depuis Janvier 2017 pour toutes les entreprises, la DSN est un dispositif unique et simplifié pour remplacer l’ensemble des déclarations périodiques ou événementielles adressées par l’employeur à l’URSSAF, AGIRC, ARRCO, CPAM, les Caisses régimes spéciaux, Pôle emploi ou les Centres des impôts. Chaque entreprise doit obligatoirement effectuer sa DSN le 5 ou le 15 de chaque mois. Les données sont à transmettre soit sur le site de web net-entreprises.fr, soit sur le site Internet de la Mutualité Sociale Agricole (MSA). Les particuliers employeurs et la Fonction Publique sont les seuls employeurs qui ne sont pas concernés par la DSN. La DSN mensuelle simplifie les démarches déclaratives des employeurs et donne un aperçu de la situation du salarié lors de la paie. Elle contient un maximum d’informations reflétant la situation du salarié durant le mois du paiement de salaire.
Utiliser un logiciel de paie pour effectuer sa DSN
Grâce à la DSN, votre entreprise ne fait plus qu’une seule déclaration chaque mois : vous n’avez plus de déclarations sociales à effectuer manuellement. L’utilisation d’un logiciel de paie simplifie grandement la déclaration de la DSN et permet de réaliser des gains de temps importants. Le logiciel aide également à mieux gérer ses ressources en interne et de se conformer aux normes légales.
Il existe plus de 300 logiciels de paie différents en France. Vous pouvez retrouver des logiciels de paie gratuits et des logiciels payants, le choix dépendant principalement de la taille de votre entreprise.
Certains fonctionnent en SaaS (Software-as-a-Service). Les logiciels en SaaS n’ont besoin que d’une connexion Internet pour fonctionner. Les logiciels de paie en ligne en mode SaaS fonctionnent sur le navigateur internet alors que les autres types de logiciels doivent être installés sur l’ordinateur.
Voici notre sélection de logiciels les plus performants pour vous aider à rédiger votre DSN.
La DSN avec Sage One Paie
Pour une DSN conforme, Sage One Paie fait partie des références en matière de logiciel de gestion de la paie. Il permet de simplifier l’établissement des états de paie et de toutes les déclarations DSN associées.
Sage One Paie consiste en une application performante qui fonctionne en SaaS. Aucune mise à jour n’est requise tout au long de l’utilisation du logiciel et toutes les données saisies seront sauvegardées automatiquement en “live”. Sage One paie offre une facilité d’utilisation et est surtout dédié aux petites entreprises. L’assistance en ligne est toujours disponible pour toute difficulté liée à son utilisation. Sage One paie promet un accompagnement spécialisé dans la conception d’une DSN personnalisée, tout en s’adaptant à la convention collective de l’entreprise.
Le SaaS permet de réaliser une Déclaration Sociale Nominative complète : rédaction mensuelle, arrêt de travail, fin de contrat, AED, DUCS URSSAG, DUCS retraite, DADS-U ou N4DS et la DADS-U CI BTP. Les risques d’erreurs peuvent être mieux anticipés grâce à toutes les déclarations des cotisations sociales.
Sage One Paie propose de nombreuses fonctionnalités. Avec ce logiciel, vous avez la possibilité de :
- réduire les erreurs de saisie de sa DSN
- gagner en productivité grâce à un logiciel ergonomique
- jouir d’un seul point de contact pour faciliter tous les processus en cas d’assistance
- avoir une traçabilité des données en rapport avec la paie
PayFit intègre la DSN
Payfit a été conçu pour faciliter le travail des ressources humaines, et ne se limite pas à la paie. Ce logiciel innovant aide les RH à être beaucoup plus productifs pour éditer des fiches de paie, les déclarations sociales, gérer les absences et effectuer le suivi des notes de frais. Le logiciel a été conçu pour les entreprises de toute taille qui souhaitent normaliser la déclaration de leur DSN ainsi que leur paie. La création et l’envoi de fiches de paie se font de manière automatique tous les mois. Le département RH doit “juste” définir le montant du salaire et les autres avantages perçus par le salarié – s’ils varient d’un mois sur l’autre – ainsi que la date d’envoi de la fiche de paie. C’est Payfit qui effectuera tous les calculs pour toutes les déclarations sociales DSN, DPAE, attestation Pôle Emploi, CUCS, DADS… Payfit permet également de programmer une télédéclaration DSN pour aider les managers à mieux gérer les tâches administratives. L’utilisation du logiciel de paie ne requiert pas de compétence particulière. L’interface est très intuitive. Un conseiller est également disponible en cas de difficulté, et leur aide en ligne est très bien documentée.
