Logiciels de gestion des temps et de planning (GTA)

Qu'est-ce qu'un logiciel de GTA ?

Un logiciel de GTA relève les temps de présence (badgeuse, application mobile, saisie déclarative), les compare au planning prévu et calcule les heures normales, supplémentaires ou complémentaires, les majorations et les repos. Il gère aussi les compteurs de congés et d'absences.

Les outils de planning, souvent intégrés, servent à construire les roulements en tenant compte des compétences, des contrats et des besoins d'activité. Certains éditeurs se spécialisent dans un secteur, avec des règles propres à sa convention collective.

Fonctionnalités à attendre

Le socle comprend la création des plannings, le pointage, la validation des écarts par le manager, les compteurs d'heures et l'export des variables vers la paie. Les alertes sur le dépassement des durées maximales et le non-respect des pauses évitent des corrections après coup.

Selon les besoins, s'ajoutent le suivi des temps par projet ou par client (feuilles de temps), la gestion des astreintes, l'annualisation, les échanges de créneaux entre salariés et les prévisions d'activité pour dimensionner les équipes.

Ce que dit la réglementation

Lorsque les salariés d'un même service ne suivent pas tous le même horaire collectif, l'employeur établit les documents nécessaires au décompte de la durée du travail de chacun, y compris le repos compensateur acquis et pris (article L3171-2 du Code du travail). Le CSE peut consulter ces documents.

Les plannings doivent respecter les durées maximales : 10 heures de travail effectif par jour (12 heures dans certains cas), 48 heures sur une semaine et 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives, avec une pause d'au moins 20 minutes après 6 heures de travail, selon service-public.fr.

La CNIL juge excessif le pointage biométrique ou la photo systématique à chaque pointage pour contrôler les horaires. Les salariés doivent être informés du dispositif et les représentants du personnel consultés avant sa mise en place. Les données de pointage utilisées pour le suivi du temps de travail peuvent être conservées en archivage intermédiaire jusqu'à 5 ans.

Comment choisir

Lister les règles à paramétrer : convention collective, modulation ou annualisation, travail de nuit et du dimanche, temps partiel. Tester le logiciel sur un mois réel, avec ses cas particuliers, avant de signer.

Vérifier le mode de pointage adapté au terrain (badge, tablette, mobile avec ou sans géolocalisation), la qualité de l'export vers le logiciel de paie et l'ergonomie pour les managers qui valident chaque semaine. Pour des équipes mobiles, l'application salarié est déterminante.

Combien ça coûte

Les outils de GTA et de planning sont généralement facturés par salarié et par mois ; le matériel de pointage éventuel est facturé à part. Les tarifs publics figurent sur la fiche de chaque éditeur quand ils existent.

Questions fréquentes

Une badgeuse est-elle obligatoire en entreprise ?

Non. L'obligation porte sur le décompte de la durée du travail lorsque les salariés n'ont pas tous le même horaire collectif. Le mode de relevé est libre, à condition d'être proportionné et d'informer les salariés.

Peut-on utiliser une pointeuse biométrique ?

La CNIL considère que le pointage biométrique ou la photo à chaque pointage est excessif pour contrôler les horaires. Un badge simple est en général suffisant.

Quelle est la durée maximale de travail par jour ?

10 heures de travail effectif, sauf dérogations permettant d'aller jusqu'à 12 heures, notamment par accord collectif.

Combien de temps conserver les données de pointage ?

Selon la CNIL, les données utilisées pour le suivi du temps de travail peuvent être conservées en archivage intermédiaire jusqu'à 5 ans ; les journaux d'accès aux locaux, 3 mois.