Logiciels de signature électronique

Qu'est-ce que la signature électronique ?

Une signature électronique est un procédé qui identifie le signataire et lie sa signature au document signé. En pratique, le document est envoyé par une plateforme, le signataire s'identifie (lien par courriel, code par SMS, pièce d'identité selon le niveau) et le document signé est scellé avec un fichier de preuve.

Pour les RH, l'intérêt est de réduire le délai entre l'offre et la signature du contrat, de faire signer des salariés éloignés et de déposer directement le document signé dans le dossier salarié.

Fonctionnalités à attendre

Envoi de documents à un ou plusieurs signataires dans un ordre défini, modèles réutilisables, relances automatiques, suivi des statuts, horodatage et dossier de preuve. Les niveaux de signature disponibles et le mode de vérification d'identité varient selon les offres.

Pour un usage RH, les connecteurs avec le SIRH, l'ATS ou le logiciel de paie et une API permettent de déclencher la signature depuis l'outil métier et d'archiver automatiquement le document signé.

Ce que dit la réglementation

En droit français, l'article 1367 du Code civil reconnaît la signature électronique lorsqu'elle repose sur un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte. La fiabilité est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie dans des conditions fixées par décret.

Le décret du 28 septembre 2017 réserve cette présomption à la signature électronique qualifiée au sens du règlement européen eIDAS : une signature avancée, créée avec un dispositif qualifié et reposant sur un certificat qualifié. Les prestataires qualifiés figurent sur une liste de confiance publiée au niveau européen.

Les autres niveaux restent recevables : une signature simple ou avancée produit des effets juridiques, mais en cas de contestation, c'est à celui qui s'en prévaut d'en démontrer la fiabilité, d'où l'importance du dossier de preuve.

Comment choisir

Adapter le niveau au risque du document : une signature simple suffit souvent pour des documents internes, une signature avancée est courante pour les contrats de travail, la signature qualifiée apporte la présomption de fiabilité lorsque le document est sensible.

Vérifier que l'éditeur est un prestataire qualifié pour les niveaux annoncés, où sont hébergées les données, la durée de conservation des preuves et le coût unitaire des signatures avancées ou qualifiées, souvent facturées en plus de l'abonnement.

Questions fréquentes

Un contrat de travail peut-il être signé électroniquement ?

Oui. Le Code civil reconnaît la signature électronique dès lors qu'elle repose sur un procédé fiable d'identification lié au document. La signature qualifiée bénéficie en outre d'une présomption de fiabilité.

Quelle différence entre signature simple, avancée et qualifiée ?

La signature avancée est liée de manière univoque au signataire et permet de détecter toute modification du document. La qualifiée est une signature avancée créée avec un dispositif qualifié et un certificat qualifié, ce qui lui donne une présomption de fiabilité.

Comment vérifier qu'un prestataire est qualifié eIDAS ?

Les prestataires de services de confiance qualifiés sont inscrits sur la liste de confiance européenne, consultable en ligne.