Notre avis sur Payfit
Le logiciel Payfit vous apporte une vision globale de toutes les synthèses des salaires et des cotisations. Les rapports et les livres de paie sont téléchargeables facilement. Avec Payfit, les salariés peuvent également avoir leur propre espace personnel. Ils peuvent y consulter leur fiche de paie, faire leur demande de congé ou indiquer leurs notes de frais. C’est de loin la solution la plus ergonomique du marché.
Yourcegid RH Y2
Conçu spécialement pour les PME, le logiciel Yourcegid RH Y2 rassemble toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer sa paie automatiquement. Fonctionnant en mode SaaS, ce logiciel aide votre service de Ressources Humaines à devenir beaucoup plus performant.
Le logiciel est facile à paramétrer et s’adapte en fonction de la taille de votre entreprise. C’est le logiciel parfait pour permettre aux personnels administratifs de se détacher des certaines tâches chronophages qui n’apportent que très peu de valeur ajoutée.
Notre avis sur Yourcegid RH Y2
La paie est historiquement LE métier de Cegid. Yourcegid RH Y2 permet de rationaliser le traitement des données pour qu’elles soient beaucoup plus fiables. C’est un logiciel éprouvé et largement adoubé par le marché qui améliorera grandement la productivité de votre service paie. Pour plus de simplicité, la mise en application des évolutions légales se fait de manière automatique. Avec Yourcegid RH Y2, vous avez la possibilité de piloter le système de paie à 360°, comprenant les aspects administratifs, la DSN, l’épargne salariale, la pénibilité, la Gestion des talents, le contrôle de gestion sociale, le self-service RH etc. Enfin, le logiciel Yourcegid RH Y2 bénéficie la certification antifraude, ISO 27001.
ADP et la DSN
ADP fait partie des logiciels de gestion de paie les plus performants pour réaliser la DSN. Il permet de gérer la paie et les absences de façon simple. Il permet aux salariés et le management de communiquer facilement au sein d’une même solution. Ce logiciel très sécurisé et facile d’utilisation optimise la rentabilité de votre service paie. Le logiciel de gestion RH s’adapte à toutes les contraintes légales et conventions collectives. Vous pourrez avoir sous la main toutes les déclarations et informations nécessaires pour l’établissement du bulletin de paie.
Pour la partie qui nous intéresse dans cet article, ADP vous aide à améliorer la rédaction des fiches de paie et la gestion des cotisations sociales des salariés. ADP est doté de nombreuses autres fonctionnalités. Il permet entre autre l’optimisation de sa masse salariale ainsi que la facilitation les Déclarations sociales (Pôle Emploi, Caisses Retraites et prévoyance, URSAAL). Il permet de simplifier toutes les tâches administratives souvent fatigantes, mais qui n’apportent pas de réelle valeur ajoutée.
Notre avis sur ADP
ADP revendique 200 000 clients Saas et 13 millions d’utilisateurs actifs. Avec la suite ADP, les risques sont mieux évalués et les coûts en rapport avec le départ d’un salarié seront mieux gérés. Le SIRH propose un tableau de bord ergonomique et facile à prendre en main pour suivre l’évolution de sa masse salariale. Les salariés peuvent également consulter de leur côté leurs fiches de paie et absences. Toutes les activités RH sont centralisées afin de faciliter la prise des décisions les plus stratégiques. Un must pour les entreprises de toute taille, même s’il est parfois difficile de se repérer dans la jungle des modules.
TEAMS Paie et la DSN
Présent sur le marché français depuis plus de 25 ans, TEAMS Paie (développé par CEGEDIM SRH) s’adresse aux entreprises de toute taille. Il apporte toutes les réponses légales nécessaires à la rédaction de la déclaration sociale nominative et favorise les échanges des données entre les différentes entités de l’entreprise. Il s’agit d’un SIRH modulaire, ce qui permet à ses clients de choisir « à la carte » ce dont ils ont besoin : la paie, la GTA etc.
