Le SIRH est l’une des artères de l’organisation interne de l’entreprise. Avec la transformation digitale, les métiers des RH ont également mué. Désormais, c’est le SIRH qui se charge de l’automatisation de la plupart des tâches des ressources humaines et d’améliorer leur suivi. Une mise en place SIRH n’est toujours sans complications. Voici les 5 étapes clés à ne pas louper du projet SIRH dans votre société.
1. Définir le périmètre du projet
La première étape consiste à réaliser un audit de ce qui est déjà en place au sein de l’entreprise comme les outils RH, les processus ainsi que les pratiques déjà applicables en gestion de projet. Avant de mettre en place le SIRH, vous devez vous assurer que tous les acteurs du projet puissent être mobilisés. Il est également primordial de connaître les attentes de tous collaborateurs de ce nouveau dispositif. Parce que le futur SIRH sera utilisé par l’ensemble des services (gestion des absences notamment), la pédagogie n’est pas de trop. Elle peut passer par la communication interne, voire des formations dispensées par les futurs intégrateurs.
Vous devez également définir toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin comme les gestions des congés, des absences, des notes de frais, des plannings, les entretiens professionnels et individuels, etc. Certaines fonctionnalités considérées comme moins pertinentes sont parfois indispensables pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Vous devez donc faire un checklist de ce dont vous avez besoin, en anticipant les besoins futurs.
2. Constituer la bonne équipe pour le projet SIRH
Il est important d’avoir la bonne équipe pour piloter le projet SIRH. Généralement, l’équipe doit être composée de plusieurs membres des directions de ressources humaines, de la direction de l’entreprise pour la validation de certaines décisions et du budget alloué au projet. Vous devez également intégrer la direction des systèmes d’informations (DSI), afin de vous aider à déployer les outils dont vous aurez besoin pour le projet. Cette entité gérera également les licences informatiques et les SI pour vous aider à faire face aux problèmes techniques. Vous devez pouvoir compter sur une équipe efficace, qui dispose des savoir-faire nécessaires pour mener à bien le projet. En effet, la mise en place d’un SIRH nécessite des connaissances à la croisées entre plusieurs disciplines, à la fois techniques, légales et opérationnelles.
3. Etablir le budget et mettre en place un rétroplanning
Vous devez choisir avec soin le responsable qui pilotera votre projet. La personne doit avoir la capacité de mener une équipe et être le bon interlocuteur entre le service RH et l’éditeur du SIRH. Cela vous permettra également de rassembler toutes les informations en rapport avec le service RH. Il se chargera du respect du budget déjà établi par l’équipe SIRH en amont. Ce budget doit être travaillé avec minutie, avant de sélectionner l’éditeur le plus en adéquation avec vos besoins. Le rétroplanning constitue aussi un point important à ne pas négliger pour avoir un suivi budgétaire précis.
4. Opter pour le logiciel SIRH le plus adapté
Il ne s’agit pas d’utiliser le logiciel le plus populaire, mais de choisir pour le logiciel qui correspond à vos besoins et à vos attentes. Un logiciel qui convient à une entreprise peut ne pas convenir à la vôtre. Le logiciel doit faciliter la mobilité grâce à une accessibilité sur différents supports. Il doit également améliorer les conditions de déploiement du département RH. Il doit s’intégrer facilement à votre système d’information, facile à prendre en main et favoriser les échanges d’informations internes (échanges entre collaborateurs, processus de validation, etc.).
5. Communiquer sur la mise en place SIRH
Vous devenez votre propre ambassadeur. Plus vous êtes impliqué(e) dans le projet, plus les salariés s’impliquent également. En le communiquant, vous enlèverez des doutes auprès de vos collaborateurs sur les changements qui se déroulent dans l’entreprise. Mettez en avant les avantages que cela procurera pour la société. La mise en place de ce projet créera des modifications dans les habitudes de travail sur des actions sensibles : congés, paie etc. Pour minimiser les réticences, vous ne devez pas hésiter à communiquer les bénéfices individuels et communs profitables à chacun des collaborateurs.
Vous devenez votre propre ambassadeur. Plus vous êtes impliqué(e) dans le projet, plus les salariés s’impliquent également. En le communiquant, vous enlèverez des doutes auprès de vos collaborateurs sur les changements qui se déroulent dans l’entreprise. Mettez en avant les avantages que cela procurera pour la société. La mise en place de ce projet créera des modifications dans les habitudes de travail sur des actions sensibles : congés, paie etc. Pour minimiser les réticences, vous ne devez pas hésiter à communiquer les bénéfices individuels et communs profitables à chacun des collaborateurs.