Communication interne et intranet

Qu'est-ce qu'un outil de communication interne ?

L'intranet classique centralise documents, procédures et annuaire. Les outils plus récents ajoutent un fil d'actualités, des espaces par équipe ou par site, des notifications mobiles et des sondages. Pour les salariés sans adresse électronique professionnelle, en magasin, en usine ou sur chantier, l'application mobile est souvent le seul canal direct.

Fonctionnalités à attendre

Publication ciblée par site, métier ou langue, application mobile accessible sans messagerie professionnelle, annuaire synchronisé avec le SIRH, recherche documentaire, statistiques de lecture, sondages et accusés de lecture pour les informations importantes.

L'intégration avec les outils existants (suite bureautique, messagerie instantanée, SIRH pour les arrivées et départs) évite de gérer les comptes à la main.

Pour les grandes organisations, la gestion multilingue, la traduction des publications et la séparation des contenus par entité juridique deviennent des critères à part entière, tout comme la possibilité de diffuser une information urgente à tous les salariés en quelques minutes, avec un suivi de qui l'a reçue.

Information obligatoire et données personnelles

Une partie de l'information que l'employeur doit aux salariés peut être communiquée « par tout moyen », l'intranet étant cité en exemple par Service-Public : conventions collectives applicables, textes sur l'égalité de rémunération, le harcèlement et les discriminations, ordre des départs en congés, et, à partir de 50 salariés, le règlement intérieur. D'autres informations doivent rester affichées : coordonnées de l'inspection du travail et de la médecine du travail, consignes de sécurité, horaires, conditions d'accès au document unique.

Un intranet traite des données personnelles des salariés (annuaire, photos, commentaires, statistiques de lecture). La CNIL rappelle que l'employeur doit respecter les règles de protection des données et que les salariés disposent de droits sur leurs données ; elle publie un référentiel consacré à la gestion des ressources humaines.

Comment choisir

Identifiez d'abord la population à atteindre : un intranet documentaire convient à des salariés de bureau, une application mobile à des équipes de terrain. Testez l'outil avec quelques salariés non connectés avant de signer, vérifiez le lieu d'hébergement des données, la gestion des droits par rédacteur et la mesure de l'audience.

Les tarifs se négocient le plus souvent par utilisateur et par mois ; le coût de l'animation éditoriale est en général supérieur à celui de la licence.

Questions fréquentes

Peut-on remplacer le panneau d'affichage par l'intranet ?

En partie. Les informations que la loi permet de communiquer « par tout moyen » peuvent être publiées sur l'intranet. Certaines restent à afficher, comme les coordonnées de l'inspection du travail, les consignes de sécurité ou les horaires collectifs.

Quelle différence entre un intranet et un réseau social d'entreprise ?

L'intranet est d'abord un espace de référence (documents, procédures, annuaire) alimenté par quelques rédacteurs. Le réseau social d'entreprise privilégie les échanges : publications de tous les salariés, commentaires, groupes.

Comment toucher les salariés sans adresse électronique ?

Par une application mobile accessible avec un identifiant personnel ou un numéro de téléphone, complétée par des écrans dans les espaces communs et l'affichage obligatoire.