L’outil de Cegedim est aussi adapté aux entreprise d’envergure internationale. Le SIRH permet de rassembler toutes les déclarations des différents pays dans le même logiciel. Les départements RH ne seront plus contraints des faire des « déclarations périodiques » ni de passer un temps certain sur la mutualisation de la paie entre les différents pays. TEAMS Paie est très pratique pour les entreprises qui ont de nombreuses filiales et opèrent à l’étranger avec des impératifs d’harmonisation. Il permet un contrôle précis des opérations de paie, quelle que soit la taille de la masse salariale. TEAMS Paie s’adapte également à toutes les réglementations de différents pays. Toutes les entreprises qui disposent d’un personnel travaillant à l’étranger peuvent ainsi gérer leur système à grande échelle. Le bulletin peut être rédigé dans la devise qui convient. TEAMS Paie offre en outre une veille légale des conventions collectives.
TEAMS Paie est très utile pour optimiser la gestion administrative, le pilotage des systèmes de paie, les déclaratifs légaux ainsi que le suivi des paies après le paiement des salariés de façon globale. D’un point de vue purement opérationnel, TEAMS Paie constitue un outil de gestion de paie très performant. Il permet de mettre en place un cycle de production de la paie vertueux en s’appuyant sur des processus solides afin de réduire les erreurs et traiter un grand nombre de cas simultanément. L’accès aux informations est également plus facile, tout comme les processus de contrôle indispensables.
TEAMS Paie facilite également l’externalisation de la paie si nécessaire. Entre l’externalisation totale et l’internalisation au sein d’un service paie, TEAMS propose des services de Business Process Outsourcing (disponible également On Demand) pour optimiser des process existants.
Notre avis sur TEAMS Paie
TEAMS paie offre sûrement la solution la plus complète et complexe du marché, capable de gérer des volumes importants de fiche de paie que ce soit à travers son SIRH ou son offre d’externalisation. Le principal atout de Cegedim SRH par rapport à la concurrence est la grande agilité de ses équipes, composées de 700 collaborateurs qui éditent plus de 600k bulletins par mois. Cette agilité se traduit par une souplesse par rapport aux calendriers de paie, avec une adaptation par rapport aux besoins immédiats du client. Point important, la veille légale et conventionnelle est incluse dans l’offre de service : pour cela l’application est mise à jour tous les mois. TEAMS intègre également une base unique qui est la même entre les différents portails que sont la paie, la GTA, la gestion de la formation et des compétences etc. ce qui se traduit par une interface facile d’utilisation.
Synthèse des logiciels de paie pour la DSN
Recourir à un logiciel de paie pour faire sa DSN permet de profiter de nombreux avantages. Il facilite la gestion des la paie en réduisant le risque d’erreur et ainsi assurer la fiabilité des données transmises. Le choix du logiciel dépendra surtout de la taille de votre entreprise et des éventuelles fonctionnalités avancées dont vous pourriez avoir besoin en dehors de la DSN ou de la paie : gestion des plannings, accès des salariés à leur fiche de paie dématérialisée etc.
Les éditeurs proposent des solutions adaptées aux grandes entreprises avec des problématiques de mutualisation des services de paie, mais également aux TPE et PME qui recherchent plus de flexibilité. Vous pouvez trouver des logiciels gratuits même si à partir d’une certaine masse salariale les logiciels payants sont la norme. La mise en place d’un logiciel de paie a également un coût.
De façon générale, les logiciels en mode SaaS sont beaucoup plus accessibles que ceux on-premise. Vous devrez également prévoir quelques heures de formation pour une bonne maîtrise des logiciels SaaS adaptée à votre situation.
Pour choisir le bon logiciel pour traiter sa DSN, vous devrez établir un cahier des charges basé sur l’existant mais également anticiper vos besoins futurs : contrats courts, évolution de la masse salariale etc. N’optez pas pour un outil qui risque d’être sous-dimensionné sur le moyen terme. De façon générale, testez le logiciel en amont lorsque cela est possible. Demandez systématiquement une démo en ligne, et sortez du pitch commercial de votre interlocuteur pour poser des questions adaptées à VOTRE utilisation. Cela permettra de déterminer s’il convient à la taille de votre entreprise ou si les fonctionnalités sont trop limitées pour votre utilisation.